Ekwiwalent za pracę zdalną – komu przysługuje i ile wynosi?

Wprowadzenie pracy zdalnej zrewolucjonizowało sposób myślenia o efektywności i kulturze organizacyjnej przedsiębiorstw. Jednak obok korzyści płynących z elastyczności tego trybu współpracy, pojawiły się również konkretne wyzwania prawne i finansowe, z którymi muszą zmierzyć się właściciele firm oraz działy HR. Dowiedz się więcej o zasadach wypłaty ekwiwalentu za pracę zdalną.

Prawne obowiązki pracodawcy w zakresie zwrotu kosztów

Wprowadzenie pojęcia pracy zdalnej do Kodeksu pracy w kwietniu 2023 roku zmieniło zasady gry. Pracodawca stał się podmiotem zobowiązanym do realnego pokrywania kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika.

W praktyce oznacza to, że wykonywanie pracy zdalnej przez zatrudnionego generuje po stronie firmy konkretne zobowiązania. Nowe regulacje wprowadziły konkretne zobowiązania dla organizacji. Należą do nich wypłacanie pracownikom ekwiwalentu pieniężnego, ryczałtu oraz obowiązek dostarczenia narzędzi pracy, a w tym urządzeń technicznych. Oprócz tego pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Co nakazuje Kodeks pracy w kwestii rekompensat finansowych?

Art. 67(24) Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów:

• energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• związanych z instalacją, serwisem i konserwacją narzędzi pracy, jeśli zwrot przewidziano w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu lub poleceniu.

Co istotne, ani ekwiwalent pieniężny, ani ryczałt nie stanowią dla pracownika przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych.

Komu przysługuje ekwiwalent za pracę zdalną?

Świadczenie należy się każdemu pracownikowi etatowemu wykonującemu obowiązki w trybie zdalnym lub hybrydowym. Bez znaczenia pozostaje rodzaj umowy oraz wymiar etatu – liczy się fakt świadczenia pracy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Inaczej wygląda sytuacja osób na umowach cywilnoprawnych oraz pracujących na kontraktach B2B. Te formy współpracy nie podlegają Kodeksowi pracy, więc obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego nie powstaje z mocy ustawy.

‍

Co dokładnie musi pokryć ekwiwalent za pracę zdalną?

Dodatek za pracę zdalną nie jest premią ani bonusem motywacyjnym. To rekompensata za konkretne wydatki, jakie pracownik ponosi we własnym domu, zaspokajając potrzeby pracodawcy.

Jakie koszty pracodawca musi pokryć? Energia elektryczna i internet

Bez energii elektrycznej oraz stabilnego łącza sieciowego wykonywania pracy zdalnej jest niemożliwe.

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty usług telekomunikacyjnych, które są wykorzystywane do celów zawodowych. Oznacza to, że część abonamentu za internet powinna zostać zrefundowana w ramach miesięcznego ryczałtu lub ekwiwalentu. Podobnie sprawa wygląda w przypadku energii elektrycznej, która jest niezbędna do działania komputera czy oświetlenia biurka.

Wyliczając te kwoty, warto brać pod uwagę udokumentowane ceny rynkowe oraz średnie zużycie prądu przez standardowy sprzęt biurowy.

Rekompensata za amortyzację prywatnego sprzętu pracownika

Sytuacja komplikuje się, gdy pracownik korzysta z własnego laptopa, monitora albo drukarki. Firma musi wtedy wypłacić ekwiwalent za pracę na własnym sprzęcie. Dotyczy to nie tylko komputera, ale również biurka czy fotela, które ulegają naturalnemu zużyciu. Prawidłowa konserwacja narzędzi pracy leży w interesie obu stron, a środki finansowe przekazywane pracownikowi mają na celu zrekompensowanie spadku wartości jego prywatnego mienia wykorzystywanego dla potrzeby pracodawcy.

Ryczałt czy dokumentowany ekwiwalent za pracę – które rozwiązanie lepiej sprawdza się w firmie?

Wybór między ryczałtem a dokumentowanym ekwiwalentem za pracę na podstawie faktur rzutuje na codzienną pracę kadr.

Ryczałt to kwota stała, ustalona z góry, niezależna od rzeczywistych rachunków. Wypłaca się ją pracownikom regularnie i nie wymaga zbierania od nich dokumentów – faktur za zużycie mediów. Natomiast dokumentowany ekwiwalent za pracę działa odwrotnie – pracownik zbiera dowody wydatków, a pracodawca zwraca kwoty zgodne z rzeczywistym zużyciem. Jest to sprawiedliwe, wymierne rozwiązanie, ale jego wdrożenie generuje ogromne koszty administracyjne.

Z tego powodu większość nowoczesnych firm wybiera ryczałt. Pozwala on na ustalenie stałej kwoty za każdy dzień lub miesiąc wykonywania pracy zdalnej, opierając się na przewidywanych kosztach. Taka forma rozliczenia jest znacznie prostsza w obsłudze i w pełni akceptowana przez Kodeks pracy.

Jak poprawnie oszacować codzienne zużycie energii elektrycznej?

By poprawnie oszacować zużycie energii elektrycznej przez pracownika pracującego w trybie zdalnym, należ zsumować pobór mocy wszystkich narzędzi pracy używanych przez pracownika.

W procesie szacowania warto uwzględnić:

• moc znamionową laptopa i monitorów (wyrażoną w watach),
• średni czas pracy oświetlenia stanowiskowego,
• udokumentowane ceny rynkowe za 1 kWh energii.

Łączną moc urządzeń mnoży się przez liczbę godzin pracy, otrzymując dzienne zużycie. Tę wartość przemnaża się przez aktualną cenę energii elektrycznej i przez liczbę dni przepracowanych z domu.

Dodatkowo, w niektórych branżach należy wziąć pod uwagę ilość materiału wykorzystanego podczas pracy, np. papieru do drukarki czy tuszu, co również powinno wpływać na ostateczny ekwiwalent za pracę zdalną. Rzetelne wyliczenia chronią firmę przed zarzutem zaniżania rekompensaty i budują zaufanie w relacji z zespołem podczas codziennego wykonywania pracy zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej jako podstawa bezpiecznych rozliczeń

Regulamin pracy zdalnej to dokument, który porządkuje zasady współpracy w trybie home office. To właśnie w nim należy zapisać, jak wyliczany jest ekwiwalent za pracę zdalną, jakie są terminy jego wypłaty oraz jakie obowiązki spoczywają na pracowniku w zakresie raportowania obecności. Dobrze przygotowany regulamin to mniej pytań do managera HR i większa jasność dla całego zespołu.

W regulaminie warto zawrzeć w szczególności normy zużycia materiałów oraz zasady dotyczące konserwacji narzędzi pracy. Dokument ten powinien precyzyjnie określać, jakie usługi telekomunikacyjne niezbędne do pracy są refundowane przez firmę. Jasne zapisy chronią zarząd przed roszczeniami i pozwalają na sprawne wprowadzanie nowych osób do organizacji.

Jak zautomatyzować ewidencję dni zdalnych i urlopów, by ułatwić comiesięczne rozliczenia ryczałtu?

Ręczne zliczanie godzin i dni wykonywania pracy zdalnej to ogromne wyzwanie, zwłaszcza w dynamicznie rosnących firmach. Błędy w ewidencji mogą prowadzić do niewłaściwego naliczenia ekwiwalentu za pracę zdalną, co budzi frustrację pracowników.

Rozwiązaniem, które wspiera wydajność i pomaga managerom HR, jest pełna automatyzacja tych procesów. Systemy cyfrowe pozwalają na bieżąco monitorować, kto pracuje z biura, a kto w trybie home office, co jest niezbędne do poprawnego wyliczenia należności. Automatyzacja pozwala na:

• błyskawiczne generowanie raportów dotyczących wykonywania pracy zdalnej,
• automatyczne pomniejszanie ryczałtu o dni urlopu czy zwolnienia lekarskiego,
• łatwe przechowywanie dokumentacji niezbędnej dla organów kontrolnych.

Ekwiwalent za pracę zdalną – podsumowanie

• Prawidłowe rozliczanie kosztów związanych z domowym biurem to obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów i element budowania nowoczesnej marki pracodawcy.
• Ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną powinien być wyliczany w sposób sprawiedliwy, oparty na realnych parametrach, takich jak normy zużycia energii elektrycznej czy koszty usług telekomunikacyjnych.
• Wdrożenie jasnych zasad, wspartych przez odpowiedni regulamin pracy zdalnej i cyfrowe rozwiązania, minimalizuje ryzyko błędów i konfliktów w zespole.

Łatwe rozliczanie ekwiwalentu za pracę zdalną? Wybierz Calamari

Jeśli chcesz, aby ekwiwalent za pracę zdalną był wyliczany bezbłędnie i bez zbędnego wysiłku, postaw na Calamari. Nasz system pozwala na precyzyjną ewidencję czasu i miejsca wykonywania pracy zdalnej. Dzięki integracji z narzędziami do komunikacji Twoi pracownicy mogą łatwo oznaczać status swojej pracy, a Ty otrzymasz gotowe zestawienie do wypłaty ryczałtu. Nasze narzędzia wspierają potrzeby pracodawcy w zakresie automatyzacji procesów kadrowych, pozwalając na skupienie się na budowaniu silnego zespołu i zwiększaniu produktywności.

Już teraz za darmo przetestuj Calamari!