Okres rozliczeniowy w pracy - co to jest i jak go liczyć?

Prawidłowe ustalenie okresu rozliczeniowego pomaga efektywnie zarządzać zespołem i uniknąć kosztownych błędów w naliczaniu wynagrodzeń. Wiele firm nadal popełnia podstawowe pomyłki w tym zakresie, co prowadzi do problemów – np. podczas kontroli PiP. Poznaj zasady, które pomogą Ci sprawnie organizować czas pracy pracowników w Twojej firmie.

Czym dokładnie jest okres rozliczeniowy czasu pracy i jakie ma znaczenie?

Okres rozliczeniowy to rama czasowa, w której weryfikujesz, czy pracownicy wypracowali należną im liczbę godzin. To właśnie w tym przedziale czasowym sprawdzasz, czy nie przekroczyli oni normy czasu pracy.

Właściwe ustalenie tego okresu ma bezpośredni wpływ na budżet firmy i zgodność wykonywania pracy przez pracowników z przepisami kodeksu pracy. Niepoprawne planowanie czasu pracy może generować niepotrzebne koszty nadgodzin oraz naraża Cię na sankcje od inspekcji pracy.

Definicja okresu rozliczeniowego

Okres rozliczeniowy w pracy to określony przedział czasowy, w którym sumuje się faktycznie przepracowane godziny i porównuje z normą czasu pracy przewidzianą dla danego pracownika. W tym czasie pracodawca ma prawo elastycznie organizować grafiki, pod warunkiem że w całym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy zostanie zachowany. Pracownik może więc w jednym tygodniu pracować więcej, a w kolejnym mniej.

Określenie długości okresu rozliczeniowego należy do pracodawcy, ale musi on działać w ramach przepisów kodeksu pracy. Mechanizm ten daje swobodę w dostosowywaniu rozkładu czasu pracy do specyfiki działalności firmy, sezonowości czy zmiennego natężenia zamówień.

Co na temat okresu rozliczeniowego mówi kodeks pracy?

Okres rozliczeniowy czasu pracy musi być podany do wiadomości każdego pracownika. Mówi o tym art. 150 Kodeksu pracy. Przepis ten precyzuje, w jaki sposób należy poinformować zatrudnionych o okresie rozliczeniowym:

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (...).

Ponadto zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy, czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, który co do zasady nie przekracza 4 miesięcy. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły.

Ile powinien wynosić okres rozliczeniowy?

Standardowa długość okresu rozliczeniowego wynosi do 4 miesięcy. Jednak w praktyce biznesowej najczęściej stosuje się okresy miesięczne lub trzymiesięczne (kwartalne).

Wybór konkretnej długości takiego okresu zależy od specyfiki działalności firmy, sezonowości zleceń oraz przyjętego systemu czasu pracy. Krótszy, miesięczny okres rozliczeniowy jest łatwiejszy w zarządzaniu i rozliczaniu, ale daje mniejszą elastyczność. Z kolei dłuższy, np. czteromiesięczny, pozwala lepiej reagować na zmieniające się zapotrzebowanie na pracę w skali roku.

Kiedy można stosować różne długości okresu rozliczeniowego?

W podstawowym systemie czasu pracy (8 godzin dziennie, 40 tygodniowo) standardem jest okres rozliczeniowy do 4 miesięcy. Inaczej jest w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie dobowy wymiar czasu pracy można wydłużyć nawet do 12 godzin. Tutaj okres rozliczeniowy czasu pracy wynosi co do zasady 1 miesiąc. Można go jednak wydłużyć – o czym mówi art. 135 §2 i 3 Kodeksu pracy.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach okres ten może zostać rozszerzony do 3 miesięcy. Natomiast przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych, na przykład w budownictwie czy rolnictwie, długość okresu rozliczeniowego może wynosić do 4 miesięcy, co pozwala na intensywniejszą pracę w sezonie i zrekompensowanie jej czasem wolnym poza nim.

Wydłużony okres rozliczeniowy – kiedy można go wprowadzić?

Kodeks pracy przewiduje możliwość dalszego wydłużenia okresu rozliczeniowego w każdym systemie czasu pracy – aż do 12 miesięcy. Wynika to z art. 129 §2 Kodeksu pracy.

Taki ruch ze strony pracodawcy musi być jednak solidnie uargumentowany. Przedłużenie okresu rozliczeniowego jest możliwe, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub też czynnikami dotyczącymi organizacji pracy. Wprowadzenie dłuższego okresu rozliczeniowego jest rozwiązaniem dla firm o dużej zmienności produkcji lub zapotrzebowania na usługi w skali roku.

Jak obliczyć okres rozliczeniowy w pracy – liczbę godzin do przepracowania przez pracownika?

By oblicz wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym:

1. ustal liczbę pełnych tygodni przypadających w danym okresie rozliczeniowym (np. w ciągu miesiąca);
2. pomnóż 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni w danym okresie rozliczeniowym;
3. do powyższego wyniku dodaj iloczyn 8 godzin i liczby dni roboczych (od poniedziałku do piątku), które pozostały poza pełnymi tygodniami;
4. odejmij 8 godzin za każde święto, które wypada w dniu innym niż niedziela.

Przykład: Obliczenie wymiaru czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze w listopadzie 2025 roku, przy miesięcznym okresie rozliczeniowym.

W listopadzie 2025 są 4 pełne tygodnie (od 3 do 30 listopada). Dni od 1 do 2 listopada przypadają na weekend (sobota, niedziela), więc nie ma dodatkowych dni roboczych "wystających" poza pełne tygodnie na początku ani na końcu miesiąca.

W tym miesiącu są dwa święta ustawowo wolne od pracy:

• 1 listopada (Wszystkich Świętych) – wypada w sobotę. Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy, każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Pracodawca musi więc "oddać" pracownikowi dodatkowy dzień wolny w zamian za to święto;
• 11 listopada (Narodowe Święto Niepodległości) - wypada we wtorek, więc również obniża wymiar czasu pracy.

Obliczenie:

1. Pomnóż liczbę tygodni przez 40 godzin: 4 tygodnie x 40 godzin = 160 godzin.
2. Od wyniku odejmij po 8 godzin za każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela: 160 godzin - 8 godzin (za 1 listopada) - 8 godzin (za 11 listopada) = 144 godziny.

Wymiar czasu pracy w listopadzie 2025 roku – przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym – wynosi 144 godziny. Dopiero praca ponad tę normę będzie uznawana za pracę w godzinach nadliczbowych.

Najczęściej popełniane błędy przy ustalaniu okresu rozliczeniowego

Najczęstszymi błędami dotyczącymi ustalania okresu rozliczeniowego oraz obliczania wymiaru czasu pracy są:

• niepoprawne ustalenie obowiązującego wymiaru czasu pracy – np. przez pominięcie świąt obniżających ten wymiar;
• błędne planowanie harmonogramów – pracodawca, tworząc rozkład czasu pracy, musi pamiętać także o prawie pracownika do odpoczynku, w tym o zapewnieniu minimalnego odpoczynku dobowego;
• niedopasowanie okresu rozliczeniowego do charakteru wykonywanych zadań – ma to miejsce np. wtedy, gdy przedsiębiorstwo stosuje okres czteromiesięczny, choć specyfika pracy wymaga krótkiego, miesięcznego rozliczenia czasu pracy pracownika;
• rozliczanie nadgodzin w cyklu tygodniowym zamiast na koniec okresu rozliczeniowego. W elastycznych systemach pracy to, co w jednym tygodniu wygląda na nadgodziny, w kolejnym może być zrekompensowane czasem wolnym.

Okres rozliczeniowy czasu pracy a sytuacje szczególne

Szczególnymi sytuacjami podczas rozliczania okresu rozliczeniowego czasu pracy są:

• urlopy i zwolnienia lekarskie – wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin, jaką pracownik miałby do przepracowania w czasie tej nieobecności zgodnie z obowiązującym go harmonogramem;
• nadgodziny – uznaje się za nie godziny przepracowane powyżej normy obowiązującej w danym okresie rozliczeniowym, a nie te przekraczające np. czas pracy wynoszący 8 godzin dziennie. Pracodawca wynagradza je dodatkowym wynagrodzeniem lub dodatkowymi wolnymi godzinami.

Trzeba pamiętać, że okres rozliczeniowy obowiązuje także w przypadku zadaniowego systemu czasu pracy, systemu przerywanego czasu pracy czy indywidualnego rozkład czasu pracy.

Okres rozliczeniowy w pracy - podsumowanie

Okres rozliczeniowy to wyznaczony przedział czasu (np. miesiąc, kwartał), w którym pracodawca bilansuje czas pracy, w którym pracownicy pełnią swoje obowiązki:

• zgodnie z kodeksem pracy, podstawowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy. W praktyce najczęściej stosuje się okresy 1-miesięczne lub 3-miesięczne;
• w uzasadnionych przypadkach (np. przy pracach sezonowych lub ze względów organizacyjnych) okres rozliczeniowy można wydłużyć nawet do 12 miesięcy;
• praca w godzinach nadliczbowych jest stwierdzana i rozliczana dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, a nie w skali tygodniowej;
• prawidłowe stosowanie okresu rozliczeniowego pozwala sprawnie i zgodnie z przepisami zarządzać nieregularnym natężeniem pracy, unikać niepotrzebnych kosztów związanych z nadgodzinami.

Narzędzia Calamari – Twój pomocnik w zarządzaniu i ewidencjonowaniu czasu pracy

Zarządzanie i kontrolowanie czasu pracy, poprawne obliczanie wymiaru godzin i pilnowanie zgodności z przepisami kodeksu pracy bywa skomplikowane, zwłaszcza w dynamicznie rozwijających się firmach. Ręczne śledzenie grafików, nieobecności i nadgodzin w arkuszach kalkulacyjnych jest obarczone ryzykiem kosztownych pomyłek. Właśnie dlatego warto sięgnąć po wsparcie nowoczesnych technologii.

Calamari to intuicyjne narzędzie, które automatyzuje i upraszcza cały proces ewidencji czasu pracy. Za jego pomocą możesz m.in. na bieżąco monitorować przepracowane godziny i prowadzić automatyczną rejestrację czasu pracy RCP. Na koniec okresu rozliczeniowego Calamari generuje precyzyjne raporty, które jasno wskazują ewentualną pracę w godzinach nadliczbowych, co ułatwia ich prawidłowe rozliczenie. To rozwiązanie, które oszczędza czas działu HR, daje pewność zgodności rozliczania okresu rozliczeniowego zgodnie z przepisami. Wniosek? Wypróbuj narzędzia od Calamari!

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00133#4
• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ile-powinien-wynosic-okres-rozliczeniowy-czasu-pracy