System RCP, który zbiera godziny za Ciebie

Calamari rejestruje czas pracy przez aplikację, przeglądarkę, Kiosk na tablecie lub Slacka. Na koniec miesiąca masz gotową kartę czasu pracy, zamiast zbierać godziny mailem od managerów.

Wypróbuj za darmo

Umów demo

Dołącz do 130 000+

zadowolonych pracowników ze 100+ krajów

Podstawy

Jak działa system RCP?

System RCP, czyli oprogramowanie do rejestracji czasu pracy, zapisuje moment rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego pracownika. Zamiast podpisu na papierowej liście powstaje cyfrowy wpis z dokładnym znacznikiem czasu.

Pracownik potwierdza godziny jednym działaniem: przyciskiem w aplikacji, skanem kodu QR, kartą NFC albo komendą w Slacku. Program RCP przypisuje ten moment do właściwego dnia i zestawia go z harmonogramem przypisanym do pracownika.

Jeżeli wpisu brakuje lub różni się od planu, Calamari oznacza to jako nieprawidłowość — zgodnie z regułami, które ustawiasz samodzielnie.

Rejestracja czasu pracy

Pojedyncze zdarzenie: wejście, wyjście albo przerwa, z dokładną godziną i przypisaniem do pracownika.

Karta czasu pracy

Wpisy ułożone w dni robocze i wolne, zestawione z grafikiem. Na jej podstawie kadry rozliczają czas pracy.

Ewidencja czasu pracy

Dokumentacja, którą pracodawca prowadzi na podstawie tych danych. Wymagana przez Kodeks pracy.

Proces

Od odbicia do gotowego rozliczenia

Pięć etapów w Calamari, na końcu dokument, a nie luźny zbiór zapisów. Pracownik odpowiada za rejestrację, manager za weryfikację, kadry za reguły i raport.

Rejestracja

Pracownik rejestruje godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy za pomocą wybranej metody.

Karta czasu pracy

Zapisane godziny automatycznie pojawiają się na karcie czasu pracy pracownika.

Nieprawidłowości

System wskazuje m.in. brakujące godziny, spóźnienia i różnice względem zaplanowanego czasu pracy.

Korekta

Pracownik lub manager może poprawić nieprawidłowe wpisy lub dodać brakujące godziny. Każda zmiana zostaje zapisana w historii wpisu.

Rozliczenie

Manager przegląda kartę czasu pracy, a następnie kadry pobierają raport z danymi potrzebnymi do rozliczenia.

Podgląd na bieżąco

Widzisz obecność, zanim zamkniesz miesiąc

Manager widzi swój zespół, pracownik własne saldo, a kadry całość razem z nieobecnościami. Wnioski urlopowe i grafik opierają się na tych samych danych.

Calamari oznacza spóźnienie, zbyt krótką i zbyt długą zmianę oraz pracę w dniu wolnym. Dla każdego typu poza pracą w dniu wolnym ustawisz bufor od 0 do 120 minut.
Saldo, czyli różnicę między czasem zaplanowanym a przepracowanym, pracownik i manager widzą w karcie czasu pracy.

Scenariusze

System RCP dla biura, pracy zdalnej i terenowej

Praca zdalna

Problem

Godziny spływają w wiadomościach i arkuszach.

Rozwiązanie

Rejestracja z dowolnego urządzenia: aplikacja, przeglądarka lub Slack.

Efekt

Wpis powstaje tam, gdzie zaczyna się dzień pracy. Nikt nie zbiera godzin mailem.

Zespół hybrydowy

Problem

Dwa dni w biurze, trzy w domu i dwie różne rutyny.

Rozwiązanie

Jeden profil pracownika z dwiema metodami: Kiosk na miejscu, przeglądarka w domu.

Efekt

Jedna spójna karta czasu pracy i raport bez ręcznego sklejania.

Pracownicy terenowi

Problem

Kilka punktów dziennie i brak stałego biura.

Rozwiązanie

Aplikacja mobilna, opcjonalnie z geofencingiem dla wybranych lokalizacji.

Efekt

Serwisant potwierdza start dnia u klienta, manager widzi obecność na bieżąco.

Wypróbuj za darmo

Urządzenia i czytniki

Nie wiesz, na czym zespół ma się odbijać?

Telefon, wspólny tablet przy wejściu, karta NFC albo kod QR — urządzenia, wymagania i koszt każdego wariantu zebraliśmy w jednym miejscu.

Zobacz czytniki RCP

Wdrożenie

Jak wdrożyć program RCP bez przerywania pracy zespołu?

Sześć kroków zamiast kwartału. Oprogramowanie RCP uruchomisz bez wstrzymywania bieżącej pracy zespołu.

Wybierz metody

Wybierz metody osobno dla każdego zespołu i lokalizacji.

Ustaw reguły

Ustaw harmonogram, przerwy oraz reguły nieprawidłowości z buforami.

Przypisz uprawnienia

Przypisz uprawnienia managerom i osobom, które prowadzą dokumentację.

Przetestuj na jednym zespole

Przetestuj ustawienia na jednym zespole, na przykład przez tydzień.

Poinformuj zespół

Przygotuj krótką informację dla zespołu: co, gdzie i jak rejestrują.

Sprawdź pierwsze karty

Sprawdź pierwsze karty czasu pracy przed zamknięciem okresu.

Zgodność z przepisami

Lista obecności to jeszcze nie ewidencja

Dwa różne dokumenty i dwa różne obowiązki. Calamari dostarcza dane do obu, ale decyzję o formie ewidencji podejmuje pracodawca.

Lista obecności

Potwierdza sam fakt stawienia się w pracy.

Odpowiada na pytanie: kto dziś jest w pracy.
Nie zawiera wszystkich wymaganych informacji, więc nie zastępuje ewidencji.
W Calamari powstaje automatycznie z odbić pracowników.

Ewidencja czasu pracy

Dokumentacja, którą prowadzi pracodawca.

Obowiązek wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy.
Zakres danych określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Powstaje na podstawie danych z systemu RCP — zmienia się źródło danych, nie obowiązek.

Przydatne linki

Sprawdź też

Czytniki RCP

Urządzenia, wymagania i koszt każdej metody rejestracji.

Calamari Kiosk

Tablet albo telefon jako wspólny terminal przy wejściu.

Harmonogram godzin

Grafik, z którym system zestawia zarejestrowane godziny.

Raport ewidencji czasu pracy

Zestawienie dla kadr i płac, gotowe do eksportu.

Elektroniczna lista obecności

Kto dziś jest w pracy i czym to się różni od ewidencji.

Przerwy i wyjścia prywatne

Które przerwy wliczają się do czasu pracy, a które nie.

Wzmacniamy najszybciej rozwijające się organizacje

Uporządkuj rejestrację i ewidencję czasu pracy

Wypróbuj Calamari na własnym zespole albo umów demo — pokażemy konfigurację RCP dopasowaną do Twojego modelu pracy.

Wypróbuj za darmo

14 dni za darmo. Bez karty płatniczej.

Najczęstsze pytania o system RCP

Czym różni się program RCP od systemu RCP?

Niczym — to ta sama rzecz nazywana na trzy sposoby: system RCP, program RCP i oprogramowanie RCP. Skrót RCP oznacza rejestrację czasu pracy, a każda z tych nazw opisuje narzędzie, które zbiera godziny, wykrywa nieprawidłowości i przygotowuje dane dla kadr. W Calamari odpowiada za to moduł Czas Pracy.

Czym różni się system RCP od ewidencji czasu pracy?

System RCP zbiera dane o czasie i obecności. Ewidencja czasu pracy to dokumentacja, którą pracodawca prowadzi na podstawie Kodeksu pracy. Kodeks przewiduje wyjątki — godzin nie ewidencjonuje się między innymi przy ryczałcie za nadgodziny lub pracę w porze nocnej oraz u osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Czy system RCP wymaga zakupu terminala?

Nie. Czas rejestrujesz przez aplikację mobilną, przeglądarkę albo integracje, a urządzenie z aplikacją Calamari Kiosk pełni funkcję wspólnego rejestratora. Osobny sprzęt bywa potrzebny przy metodach zbliżeniowych: karty i tagi NFC kupuje się gotowe, z nadanymi numerami ID.

Czy pracownik może rejestrować czas z dowolnego miejsca?

Tak. Działa przeglądarka, aplikacja mobilna oraz integracje ze Slackiem i Microsoft Teams. Jeśli chcesz ograniczyć odbicia do konkretnego miejsca, włącz geofencing.

Co się dzieje, gdy pracownik zapomni odbić wejście albo wyjście?

System oznacza brakujący wpis jako nieprawidłowość, zgodnie z regułami ustawionymi w organizacji. Pracownik lub manager uzupełnia godziny ręcznie, a zmiana zostaje widoczna w historii wpisu.

Jak Calamari traktuje przerwy i pracę ponad grafik?

Przerwy płatne wliczają się do czasu pracy, bezpłatne system odlicza. Pracę ponad zaplanowaną zmianę i pracę w dniu wolnym Calamari oznacza jako nieprawidłowość, a różnicę między planem a wykonaniem pokazuje jako saldo. Klasyfikację nadgodzin i rozliczenie prowadzi pracodawca.

Czy rejestracja jest skomplikowana dla pracownika?

W aplikacji, przeglądarce i integracjach wystarczy kliknięcie start i stop. Przy Kiosku to skan kodu QR albo przyłożenie karty.