Czy na umowie zlecenie jest ubezpieczenie zdrowotne?

Umowa zlecenie jest popularną w Polsce formą zatrudnienia, proponowaną przez pracodawców m.in. ze względu na jej elastyczność. Jednak czy wiąże się ona z takimi samymi uprawnieniami do ubezpieczenia zdrowotnego dla pracownika jak umowa o pracę? Czy zleceniobiorca zawsze ma prawo do bezpłatnej opieki medycznej? Wyjaśniamy, czy i kiedy umowa zlecenie skutkuje obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego dla zleceniodawcy.

Umowa zlecenie – co oznacza zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej?

Zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej  – np. umowy zlecenie – różni się od stosunku pracy. W przeciwieństwie do umowy o pracę dotyczy ona wykonywania konkretnej usługi lub czynności. Określa to Art. 734. § 1. Kodeksu cywilnego :

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.

Zleceniodawca ("pracodawca") i zleceniobiorca ("pracownik") mają większą swobodę w kształtowaniu warunków współpracy. To właśnie ta elastyczność sprawia, że umowa zlecenie jest popularna w wielu branżach. Jednak wymaga dopełnienia przez zleceniodawcę pewnych obowiązków, w tym tych związanych z ZUS.

Czy na umowie zlecenie jest ubezpieczenie zdrowotne i społeczne?

Osoba wykonująca zlecenie wynikające z tytułu umowy zlecenia jest objęta ubezpieczeniem zdrowotnym – choć nie w każdym przypadku zleceniobiorca opłaca składkę z tego tytułu. Kwestia z ubezpieczeniem społecznym jest bardziej skomplikowana oraz zależy od sytuacji zawodowej i życiowej zleceniodawcy.

Kiedy umowa zlecenie generuje obowiązkowe składki ZUS z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego?

Zgodnie z przepisami:

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana odrębnie od każdego z uzyskanych przychodów, dlatego osoba, która wykonuje pracę na podstawie kilku umów zlecenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu z każdej z tych umów [1].

Kto nie musi opłacać składek na ubezpieczenie zdrowotne z umowy zlecenie?

Przepisy dotyczące opłacania składek zdrowotnych przewidują zwolnienia z ich uiszczania przez niektórych zleceniobiorców. Są nimi:

• uczniowie szkoły ponadpodstawowej,
• studenci, którzy nie ukończyli 26 lat.  

Kiedy powstaje obowiązek płacenia składki na ubezpieczenie zdrowotne i kto odpowiada za zgłoszenie?

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego powstaje od pierwszego dnia wykonywania umowy zlecenia. To zleceniodawca odpowiada za zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Jest zobowiązany to zrobić, wypełniając formularz ZUS ZUA/ZUS ZZA.

Obowiązkowe składki na ubezpieczenie zdrowotne – kiedy są naliczane?

Składki na ubezpieczenie zdrowotne są naliczane od pierwszego dnia wykonywania zlecenia z tytułu umowy zlecenie. Nalicza się je w każdym miesiącu, w którym zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie z tytułu wykonywania zlecenia ujętego w umowie.

‍

Umowa zlecenie a pozostałe składki ZUS

Zleceniodawca odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, zawierając umowę zlecenie:

• z własnym pracownikiem zatrudnionym na umowę o pracę,
• z emerytem i rencistą,
• z osobą, która nie jest objęta ubezpieczeniem społecznym,
• z osobą prowadzącą działalność gospodarczą – musi to robić, jeżeli zleceniobiorca opłaca firmowe składki na ogólnych zasadach od podstawy nie niższej niż 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia oraz jeśli zleceniobiorca opłaca składki na preferencyjnych zasadach, czyli od podstawy wymiaru równej 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.

Umowa zlecenie – zwolnienie z płacenia składek na ubezpieczenie społeczne

Zleceniodawca jest zwolniony z odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu umowy zlecenie, jeżeli zawiera ją ze:

• zleceniobiorcą objętym ubezpieczeniem społecznym – odprowadzającym składki z innej umowy zlecenia lub z umowy o pracę. Warunkiem jest, aby podstawą obliczania wymiaru składek z tych tytułów było przynajmniej minimalne wynagrodzenie  (w 2025 roku wynosi ono 4666 zł brutto);
• uczniem lub studentem, który nie ukończył 26.  roku życia.

Umowa zlecenie a składka chorobowa

Składka na ubezpieczenie chorobowe w przypadku umowy zlecenia jest dobrowolna. Zleceniobiorca, który opłaca ją przez minimum 90 dni, zyskuje prawo do płatnego zwolnienia chorobowego i zasiłku rehabilitacyjnego. Natomiast już od pierwszego dnia jej opłacania zleceniobiorca jest uprawniony do pobierania zasiłku macierzyńskiego i opiekuńczego.

Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie a koszt zatrudnienia zleceniobiorcy

Koszty zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia są z reguły niższe niż w przypadku umowy o pracę. Należy pamiętać, że podstawa wymiaru składek społecznych jest uzależniona od wysokości wynagrodzenia zleceniobiorcy wskazanego w umowie. Od tej kwoty oblicza się wysokość składek społecznych płaconych przez zleceniodawcę.

Jak wyliczyć składki na ubezpieczenie z umowy zlecenie?

Składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez zleceniodawcę stanowią określony procent od wynagrodzenia brutto wskazanego w umowie zlecenie:

Są to koszty ponoszone przez zleceniodawcę.

Podstawa wymiaru składek – jak ją określić przy umowie zlecenie?

Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne jest przychód (kwota brutto wskazana w umowie).

Obliczanie wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne jest bardziej skomplikowane. Podstawą do obliczenia jej wymiaru jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe. Stanowi ona 9% tej kwoty.

Należy pamiętać, że koszt składki zdrowotnej ponosi zleceniobiorca.

Czy składki na ubezpieczenie pomniejszają podatek dochodowy?

Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) są potrącane od podstawy opodatkowania. Oznacza to, że obniżają one kwotę podatku należnego do zapłaty z tytułu otrzymania wynagrodzenia. Z kolei składki na ubezpieczenie zdrowotne nie pomniejszają podatku dochodowego.

Obowiązki informacyjne i zgłoszeniowe przy umowie zlecenie

W przypadku umów zlecenia również wymagane jest prowadzenie dokumentacji, którą przekazuje się do ZUS-u. Pracodawca musi skrupulatnie dopełnić tego obowiązku – i to w określonym terminie.

Jak zgłosić zleceniobiorcę do ZUS i opłacić składki na fundusz pracy?

Jeżeli jesteś zleceniodawcą, musisz wypełnić:

• formularz ZUS ZUA – jeżeli zleceniobiorca będzie podlegać zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i zdrowotnemu,
• formularz ZUS ZZA – jeśli zgłaszasz zleceniobiorcę tylko ubezpieczenia zdrowotnego.

Zgłoszenie należy przesłać do ZUS-u w ciągu 7 dni od wskazanej w umowie zlecenia daty rozpoczęcia jej wykonywania przez zleceniobiorcę. Można to zrobić przez platformę e-ZUS, dostarczając dokumenty osobiście do siedziby ZUS-u lub pocztą.

Natomiast składkę na Fundusz Pracy należy wskazać w deklaracji ZUS DRA. Płaci się ją w terminie opłaty składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Jakie informacje trzeba przekazać zleceniobiorcy przy podpisaniu umowy?

W podpisanej umowie zlecenia powinny znajdować się informacje ważne z perspektywy zarówno zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Należą do nich:

• dokładne dane zleceniodawcy – imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, PESEL, numer dowodu tożsamości, NIP, REGON. W przypadku gdy zleceniodawcą jest spółka, należy załączyć wydruk z CEIDG lub nazwę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru, wysokość kapitału zakładowego oraz osobę lub osoby uprawnione do reprezentacji spółki;
• określenie przedmiotu umowy – dokładny opis usługi lub czynności, które mają być wykonywane przez zleceniobiorcę,
• miejsce świadczenia zlecenia,
• czas pracy – trwania umowy,
• określenie wynagrodzenia,
• określenie kary umownej za nienależyte lub nieterminowe wykonanie umowy,
• kwestie przeniesienia praw autorskich – jeżeli jest taka potrzeba.

Zleceniobiorca a inne źródła dochodu – kiedy trzeba to zgłosić?

Zleceniobiorca ma obowiązek poinformować zleceniodawcę o innych tytułach do ubezpieczeń społecznych – wynikających z osiągania dochodu. Dotyczy to sytuacji, gdy jest on zatrudniony na umowę o pracę, prowadzi działalność gospodarczą, pobiera emeryturę lub rentę albo obowiązują go inne umowy zlecenia.

Te informacje są potrzebne do prawidłowego naliczenia składek. Jeśli np. zleceniobiorca prowadzi działalność gospodarczą i opłaca od niej składki w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, umowa zlecenie może być zwolniona z ubezpieczeń społecznych (ale nie ze składki zdrowotnej!).

Zmiany przepisów i minimalne wynagrodzenie 2025. Co nowego w składkach ZUS i kosztach zatrudnienia?

Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto – obowiązuje ona od 1 stycznia do 31 grudnia. Zleceniobiorcy zarabiają więcej, dlatego składki społeczne (płacone przez zleceniodawców) i zdrowotna (płacona przez zleceniobiorcę) są wyższe. Natomiast minimalne wynagrodzenie za pracę w 2025 roku to kwota 4666 zł brutto – dotyczy ona jednak umów o pracę, nie umów zlecenia.

Jednocześnie wzrosło prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę. Wynosi ono 8673 zł.

Z kolei roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może w roku kalendarzowym przekroczyć trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, czyli 260 190,00 zł. Jej przekroczenie przez ubezpieczonego powoduje zaprzestanie obliczania i przekazywania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składka zdrowotna przy umowie zlecenie – podsumowanie

System opłacania składek przy umowach zlecenie jest zawiły, zawiera wyjątki i obejmuje przepisy, które mus znać każe pracodawca. Trzeba pamiętać, że:

• składka zdrowotna jest prawie zawsze obowiązkowa – nie dotyczy tylko uczniów i studentów do 26. roku życia,
• składki społeczne są obowiązkowe w zależności od sytuacji zawodowej zleceniobiorcy,
• koszt składki zdrowotnej ponosi zleceniobiorca, a składek społecznych zleceniodawca,
• zleceniodawca uiszcza na rachunek ZUS-u zarówno składkę zdrowotną, jak i społeczną.

Zachowaj czujność dotycząca przepisów. Pamiętaj, że te, które obowiązywały w zeszłym roku, mogą być już nieaktualne.

‍

‍

Przechowuj dokumentację ZUS w narzędziach od Calamari –  dlaczego warto?

Zarządzanie dokumentacją związaną z umowami zlecenie to poważne i odpowiedzialne zadanie – także z perspektywy możliwej kontroli ZUS-u. Deklaracje, umowy, oświadczenia zleceniobiorców, potwierdzenia przelewów składek, ewidencja nieobecności muszą być przechowywane przez lata. I tu z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia HR.

Calamari oferuje kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentacją pracowniczą. System archiwizuje wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem, w tym dokumentację ZUS. Koniec z szukaniem "papierów" w segregatorach – wszystko znajduje się w jednym miejscu i jest dostępne w mgnieniu oka. Dlatego wypróbuj nasze narzędzia HR dla firm, które chcą jeszcze lepiej i sprawniej zarządzać dokumentacją  – przetestuj jej za darmo!

Źródła:

• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0098
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19981370887
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19640160093
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0084#1
• https://www.zus.pl/firmy/rozliczenia-z-zus/sankcje-za-niewykonywanie-obowiazkow-z-zakresu-ubezpieczen-spolecznych

Przypisy:

[1] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0098

‍