Plan ciągłości działania - wzór do pobrania i kompletny przewodnik
Plan ciągłości działania to podstawa stabilnego funkcjonowania firmy pomimo zewnętrznych zagrożeń. Poznaj wymagania dotyczące tworzenia Business Continuity Plan i dowiedz się, jak sprawić, by kryzysy ani awarie nie prowadziły do odpływu klientów i strat finansowych. Pobierz wzór i stwórz skuteczny Business Continuity Plan razem z Calamari.
W pigułce:
- Plan ciągłości działania to gotowy scenariusz działania w obliczu kryzysu.
- Skuteczny BCP ma pozytywny wpływ na stabilność firmy i jej bezpieczeństwo operacyjne.
- BCP należy tworzyć z uwzględnieniem standardów i norm wspierających ciągłość działania w danych branżach.
- Podstawą dobrego BCP jest analiza ryzyka oraz analiza wpływu na organizację.
- Gotowe plany ciągłości działania należy regularnie aktualizować oraz poddawać testom.
DO POBRANIA:
Czym jest plan ciągłości działania i dlaczego warto go mieć?
Plan ciągłości działania (BCP, od angielskiego Business Continuity Plan) jest swego rodzaju polisą ubezpieczeniową firmy. Stworzenie BCP, czyli dokumentacji zawierającej gotowe scenariusze postępowania w sytuacji kryzysowej, umożliwia sprawny powrót do prawidłowego funkcjonowania danej organizacji nawet w najbardziej niesprzyjających okolicznościach.
Plan ciągłości – klucz do stabilnego zarządzania firmą w kryzysie
Plan ciągłości działania organizacji to podstawa zarządzania kryzysowego. Bez szczegółowej dokumentacji obejmującej plan odzyskiwania danych (Disaster Recovery Plan) oraz procedury odtworzeniowe po wystąpieniu zakłócenia w firmie może zapanować chaos i panika. Spontaniczna reakcja w sytuacji kryzysowej pociąga za sobą wiele negatywnych konsekwencji, jak przedłużające się przestoje, straty finansowe czy utrata zaufania klientów oraz partnerów biznesowych.
W obliczu zakłócenia znaczących dla firmy procesów należy działać strategicznie. Właśnie dlatego stworzenie BCP jest kluczem do stabilnego zarządzania organizacją. Rzetelnie sporządzona dokumentacja dokładnie wyjaśnia kto i jakie kroki powinien podjąć w sytuacji kryzysowej. Dzięki temu już w ciągu kilku sekund po wystąpieniu awarii można przejąć kontrolę nad sytuacją, by powrócić do działania na pełnych obrotach tak szybko, jak to możliwe.
Business Continuity Plan a bezpieczeństwo operacyjne
Bezpieczeństwo operacyjne firmy bez solidnych planów ciągłości działania jest bardzo kruche. Warto pamiętać, że choć BCP jest rodzajem dokumentacji, z której firmy chcą korzystać jak najrzadziej, to w sytuacji kryzysowej plan ciągłości działania jest niezbędny właśnie z perspektywy bezpieczeństwa operacyjnego. Dzięki dobrze skonstruowanym procedurom odtworzeniowym możliwe staje się nie tylko minimalizowanie ewentualnych przestojów, lecz także kontynuowanie działalności mimo kryzysu, bez szkody dla kluczowych procesów.
Jakie zagrożenia uzasadniają stworzenie planu ciągłości działania?
Plany ciągłości działania organizacji należy tworzyć na potrzeby sytuacji awaryjnych o różnym charakterze. Współcześnie większość firm prowadzi swoje działania z wykorzystaniem cyfrowych technologii. Warto przygotować więc plany ciągłości działania na wypadek:
- awarii infrastruktury informatycznej,
- ataku hakerskiego,
- wycieku danych,
- pożaru w serwerowni.
Firmowa dokumentacja powinna obejmować wiele różnych planów ciągłości działania. W zależności od profilu firmy, plany awaryjne mogą powstawać w celu zarządzania takimi kryzysami, jak m.in.:
- nagła utrata płynności finansowej firmy,
- niedobory kadrowe spowodowane strajkami lub masowymi zwolnieniami,
- utrata kluczowych pracowników,
- zakłócenia w łańcuchu dostaw,
- utrata części infrastruktury (np. pożar hali produkcyjnej),
- epidemia, konflikt zbrojny lub katastrofa ekologiczna.
Struktura BCP: etapy opracowania skutecznego planu ciągłości działania
Plan ciągłości działania w każdej firmie wygląda inaczej. Struktura tej dokumentacji zależy od rodzaju działalności, liczby pracowników, hierarchii komórek organizacyjnych, specyfiki branży i wielu innych czynników, które każdego dnia wpływają na płynne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dokumentację BCP należy tworzyć metodycznie. Przeprowadzimy Cię przez ten proces krok po kroku.
W pierwszej kolejności sprawdź, czy jako podstawę planu ciągłości działania możesz wykorzystać normy lub standardy przeznaczone dla konkretnych sektorów. By stworzyć skuteczny plan ciągłości działania, wykonaj analizę ryzyka oraz wpływu i na jej podstawie zaplanuj procedury naprawcze. Gotowy plan poddawaj testom i regularnie go aktualizuj.
Standardy i normy wspierające ciągłość działania
Jest wiele norm oraz standardów, na bazie których tworzone są plany ciągłości działania. Wzór, który będzie podstawą planu działania w obliczu kryzysu, należy dobierać do profilu organizacji oraz sektora, w którym działa.
Wiele firm za wzór może przyjąć wybrane normy ISO, opracowane przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną. Punktem wyjściowym strategii zarządzania kryzysowego powinna być norma ISO 22301, określająca wymagania wobec systemu zarządzania ciągłością działania.
Firmy działające w sektorze bankowym zgodnie z rekomendacją Komisji Nadzoru Finansowego powinny korzystać ze schematów COBIT (Control Objectives for Information and related Technology), stanowiących zbiór najlepszych praktyk opracowanych przez ISACA oraz IT Governance Institute.
Organizacje działające na terenie UE, których procesy oparte są o systemy informatyczne, podczas tworzenia planów ciągłości działania powinny wziąć pod uwagę dyrektywę NIS 2, która określa ramy prawne w zakresie utrzymania cyberbezpieczeństwa. Amerykański Instytut NIST opublikował z kolei podręcznik „Contingency Planning Guide” dla agencji rządowych, który również można wykorzystać do tworzenia BCP.
Analiza ryzyka oraz wpływu – jak ocenić kluczowe procesy i ryzyka
Rzetelna analiza wykonywana w celu stworzenia efektywnego planu ciągłości działania dzieli się na dwie części. W pierwszej kolejności należy przeprowadzić analizę ryzyka (Risk Analysis). Jej rezultatem jest identyfikacja najważniejszych zagrożeń dla procesów w ramach danej firmy. W wyniku analizy ryzyka należy także określić stopień podatności organizacji na te zagrożenia.
Kolejnym krokiem jest analiza wpływu na organizację (Business Impact Analysis). Jej celem jest określenie procesów, które są kluczowe do zapewnienia ciągłości działania. Rezultatem tej analizy jest ustalenie podstawowych parametrów odtworzeniowych:
- RTO (Recovery Time Objective) - określa czas potrzebny do przywrócenia danego procesu po awarii,
- RPO (Recovery Point Objective) - określa akceptowalny poziom utraty danych.
Na podstawie wyników analizy ryzyka oraz wpływu można zaplanować procedury odtworzeniowe, które przyczynią się do utrzymania ciągłości działania.
Planowanie procedur i odpowiedzialności w ramach planu ciągłości
Do udziału w kolejnym etapie tworzenia planów ciągłości działania należy zaprosić pracowników ze wszystkich zespołów, które są związane z procesami narażonymi na zagrożenia zidentyfikowane podczas analizy. Procedury odtworzeniowe to nic innego jak zbiór szczegółowych instrukcji opisujących kolejne kroki, które należy podjąć w sytuacji kryzysowej, by ostatecznie przywrócić ciągłość działania.
W planowaniu tego rodzaju procedur ważne jest udokumentowanie konkretnych ról wraz z zakresem ich odpowiedzialności. Należy precyzyjnie wskazać osoby odpowiedzialne za poszczególne działania, w tym również pracownika, który w momencie kryzysu obejmie rolę lidera. To on w procesie odzyskiwania danych czy usuwania awarii będzie podejmował kluczowe decyzje i rozdzielał dodatkowe zadania pomiędzy pozostałymi pracownikami.
Testowanie i aktualizacja jako podstawa skutecznej ciągłości działania
Należy mieć świadomość, że po stworzeniu planów ciągłości działania dokumentów tych nie można po prostu odłożyć na półkę i ściągnąć z niej dopiero wtedy, gdy będą potrzebne, bo w firmie wystąpi kryzys. Zarządzanie ryzykiem wraz z procedurami służącymi odtworzeniu ciągłości działania należy poddawać testom oraz na bieżąco aktualizować.
Jedynie regularnie testowane plany ciągłości działania są naprawdę skuteczne i efektywne. Cykliczne testy przeprowadza się co prawda w bezpiecznym środowisku, ale tylko w ten sposób osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem mogą przećwiczyć opracowane plany i sprawdzić, jak wygląda ich egzekwowanie. Dzięki testom pracownicy uczą się właściwych reakcji i procedur, co podnosi ich świadomość i przyspiesza czas działania. Ponadto, w wyniku testów możliwe jest wykrycie ewentualnych uchybień i nieprawidłowości w procedurach oraz ich usunięcie jeszcze zanim dojdzie do kryzysu czy awarii. Z procedur postępowania w obliczu zagrożenia należy ponadto przeszkolić każdego nowo przyjętego pracownika.
Aktualizowanie planów ciągłości działania jest równie ważne, co ich testowanie. Plan działania należy uzupełniać zawsze wtedy, gdy w firmie zostanie wprowadzone nowe oprogramowania lub zmienią się przepisy prawne dotyczące danej branży. Dokumentację należy uzupełniać również o nowe zagrożenia, jeśli dany plan awaryjny znajduje w ich przypadku zastosowanie.
Dla przedsiębiorcy: jak Calamari wspiera planowanie ciągłości działania?
Calamari to sposób na płynny i efektywny obieg dokumentów w firmie. Korzystanie z systemu jest w pełni intuicyjne i nie wymaga dodatkowych szkoleń. Dokumentom w Calamari można nadawać statusy. Nowi pracownicy, którzy mają przypisaną konkretną rolę w razie wystąpienia kryzysowej sytuacji, szybko odnajdą dokumenty zawierające procedury odtworzeniowe, jeśli nadasz im status „do zapoznania się”.
Jako że plany działania w przypadku awarii zawierają wrażliwe dane, nie powinny trafiać w niepowołane ręce. Z drugiej jednak strony, gdy kryzys już nastąpi, będzie liczyła się każda minuta — dokumentacja powinna być wówczas łatwo dostępna dla osób decyzyjnych. Calamari dba o każdy z tych aspektów. W naszym systemie możesz tworzyć foldery o ograniczonej dostępności — do wybranych dokumentów dostęp mogą otrzymać jedynie administratorzy lub menedżerowie. Twoje dane przechowywane są w chmurze. W momencie wystąpienia zagrożenia możliwy będzie więc szybki dostęp do dokumentacji zarówno z poziomu komputerów, jak i urządzeń mobilnych.
Plan ciągłości działania – wzór i gotowe materiały do edycji
Stwórz efektywny plan ciągłości działania w Calamari. Do Twojej dyspozycji oddajemy gotowe wzory takich dokumentów. Sprawdź materiały do edycji — to szablony, które możesz dostosować do potrzeb swojej firmy. Przygotuj optymalny Business Continuity Plan i reaguj na zagrożenia poprzez strategiczne działania.
Podsumowanie
Plan ciągłości działania to wewnętrzna dokumentacja firmowa, której celem jest umożliwienie jak najszybszego powrotu do prawidłowego funkcjonowania firmy w kryzysowej sytuacji. Firmy wykorzystujące nowe technologie powinny przygotować BCP na wypadek ataku hakerskiego oraz wycieku danych. Pierwszym krokiem podczas tworzenia dokumentacji BCP jest analiza ryzyka, której celem jest identyfikacja najważniejszych zagrożeń dla firmowych procesów. Kolejny etap to analiza wpływu na organizację, która określa procesy kluczowe z punktu widzenia ciągłości działania. Na tej podstawie należy stworzyć procedury odtworzeniowe. Plan ciągłości działania trzeba cyklicznie testować oraz aktualizować pod kątem nowego oprogramowania czy przepisów prawnych.
Źródła:
FAQ: Plan ciągłości działania - wzór do pobrania i kompletny przewodnik
Co to jest plan ciągłości działania?
Plan ciągłości działania (BCP) to część wewnętrznej dokumentacji firmy, która zawiera scenariusze postępowania w kryzysowych sytuacjach, takich jak atak hakerski, katastrofa naturalna czy utrata płynności finansowej.
Moja firma działa w sektorze bankowym – co wziąć pod uwagę tworząc BCP?
Przedsiębiorstwa związane z sektorem bankowym zgodnie z rekomendacją Komisji Nadzoru Finansowego mogą korzystać ze schematów COBIT (Control Objectives for Information and related Technology).
W jakim celu przeprowadza się analizę ryzyka (Risk Analysis)?
Celem analizy ryzyka jest identyfikacja najważniejszych zagrożeń dla firmowych procesów oraz określenie stopnia podatności na dane zagrożenia.
Po co przeprowadza się analizę wpływu na organizację (Business Impact Analysis)?
Business Impact Analysis pozwala wyłonić kluczowe procesy, które zapewniają ciągłość działania danej firmy. Na jej podstawie ustala się podstawowe parametry odtworzeniowe: RTO oraz RPO.
Co to jest RPO?
RPO to skrót od Recovery Point Objective – ten parametr odtworzeniowy określa akceptowalny poziom utraty danych w obliczu sytuacji kryzysowej.
Czy mogę stworzyć plan ciągłości działania w Calamari?
Tak, użytkownicy naszego systemu mogą skorzystać z gotowych wzorów oraz materiałów do edycji.
Czy w kryzysowej sytuacji będę mieć dostęp do dokumentacji mojej firmy w systemie Calamari z poziomu smartfona?
Tak, system Calamari jest kompatybilny nie tylko z komputerami, ale i z urządzeniami mobilnymi. Upoważnione osoby będą mogły zapoznać się więc z dokumentacją BCP również na służbowym smartfonie czy tablecie.
