List intencyjny – co to jest i kiedy się go stosuje?

Negocjacje dotyczące zatrudnienia pracownika bywają długie, skomplikowane i często wymagają dopełnienia wielu formalności. Zanim dojdzie do podpisania wiążącej umowy z kandydatem na dane stanowisko, strony mogą chcieć wstępnie określić swoje zamiary i warunki współpracy. W takich sytuacjach można podpisać z potencjalnym pracownikiem list intencyjny. Czym dokładnie jest ten dokument? Czy stanowi on już prawnie wiążące zobowiązanie, czy może jedynie deklarację dobrych chęci? Przybliżamy naturę listu intencyjnego, wyjaśnimy jego rolę w procesie negocjacyjnym oraz podpowiadamy, kiedy jego zastosowanie jest uzasadnione.

List intencyjny –  co to jest?

List intencyjny jest dokumentem sporządzanym najczęściej na etapie prowadzenia negocjacji, jeszcze zanim strony zdecydują się na podpisanie umowy wiążącej. Jego celem jest wyrażenie woli stron odnośnie zawarcia w przyszłości określonej umowy lub nawiązania współpracy. Nie jest to jeszcze zobowiązanie, a wstępna deklaracja, że obie strony chcą dojść do porozumienia i mają wspólny cel.

W praktyce biznesowej list intencyjny stosuje się po to, aby uporządkować ustalenia co do możliwego zatrudnienia, a także określić ramy dalszych negocjacji i przygotować grunt pod przyszłą, wiążącą umowę. Wskazuje się w nim warunki przyszłej współpracy – planowane stanowisko dla kandydata, zakres obowiązków stron czy przybliżony harmonogram rozpoczęcia oznaczonych prac lub negocjacji. Jest on przechowywany w dokumentacji firmowej dotyczącej rekrutacji – może go zawierać elektroniczna kartoteka pracowników.

Czym różni się list intencyjny od umowy przedwstępnej?

Różnica między listem intencyjnym a umową przedwstępną dotyczy skutków prawnych:

• list intencyjny nie wywołuje skutków prawnych w rozumieniu zobowiązania do zawarcia konkretnej umowy. Wyraża intencje stron i wolę zawarcia umowy, ale nie zobowiązuje nikogo (żadnej ze stron) do jej zawarcia;
• umowa przedwstępna, zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, wywołuje skutki prawne. Podpisanie umowy przedwstępnej ma jasno określony cel – strony zobowiązują się, że w przyszłości podpiszą docelową umowę przyrzeczoną (np. umowę o pracę, kontrakt). Umowa ta musi obejmować istotne postanowienia dotyczące zawarcia umowy przyrzeczonej – bez nich nie będzie ważna. Natomiast niewywiązanie się z niej przez jedną ze stron może skutkować odszkodowaniem dla poszkodowanej strony (pracodawcy lub pracownika). Wynika to wprost z art. 390 §2 Kodeksu cywilnego:

Jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Strony mogą w umowie przedwstępnej odmiennie określić zakres odszkodowania.

Czy list intencyjny ma moc prawną? Fakty i mity

Mitem jest, że każdy list intencyjny nie wywołuje żadnych skutków prawnych w ogóle. To nieprawda, ponieważ:

• strony zobowiązane są do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze. Oznacza to, że celowe wprowadzenie drugiej strony w błąd, działanie na jej niekorzyść może skutkować odpowiedzialnością prawną;
• niektóre postanowienia listu intencyjnego mogą mieć charakter wiążący. Dotyczy to na przykład klauzuli poufności czy wyłączności negocjacji. Niedotrzymanie tych postanowień listu intencyjnego również może nieść za sobą skutki prawne.

Faktem natomiast jest, że podpisanie listu intencyjnego nie zobowiązuje stron (potencjalnego pracodawcy i pracownika) do zawarcia umowy o pracę czy kontraktu.

Po co stosuje się list intencyjny w rekrutacji?

Z perspektywy pracodawcy list intencyjny to sposób na:

• potwierdzenie zainteresowania kandydatem i zapobieżenie jego przejściu do konkurencji,
• zyskanie czasu na dopełnienie formalności wewnętrznych (np. przygotowanie stanowiska pracy),
• ustalenie ram czasowych dalszych negocjacji,
• określenie wstępnych warunków współpracy.

Z kolei dla kandydata na stanowisko pracy list ten jest pisemnym potwierdzeniem intencji pracodawcy. Potencjalny pracownik firmy może z większą pewnością i spokojem planować swoją przyszłość zawodową. Ma też uzasadnioną podstawę do odmowy propozycji pracy innym pracodawcom.

Jak napisać list intencyjny? Struktura i kluczowe elementy

List intencyjny powinien być na tyle precyzyjny, by nie pozostawiać wątpliwości co do intencji stron. Jednocześnie nie może obejmować zobowiązań charakterystycznych dla umowy przedwstępnej.

List intencyjny powinien zawierać:

• nagłówek i datę – powinien być wyraźnie zatytułowany jako "List intencyjny" i tuż obok zawierać  datą sporządzenia dokumentu,
• dane stron – dane pracodawcy i potencjalnego pracownika, a także ich adresy i dane kontaktowe,
• cel listu – określenie, że dokument dotyczy wyrażenia woli stron zawarcia umowy o pracę lub kontraktu w przyszłości,
• wstępne warunki planowanej współpracy – opis stanowiska, zakres obowiązków, miejsce wykonywania pracy odpowiadające rodzajowi pracy,
• ramy czasowe negocjacji – określenie terminu, w jakim strony planują finalizację negocjacji i podpisanie umowy o pracę lub zawarcie kontraktu,
• zastrzeżenia prawne – wyraźne wskazanie, że list nie stanowi umowy ani zobowiązania do jej zawarcia, a jedynie wyraża intencje stron,
• dodatkowe klauzule – np. postanowienia o poufności,
• podpisy stron – list powinien być podpisany przez obie strony lub ich upoważnionych do tego pełnomocników.

Jakich błędów unikać przy tworzeniu listu intencyjnego?

Największym błędem podczas sporządzania listu intencyjnego jest stworzenie treści dokumentu mającej znamiona umowy przedwstępnej. Stanie się tak, gdy w liście będą zawarte szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia – wynikające z §29 Kodeksu pracy – czyli:

• rodzaj pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania  pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy,
• czas pracy – jego wymiar,
• dzień rozpoczęcia pracy,
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia,
• w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

W liście intencyjnym należy też unikać sformułowań typu "strony zobowiązują się" czy "pracodawca gwarantuje". Zamiast tego trzeba używać zwrotów wskazujących na intencje, np. "strony wyrażają wolę", "planowane jest".

Poważnym błędem podczas sporządzenia listu intencyjnego jest pominięcie zastrzeżeń prawnych. Tworząc ten dokument, nie można przeoczyć klauzuli informującej, że list nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy oraz źródła roszczeń.

Negatywne skutki podpisania listu intencyjnego – jak ich uniknąć?

Negatywnymi skutkami  podpisania listu intencyjnego mogą być:

• roszczenia z tytułu culpa in contrahendo – jeśli jedna ze stron prowadzi negocjacje nierzetelnie lub na szkodę potencjalnego pracownika albo pracodawcy, druga strona może dochodzić odszkodowania. By uniknąć takich problemów, jako pracodawca zawsze działaj w dobrej wierze. Jeśli okoliczności w firmie się zmieniają, informuj drugą stronę – niezwłocznie i uczciwie. W treści listu możesz też zawrzeć klauzulę określającą warunki odstąpienia od dalszych negocjacji;
• błędna kwalifikacja prawna dokumentu – w niektórych sytuacjach Sąd może uznać, że dokument nazwany listem intencyjnym w rzeczywistości stanowi umowę przedwstępną – jeśli zawiera wszystkie elementy takiej umowy. Skutek? Możliwość żądania zawarcia umowy przyrzeczonej lub odszkodowania. Dlatego list intencyjny musi mieć odpowiednią formę. Możesz rozważyć konsultację z prawnikiem odnośnie jego treści;
• naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa – w trakcie negocjacji następujących po podpisaniu listu intencyjnego strony często wymieniają się wrażliwymi informacjami. Bez odpowiednich "zabezpieczeń" dane te mogą zostać niewłaściwie wykorzystane. Dlatego umieść w treści listu intencyjnego klauzulę poufności lub podpisz ją w odrębnym piśmie. Określ dokładnie, jakie informacje są objęte tajemnicą i jak długo obowiązuje to zobowiązanie.

Kiedy lepiej podpisać umowę przedwstępną niż list intencyjny?

Zawarcie umowy przedwstępnej jest lepszą decyzją, gdy chcesz mieć pewność  zawarcia umowy przyrzeczonej (o pracę, kontraktu) przez kandydata na stanowisko.

Przykład? Prowadzisz rekrutację na ważnej stanowisko i znajdujesz idealnego kandydata – z odpowiednimi kwalifikacjami i doświadczeniem oraz który chce pracować w Twojej firmie. Jednocześnie z jego zatrudnieniem musisz poczekać na zakończenie jego okresu wypowiedzenia w obecnym miejscu pracy. W takiej sytuacji, jeżeli chcesz mieć pewność, że pracownik rozpocznie pracę i nie zatrudni się u konkurencji, warto rozważyć podpisanie umowy przedwstępnej zamiast listu intencyjnego.

Umowa ta pozwoli na dochodzenie roszczeń od kandydata, jeżeli potencjalny pracownik odmówi podpisania wiążącej umowy o pracę.  List intencyjny nie daje takiej możliwości.

List intencyjny – podsumowanie

List intencyjny jest przydatnym narzędziem rekrutacyjnym. Jest to dokument wyrażający intencje stron co do przyszłej współpracy. Należy pamiętać, że:

• list intencyjny różni się od umowy przedwstępnej brakiem zobowiązania do zawarcia umowy o pracę czy kontraktu,
• może wywoływać określone skutki prawne – np. gdy jedna ze stron działa w złej wierze,
• list intencyjny musi być poprawnie sformułowany – tak by nie zawierał znamion umowy przedwstępnej,
• w niektórych sytuacjach lepszym rozwiązaniem niż list intencyjny jest zawarcie umowy przedwstępnej z przyszłym pracownikiem.

Jak Calamari może pomóc w zarządzaniu dokumentacją HR?

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą (w tym listami intencyjnymi, umowami przedwstępnymi czy umowami o pracę) oraz ewidencja czasu pracy nie muszą być czasochłonnymi zadaniami. Calamari oferuje kompleksowe narzędzia do digitalizacji procesów HR. Usprawniają one przechowywanie i zarządzanie wszystkimi dokumentami związanymi z zatrudnieniem.

Nasz system pozwala na bezpieczne przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej, łatwy dostęp do historii zatrudnienia oraz automatyczne przypomnienia o ważnych terminach wynikających z wcześniejszych ustaleń. Dzięki temu HR-owcy mogą skupić się na budowaniu relacji z kandydatami i pracownikami, zamiast tracić czas na szukanie dokumentów w segregatorach. Dlatego już teraz wypróbuj narzędzia od Calamari – wesprzyj proces rekrutacji w swojej firmie i wejdź na cyfrowy poziom zarządzania dokumentacją.FAQ

‍

Źródła:

1. Kodeks cywilny https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19640160093
2. Kodeks pracy https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19740240141