PIP zyska nowe uprawnienia w 2026 r. Oto 7 rzeczy, które dział HR powinien zrobić jeszcze w tym roku

TL;DR: podsumowanie dla zabieganych

• Od 1 stycznia 2026 r. PIP zyska prawo wydawania decyzji administracyjnych, w których może stwierdzić, że współpraca na B2B, zleceniu lub innej umowie cywilnoprawnej w rzeczywistości jest stosunkiem pracy.
• Decyzja inspektora ma być natychmiast wykonalna – firma musi od razu zacząć traktować daną osobę jak pracownika etatowego (z pełnymi konsekwencjami składkowymi i podatkowymi), nawet jeśli zamierza się odwołać.
• Kontrola może obejmować nawet 3 lata wstecz, co oznacza potencjalne dopłaty składek ZUS i podatków za cały okres współpracy.
• Największe ryzyko dotyczy sytuacji, w których osoby na B2B lub zleceniu faktycznie pracują jak etatowcy: stałe godziny, miejsce pracy, podporządkowanie, praca tylko dla jednej firmy.
• Dla działów HR rok 2025 to czas na: sporządzenie listy współprac, ocenę ryzyka, uporządkowanie dokumentacji, wprowadzenie stałych przeglądów oraz przygotowanie procedury na wypadek kontroli PIP.
• Im wcześniej te działania zostaną wykonane, tym większa szansa, że rok 2026 nie przyniesie niespodzianek – ani kadrowych, ani finansowych.

PIP zyska nowe uprawnienia w 2026 r.

W firmach zatrudniających od 50 do 200 osób organizacja pracy, jasność zasad i zgodność z przepisami stają się coraz większym wyzwaniem. To moment, w którym „gaszenie pożarów” przestaje wystarczać – potrzebne są procesy, które naprawdę chronią firmę.

Od 1 stycznia 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy uzyska nowe uprawnienia, które mogą istotnie zmienić sposób, w jaki firmy współpracują z osobami na umowach B2B, zleceniu oraz innych formach cywilnoprawnych. To nie jest kosmetyczna korekta przepisów, ale realna zmiana siły decyzyjnej po stronie PIP.

Poniżej najpierw krótko wyjaśniamy, na czym polegają zmiany, a potem pokażemy Wam 7 konkretnych kroków dla działu HR, które mogą wykonać, by się do nich przygotować.

Na czym polegają nowe uprawnienia PIP?

Najważniejsza zmiana polega na tym, że – jak podkreśla m.in. PwC – inspektor PIP będzie mógł samodzielnie stwierdzić istnienie stosunku pracy i zrobić to w formie decyzji administracyjnej.

Do tej pory w sporach o to, czy B2B czy zlecenie „udaje etat”, ostateczne słowo należało do sądu. Po zmianach inspektor będzie mógł wydać decyzję, że dana osoba powinna być traktowana jak pracownik etatowy, a firma będzie musiała zastosować się do tego od razu, niezależnie od ewentualnego odwołania.

Eksperci PKF BPO i RPMS zwracają uwagę, że reklasyfikacja może oznaczać nie tylko zmianę formy współpracy „na przyszłość”, ale także konieczność dopłaty składek ZUS i podatków za okres wsteczny – nawet do trzech lat. To szczególnie istotne dla firm, które od lat intensywnie korzystają z B2B.

Kogo zmiany dotkną najmocniej?

W praktyce największe ryzyko dotyczy firm, które:

• w dużym stopniu opierają się na współpracy B2B lub zleceniobiorcach,
• mają kontraktorów pracujących na stałe godziny, w siedzibie firmy lub pod bieżącym nadzorem,
• powierzają tym osobom zadania, które trudno odróżnić od pracy etatowej.

Chodzi szczególnie o branże IT, usługi projektowe, outsourcing, firmy usługowe, ale również wiele rosnących polskich przedsiębiorstw, które „naturalnie” sięgały po B2B jako elastyczniejszą formę współpracy.

Jeśli firma zatrudnia 50–200 osób, często nie ma rozbudowanego działu prawnego ani osobnego zespołu „compliance”. To właśnie w takich organizacjach dział HR może odegrać kluczową rolę w przygotowaniu się na nowe zasady.

Dlaczego warto zacząć przygotowania jeszcze w tym roku?

Po wejściu przepisów w życie niewiele będzie czasu na porządkowanie sytuacji „wstecz”. Inspekcja będzie mogła przyjść do firmy, objąć kontrolą poprzednie trzy lata i wydać decyzję, która od razu będzie wiązać się z obowiązkami po stronie pracodawcy.

To oznacza, że rok poprzedzający wejście zmian to najlepszy moment na spokojny przegląd umów, uporządkowanie procesów i dokumentacji. Najgorszym scenariuszem jest sytuacja, w której firma pierwszy raz przygląda się swoim modelom współpracy dopiero wtedy, gdy w drzwiach pojawi się inspektor.

Poniżej opisujemy siedem konkretnych działań, które mogą to ryzyko znacząco ograniczyć.

1. Sporządź pełną listę osób współpracujących na B2B i umowach cywilnoprawnych

To pierwszy krok do zrozumienia, gdzie w firmie może pojawić się ryzyko. Lista powinna obejmować:

• wszystkie osoby na umowie zlecenia,
• wszystkie współprace B2B,
• czas trwania współpracy,
• dział odpowiedzialny za zlecanie zadań,
• zakres wykonywanych prac.

W wielu firmach 50–200 osób takie zestawienie nie jest prowadzone systemowo — to dobry moment, by stworzyć je od podstaw, ub uporządkować je w jednym miejscu, np. w systemie HR.

EY zwraca uwagę, że szczególnie w modelach hybrydowych łatwo zatrzeć różnicę między usługą a stosunkiem pracy, dlatego analiza powinna dotyczyć nie tylko „nagłówka” umowy, ale też faktycznego sposobu pracy.

2. Porównaj zapisy umów z tym, jak współpraca wygląda w praktyce

Zgodnie z analizą Staniek & Partners, nowe przepisy wprowadzają domniemanie stosunku pracy: jeżeli faktyczna współpraca ma cechy etatu, to firma będzie musiała wykazać, że mimo to jest to usługa.

Warto więc sprawdzić, czy osoba:

• pracuje w określonych godzinach,
• wykonuje zadania pod bieżącym nadzorem,
• korzysta ze sprzętu firmowego,
• świadczy usługi tylko dla Państwa firmy,
• realizuje stałe, powtarzalne obowiązki.

PwC rekomenduje przygotowanie matrycy ryzyka, w której każda współpraca jest oceniona pod kątem cech typowych dla etatu i dla modelu usługowego. Taki dokument:

• porządkuje wewnętrzne decyzje,
• ułatwia rozmowę z zarządem,
• może być przydatny podczas ewentualnej kontroli.

Warto też spojrzeć na faktyczne dane — np. w module Czas pracy, który pokazuje, czy współpraca wygląda jak usługa, czy jak praca w stałych godzinach

3. Uporządkuj dokumentację i zasady współpracy

Dokumenty powinny odzwierciedlać to, jak współpraca wygląda w codzienności. Eksperci wskazują, że to właśnie niespójność między dokumentacją a praktyką jest najczęstszą przyczyną problemów podczas kontroli.

W praktyce warto:

• zaktualizować umowy i uzupełnić je o elementy pokazujące niezależność wykonawcy,
• jasno określić rezultat usługi, a nie „dyspozycyjność”,
• wprowadzić prostą politykę firmową regulującą współpracę z kontraktorami,
• uporządkować sposób zgłaszania przerw i dni wolnych
• uporządkować archiwa — również dotyczące zakończonych współprac, bo PIP może analizować ostatnie 3 lata.

Menedżerowie powinni otrzymać prostą instrukcję postępowania: co wolno, a czego nie wolno w relacji B2B (np. unikanie nakazywania stałych godzin pracy czy traktowania kontraktora jak członka zespołu etatowego we wszystkich aspektach).

4. Wskaż relacje o podwyższonym ryzyku reklasyfikacji

Nie wszystkie współprace mają taki sam profil ryzyka. Warto oznaczyć te, które mogą szczególnie zainteresować inspektora. Według RPMS i PwC są to przede wszystkim sytuacje, w których:

• kontraktor pracuje w stałych godzinach,
• wykonuje zadania pod nadzorem jak pracownik,
• ma stałe, miesięczne wynagrodzenie niezależne od rezultatów,
• nie prowadzi żadnych innych usług poza współpracą z Państwa firmą,
• korzysta ze służbowego sprzętu, adresu e-mail i firmowej infrastruktury,
• wykonuje powtarzalne, typowo „etatowe” zadania.

Po identyfikacji takich relacji dział HR może przygotować plan:

• zmiana formy współpracy na umowę o pracę,
• modyfikacja warunków tak, aby rzeczywiście były usługowe,
• uzupełnienie dokumentacji,
• albo świadoma decyzja o zakończeniu współpracy w obecnej formule.

5. Wprowadź stały przegląd współprac (np. co kwartał)

W rosnących firmach współprace zmieniają się w czasie. Kontraktor, który zaczynał od projektu, po roku może już być de facto „członkiem zespołu”.

Dlatego EY i PwC rekomendują regularny przegląd relacji B2B i zleceń. W praktyce może to wyglądać tak:

• raz na kwartał lub raz na pół roku HR wysyła do menedżerów krótką ankietę dotyczącą współpracy,
• sprawdzacie, czy zakres zadań się zmienił,
• oceniane są: poziom nadzoru, autonomia, miejsce i czas świadczenia usług, liczba innych klientów.

To prosty rytuał organizacyjny, który pozwala zawczasu wychwycić sytuacje, które zaczynają bardziej przypominać etat niż usługę.

6. Przygotuj procedurę na wypadek kontroli PIP

Nowe uprawnienia oznaczają, że kontrola może być szybsza, bardziej szczegółowa i mieć natychmiastowe skutki. PKF BPO i RPMS zalecają, aby firmy stworzyły konkretną procedurę na wypadek kontroli.

Warto w niej określić:

• kto odpowiada za kontakt z PIP,
• jakie dokumenty należy przygotować (umowy, zakresy prac, korespondencja, dane o miejscu i czasie świadczenia usług),
• jak zabezpieczyć dane archiwalne (do 3 lat wstecz),
• jak informowany jest zarząd,
• jak komunikować się z menedżerami i osobami objętymi kontrolą.

Dobrym pomysłem jest stworzenie jednej uporządkowanej „teczki” (również w formie elektronicznej) z dokumentami dotyczącymi współpracy B2B. W momencie kontroli oszczędza to mnóstwo nerwów i czasu.

7. Wzmocnij komunikację i edukację wewnętrzną

Zmiany w przepisach nie dotyczą tylko działu HR. Z biegiem czasu to właśnie menedżerowie, koordynatorzy i liderzy zespołów kształtują codzienność współpracy – często nieświadomie „przestawiając” relacje usługowe w stronę etatu.

Dlatego warto:

• przygotować krótkie, zrozumiałe materiały dla menedżerów (co wyróżnia B2B od etatu, czego unikać),
• zorganizować krótkie spotkanie lub szkolenie, na którym HR odpowie na pytania,
• dopracować komunikację onboardingową dla nowych kontraktorów,
• zadbać o jasne zasady w pracy zdalnej i hybrydowej (EY zwraca uwagę, że tutaj granice między etatem a usługą często się rozmywają).

Im bardziej przejrzyste będą zasady, tym łatwiej będzie utrzymać spójność praktyki z tym, co wynika z umów.

Lepszy porządek zamiast strachu przed kontrolą

Choć nowe uprawnienia PIP brzmią poważnie, nie muszą oznaczać permanentnego stresu. W gruncie rzeczy przepisy tylko przyspieszają to, co i tak prędzej czy później musiałoby zostać uporządkowane: jasne zasady współpracy, spójne umowy i świadome decyzje, czy dana relacja jest bardziej etatowa, czy usługowa.

Dla działu HR to tak naprawdę szansa, żeby wyjść z roli „administracji od umów” i pokazać się jako partner, który realnie chroni firmę przed ryzykiem – zarówno prawnym, jak i finansowym. Każdy z opisanych kroków można wdrażać spokojnie, etapami: od prostego spisu współprac, przez matrycę ryzyka, po stałe przeglądy i procedurę na wypadek kontroli.

Jeśli korzystają Państwo z narzędzi takich jak Calamari albo rozważają ich wdrożenie, wiele elementów – ewidencję współprac, typy umów, dokumentację czy przypomnienia o przeglądach – można przenieść z arkuszy i maili do jednego, uporządkowanego systemu. Dzięki temu łatwiej skupić się na rozmowach z ludźmi i decyzjach, a nie na szukaniu faktur i załączników.

A jeśli po lekturze mają Państwo ochotę sprawdzić, jak takie uporządkowanie mogłoby wyglądać w Państwa firmie – wystarczy krótka rozmowa. Reszta to już tylko spokojne układanie klocków, zamiast gaszenia pożarów.