Wniosek o urlop wypoczynkowy - wzór

Zgodnie z prawem pracy, każdemu pracownikowi przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. By otrzymać dni wolne we wskazanym przez siebie terminie, należy przedstawić pracodawcy wniosek o urlop wypoczynkowy. Calamari zapewnia nie tylko wzór wniosku, lecz także rozwiązania umożliwiające efektywne zarządzanie urlopami oraz natychmiastową akceptację wniosków.

W pigułce:

• Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego wypoczynku.
• Wymiar urlopu jest zależny od stażu pracy.
• Przepisy prawa pracy nie precyzują, w jakim terminie należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy.
• Plan urlopowy ustala pracodawca przy wzięciu pod uwagę wniosków pracowników.
• Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu we wskazanym przez pracownika terminie.

DO POBRANIA:

• WNIOSEK O URLOP WYPOCZYNKOWY - WZÓR

Wnioski urlopowe zgodne z kodeksem pracy

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego, wymiar urlopu oraz kwestie urlopu zaległego i dodatkowego reguluje kodeks pracy.

Podstawa prawna udzielania urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z artykułem 14 kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do wypoczynku. Artykuł 152 kp definiuje natomiast urlop wypoczynkowy jako coroczny, nieprzerwany i płatny. Dalsze artykuły kodeksu pracy podają zasady udzielania urlopu.

O wymiarze urlopu wypoczynkowego decyduje staż pracy, w który wliczają się okresy poprzedniego zatrudnienia, a także m.in. okresy nauki, służby wojskowej czy urlopu wychowawczego. Zgodnie z zasadami wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni dla pracowników ze stażem pracy krótszym niż 10 lat,
• 26 dni dla pracowników ze stażem pracy przekraczającym 10 lat.

Przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy na jego wniosek można podzielić na części.

Urlopu wypoczynkowego udziela się za dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z jego rozkładem pracy. Wymiar urlopu liczony jest w godzinach. W przypadku pracownika zatrudnionego na pełny etat, pracującego od poniedziałku do piątku od 7:00 do 15:00, jeden dzień urlopu wypoczynkowego odpowiada zatem ośmiu godzinom pracy.

Czy obowiązuje jeden szablon wniosku?

Kodeks pracy nie określa formy wniosku urlopowego ani nie podaje informacji, które muszą się w nim znaleźć. Nie istnieje więc jeden wniosek o urlop wypoczynkowy, który obowiązywałby we wszystkich zakładach pracy. Nie ma jednak przeszkód, by w firmie funkcjonował szablon wniosku urlopowego — takie rozwiązanie usprawnia zarządzanie urlopami, o czym szybko przekonują się pracodawcy korzystający z Calamari.

Co z urlopem zaległym i dodatkowymi dniami?

Co do zasady pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu wypoczynkowego w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył prawo do dni wolnych. Niewykorzystany urlop należy natomiast wykorzystać do końca września następnego roku. Odmowa udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego w tym terminie jest traktowana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Roszczenie pracownicze dotyczące niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego przedawnia się natomiast po upływie 3 lat.

Jeżeli dany pracownik wykorzysta przysługujący mu urlop za dany rok kalendarzowy, ale w tym samym roku uzyska prawo do urlopu wypoczynkowego o wyższym wymiarze (np. dlatego, że jego staż pracy przekroczy 10 lat), to będzie przysługiwał mu urlop uzupełniający.

Struktura wniosku o urlop wypoczynkowy – jakie informacje musi zawierać poprawny dokument?

Podstawą prawną wniosku o urlop wypoczynkowy jest artykuł 152 kodeksu pracy. Jak już wspomnieliśmy, nie istnieje odgórny wzór takiego dokumentu, gdyż kodeks pracy ani inne akty prawne nie precyzują, jak powinien wyglądać wniosek o urlop wypoczynkowy.

Na wniosku należy zamieścić następujące informacje:

• data i miejsce sporządzenia wniosku,
• dane pracownika oraz zajmowane stanowisko,
• dane firmy oraz (ewentualnie) dane osoby będącej adresatem wniosku,
• prośba o udzielenie urlopu wypoczynkowego,
• termin urlopu (wraz z liczbą dni roboczych),
• rok kalendarzowy, za który urlop zostanie wykorzystany (w przypadku urlopu zaległego należy wskazać poprzedni rok kalendarzowy),
• podpis pracownika.

Wniosek o urlop wypoczynkowy z powyższymi danymi jest kompletny z formalnego punktu widzenia – zawiera wszystkie informacje, których potrzebuje pracodawca. Do wniosku nie trzeba dołączać żadnych dokumentów.

Czy wniosek o urlop trzeba składać na piśmie?

Kodeks pracy ani inne akty prawne nie podają, w jakiej formie należy składać wniosek urlopowy. Praktyka pokazuje natomiast, że w większości zakładów pracy wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego składa się na piśmie. Warto zaznaczyć tu jednak, że pisemny wniosek nie musi przyjmować formy papierowej. W wielu miejscach pracy doskonale sprawdzają się wnioski elektroniczne — rozwiązanie to jest wygodne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Wyjątkiem jest urlop na żądanie. Jako że ma on charakter nagły, pracownik może wnioskować o jego udzielenie również ustnie, na przykład w trakcie rozmowy telefonicznej.

Jak uniknąć błędów przy składaniu wniosków?

Najczęstszym błędem popełnianym podczas pisania wniosku o urlop wypoczynkowy jest niedokładne określenie terminu urlopu. Z wniosku musi jasno wynikać, jaki okres ma obejmować urlop wypoczynkowy. Należy wyraźnie zaznaczyć, który dzień ma być pierwszym, a który ostatnim dniem urlopu, biorąc pod uwagę tylko dni robocze.

Do popularnych błędów należy też zbyt późne złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy. Choć przepisy wprost nie wskazują terminu, warto zrobić to z jak największym wyprzedzeniem, by pracodawca miał czas na zaplanowanie pracy firmy podczas nieobecności pracownika.

Błędy mogą wynikać też z niedopełnienia takich formalności jak umieszczenie danych pracownika na wniosku czy złożenie własnoręcznego podpisu. Każdego z wymienionych tu błędów można jednak w łatwy sposób uniknąć — wystarczy wdrożyć w firmie system Calamari, który standaryzuje wnioski urlopowe i wprowadza porządek do firmowej dokumentacji.

Dla przedsiębiorcy: elektroniczne wnioski urlopowe w systemie Calamari

Według zapisów kodeksu pracy, urlopy co do zasady powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustalany jest przez pracodawcę (najczęściej na początku roku kalendarzowego), przy wzięciu pod uwagę wniosków pracowników. Jeżeli w danym zakładzie nie funkcjonuje plan urlopów, wówczas termin urlopu wypoczynkowego ustalany jest w porozumieniu z pracownikiem. W takim przypadku podstawą do udzielenia urlopu jest właśnie wniosek o urlop wypoczynkowy. Na wniosek pracownika pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego.

System Calamari umożliwia każdemu pracownikowi wgląd w aktualne limity urlopowe. Zatrudniony może więc w dowolnej chwili sprawdzić, ile dni urlopu wypoczynkowego pozostało mu do wykorzystania w danym roku kalendarzowym. Elektroniczny wniosek urlopowy wystarczy uzupełnić na podstawie zapewnionego przez Calamari wzoru, a następnie przekazać pracodawcy przy pomocy aplikacji webowej albo mobilnej. Bezpośredni przełożony lub osoba decyzyjna w momencie złożenia wniosku otrzyma automatyczne powiadomienie na swoją skrzynkę mailową. System Calamari można ponadto zintegrować z popularnymi komunikatorami służbowymi, jak Slack czy MS Teams, co w jeszcze większym stopniu ułatwia obieg dokumentów w firmie.

Calamari – więcej niż wzór wniosku

Calamari to nie tylko wzory i gotowe szablony wniosków urlopowych. To intuicyjne narzędzie, umożliwiające sprawne zarządzanie urlopami. System Calamari automatycznie nalicza pulę dni urlopu wypoczynkowego, która przysługuje poszczególnym pracownikom, a następnie na bieżąco nadzoruje stan wykorzystania urlopu, wykrywając przy tym wszelkie nieprawidłowości. Kalendarz, który można zsynchronizować m.in. z Google Workspace, umożliwia śledzenie urlopów.

W systemie Calamari można ponadto tworzyć procesy akceptacji odpowiadające potrzebom danej firmy, wskazując konkretnych menadżerów, którzy będą odpowiedzialni za zatwierdzanie wniosków urlopowych wybranych pracowników. Integracja narzędzia z MS Teams oraz Slackiem umożliwia z kolei natychmiastową akceptację wniosków.

Dla pracownika: kiedy należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z praktyką wynikającą z przepisów prawa pracy, istnieją dwie metody ustalania terminu urlopu wypoczynkowego. Pierwszą jest udzielanie pracownikom dni wolnych zgodnie z planem urlopów. Druga metoda zakłada natomiast przyznanie urlopu wypoczynkowego w wyniku porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Kodeks pracy nie podaje dokładnego terminu, w jakim trzeba złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy. Należy mieć na uwadze, że pracodawca nie ma obowiązku pozytywnego rozpatrzenia takiego wniosku i może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego w danym terminie, jeśli prowadziłoby to do dezorganizacji miejsca pracy. Dobrą praktyką jest złożenie wniosku z wyprzedzeniem na tyle dużym, by pracodawca miał możliwość zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy mimo nieobecności danego pracownika. Wniosek o urlop wypoczynkowy najlepiej więc złożyć jak najwcześniej. Wyjątkiem jest urlop na żądanie. W takim przypadku wniosek o urlop należy złożyć najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia (ale przed rozpoczęciem pracy).

Kto może złożyć wniosek o urlop?

Uprawnienia urlopowe przysługują każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. W przypadku osób pracujących na umowie zleceniu lub umowie o dzieło zasady udzielania urlopów wynikające z przepisów prawa pracy nie znajdują zastosowania, gdyż są to umowy cywilnoprawne.

Pobierz wzór wniosku o urlop wypoczynkowy

Twój pracodawca korzysta z Calamari, a Ty jako pracownik chcesz złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy? Wzór zawierający obowiązkowe dane oraz przykładową treść wniosku możesz pobrać w dowolnym momencie w Calamari. Zaznacz, w jakim terminie chcesz skorzystać z urlopu wypoczynkowego i od razu przekaż wniosek urlopowy bezpośredniemu przełożonemu.

Podsumowanie

Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje każdej osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Wymiar urlopu wynosi 20 dni dla pracowników ze stażem krótszym niż 10 lat. Pracownicy ze stażem dłuższym niż 10 lat mają prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Choć kodeks pracy nie wskazuje terminu, w którym należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, warto zrobić to z jak największym wyprzedzeniem, by nieobecność danego pracownika nie zaburzyła firmowego rytmu pracy. Ustawodawca nie określa wymogów wobec formy i zawartości wniosków urlopowych. Gotowy szablon wniosku można pobrać w systemie Calamari.

‍

Źródła:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00134
• https://www.gov.pl/web/rodzina/urlopy-i-zwolnienia-od-pracy
• https://www.pip.gov.pl/dla-sluzb-bhp/magazyn-inspektor-pracy/artykuly/urlop-wypoczynkowy