Okres ochronny pracownika – na czym polega?

Wyobraź sobie, że w Twojej firmie zapadła trudna decyzja o redukcji etatu. Jednak następnego dnia dowiadujesz się, że pracownik, którego miała ona dotyczyć, jest objęty ochroną – np. przedemerytalną. Dowiedz się, kiedy nie możesz wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, aby uniknąć takich błędów.

Czym z perspektywy firmy jest okres ochronny pracownika?

Okres ochronny pracownika oznacza czas, w którym pracodawca nie może wypowiedzieć mu umowy o pracę. Ogranicza to w pewnym stopniu swobodę zarządzania personelem i wprowadzania szybkich zmian.

Znaczenie przepisów Kodeksu pracy dla harmonogramowania kadr

Okres ochronny to ustawowy zakaz lub istotne ograniczenie możliwości wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. To regulacje wynikająca wprost z Kodeksu pracy, które chronią pracownika w ściśle określonych sytuacjach życiowych i zawodowych. Zanim pracodawca zdecyduje się na rozwiązanie umowy, musi sprawdzić, czy dany przypadek nie wchodzi w zakres przepisów ochronnych.

Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę może mieć charakter absolutny – wówczas wypowiedzenie jest całkowicie niedopuszczalne – lub względny, gdy pracodawca ma prawo wypowiedzieć umowę, ale z zachowaniem okresu wypowiedzenia i przy spełnieniu określonych warunków. Naruszenie tych zasad to poważne ryzyko, że pracownik zaskarży wadliwe wypowiedzenie i będzie starać się o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

Pracownik podlega ochronie, gdy jest nieobecny z powodu choroby, przebywa na urlopie lub innej usprawiedliwionej nieobecności, osiągnął wiek przedemerytalny, jest w ciąży albo korzysta z urlopu związanego z rodzicielstwem. Każda z tych sytuacji rządzi się nieco innymi zasadami.

Komu przysługuje okres ochronny w strukturach współczesnej organizacji?

Pracownik podlega ochronie, gdy jest nieobecny z powodu choroby, przebywa na urlopie lub innej usprawiedliwionej nieobecności, osiągnął wiek przedemerytalny, jest w ciąży albo korzysta z urlopu związanego z rodzicielstwem. Dotyczy to jednak tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

‍

Przepisy regulujące okres ochronny przed emeryturą

Ochronę przedemerytalną reguluje art. 39 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim pracodawca nie ma możliwości wypowiedzenia umowy pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego.

Ochrona przedemerytalna a kalkulacja daty osiągnięcia wieku emerytalnego

Obecnie powszechnie ustalona granica wieku emerytalnego wynosi w Polsce 60 lat dla kobiet oraz 65 lat w przypadku mężczyzn. Dlatego przedemerytalny okres ochronny startuje odpowiednio w wieku 56 i 61 lat. Oczywiście zasada ta działa wyłącznie pod warunkiem, że dotychczasowy okres zatrudnienia umożliwia danej osobie uzyskanie prawa do emerytury wraz z osiągnięciem tego wieku. Trzeba więc dokładnie weryfikować daty urodzenia członków zespołu oraz cały ich staż pracy.

Współpraca na czas określony w kontekście polityki senioralnej

Umowy na czas określony rządzą się nieco innymi regułami. Jeśli umowa ma wygasnąć przed osiągnięciem przez pracownika wieku emerytalnego, zakaz wypowiedzenia z art. 39 nie ma zastosowania – umowa po prostu wygasa z upływem terminu. Jednak jeśli zatrudnienie na czas określony trwa w momencie, gdy pracownik wchodzi w wiek przedemerytalny, pracodawca nie może tej umowy wypowiedzieć.

Zabezpieczenie ciągłości procesów podczas nieobecności personelu

Nagłe, niespodziewane luki kadrowe są wielką zmorą dla zajętych właścicieli małych i dużych biznesów. Niestety, surowe przepisy twardo zabraniają szefostwu wręczania dokumentów zwalniających w trakcie trwania urlopu oraz każdej innej usprawiedliwionej nieobecności etatowca.

Stabilność zespołu w obliczu urlopów związanych z rodzicielstwem

Pracownica w ciąży i pracownicy na urlopie rodzicielskim są objęci szczególną ochroną – zakaz wypowiedzenia i rozwiązania umowy obowiązuje już od chwili, gdy pracodawca zostaje poinformowany o ciąży. Co istotne, nawet jeśli pracodawca złożył wypowiedzenie przed powzięciem tej informacji, musi je cofnąć, gdy się o niej dowie. Ochrona obejmuje cały czas trwania ciąży oraz urlop macierzyński.

Urlop rodzicielski, wychowawczy i ojcowski również gwarantują ochronę przed wypowiedzeniem umowy. Uprawnienia te reguluje art. 177 Kodeksu pracy. W tym czasie pracodawca jest zobowiązany do zachowania miejsca wykonywania dotychczasowej pracy dla nieobecnego pracownika.

Zarządzanie kadrą przebywającą na zwolnieniu lekarskim i urlopie

Ochrona pracownika nieobecnego z powodu choroby zaczyna działać od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego. Zakaz zwalniania pracownika przebywającego na L4 wynika z art. 41 Kodeksu pracy:

„Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.”

Przepis ten gwarantuje, że od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego (stanowiącego usprawiedliwioną nieobecność) pracownik jest chroniony przed otrzymaniem standardowego wypowiedzenia. Ochrona ta trwa jednak tylko do momentu, w którym przepisy pozwalają pracodawcy na wdrożenie trybu z art. 53 Kodeksu pracy.

To właśnie ten artykuł określa granice czasowe wspomnianej ochrony (182/270 dni zasiłku + 3 miesiące świadczenia rehabilitacyjnego) i pozwala pracodawcy na rozstanie się z długotrwale chorym pracownikiem. Zgodnie z art. 53 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia (w trybie natychmiastowym, ale bez winy pracownika), jeżeli niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:

• dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,
• dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową.

Dlatego narzędzie do zarządzania nieobecnościami to podstawa sprawnego działu HR. Brak wglądu w aktualne statusy pracowników, daty zwolnień, urlopów i ich rodzajów może prowadzić do kosztownych błędów.

Kiedy organizacja ma prawo zwolnić pracownika objętego ochroną?

Prawo pracy przewiduje sytuacje, w których pracodawca może rozwiązać umowę nawet z pracownikiem objętym ochroną. To wyjątki od zasady – ale są wyraźnie określone i można z nich korzystać pod warunkiem zachowania ścisłych procedur.

Ciężkie naruszenie obowiązków oraz utrata zdolności do pracy

Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia – czyli zwolnienie dyscyplinarne – jest możliwe nawet w trakcie okresu ochronnego. Podstawami do tego są:

• ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych – zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Może to być stawienie się do pracy pod wpływem alkoholu, przywłaszczenie mienia pracodawcy, ujawnienie tajemnicy handlowej, nieusprawiedliwienie wielodniowej absencji. Każdy przypadek jest oceniany indywidualnie. Pracodawca musi działać szybko – ma tylko miesiąc od powzięcia informacji o naruszeniu na złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy;
• utrata przez pracownika uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na danym stanowisku –  zgodnie z art. 52 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy Jeśli pracownik straci niezbędne uprawnienia – np. licencję zawodową, prawo jazdy przy pracy kierowcy, czy certyfikat wymagany przepisami – pracodawca może rozwiązać umowę;
• całkowita niezdolność do pracy – gdy pracownik z tytułu całkowitej niezdolności do pracy nie może wykonywać dotychczasowej pracy, a pracodawca nie ma możliwości powierzenia mu innej, może rozwiązać umowę za wypowiedzeniem. Dzieje się to na mocy art. 40 Kodeksu pracy. Stanowi on jasno, że jeśli właściwy organ (lekarz orzecznik ZUS) wyda wiążące orzeczenie potwierdzające całkowitą niezdolność do pracy, a pracownik uzyska z tego tytułu prawo do renty, znika wtedy ochronny parasol przedemerytalny.

Wpływ ogłoszenia upadłości lub likwidacji na okres ochronny zatrudnionych

Ogłoszenie upadłości lub postawienie pracodawcy w stan likwidacji otwiera możliwość wypowiedzenia umowy pracownikom objętym ochroną – w tym pracownikom w wieku przedemerytalnym, ciężarnym i tym przebywającym na urlopach rodzicielskich. To wyjątek jasno uregulowany w Kodeksie pracy:

• zgodnie z art. 41 (1) § 1 Kodeksu pracy:

"W razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy, nie stosuje się przepisów art. 38, 39 i 41, ani przepisów szczególnych dotyczących ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę."

• zgodnie z art. 177 § 4 Kodeksu pracy:

"Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem w okresie ciąży, urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu rodzicielskiego może nastąpić tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany uzgodnić z reprezentującą pracownicę zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę."

Jak technologia ułatwia monitorowanie uprawnień i okresów ochronnych?

Moduły kadrowe potrafią obliczać daty wejścia pracownika w wiek przedemerytalny, przypominać o zbliżającym się rozpoczęciu okresu ochronnego i oznaczać umowy, które nie powinny być wypowiedziane.

Systemy do zarządzania nieobecnościami rejestrują każde zwolnienie lekarskie, urlop i jego rodzaj. Zintegrowane z modułem kadrowym, automatycznie blokują możliwość generowania wypowiedzenia dla pracownika objętego ochroną. Stanowią zabezpieczenie przed błędem ludzkim, który może kosztować firmę kilkadziesiąt tysięcy złotych w postaci odszkodowań i kosztów sądowych.

‍

Okres ochronny pracownika - podsumowanie

• Parasol prawny dba o bezpieczeństwo zatrudnionych w wyjątkowych sytuacjach życiowych – chroni osoby na kilka lat przed emeryturą, kobiety w ciąży, rodziców na urlopach związanych z opieką nad dzieckiem oraz ludzi zmagających się z przedłużającą się chorobą.
• Zanim podejmiesz decyzję o rozstaniu z członkiem zespołu, musisz zawsze dogłębnie zweryfikować jego status, ponieważ pomyłki proceduralne i naruszenie ochrony kończą się niezwykle kosztownymi procesami w sądzie pracy.
• Tarcza ochronna nie jest absolutna i natychmiast znika, gdy dochodzi do dyscyplinarnego zwolnienia z powodu rażących przewinień, niezawinionej utraty niezbędnych uprawnień lub ogłoszenia oficjalnej upadłości i likwidacji przedsiębiorstwa.
• Płynność procesów biznesowych, elastyczne zarządzanie zastępstwami i pełne bezpieczeństwo prawne organizacji zależą dziś od sprawnego monitorowania nieobecności za pomocą dedykowanych systemów HR.

Pilnuj okresu ochronnego za pomocą narzędzi Calamari

Ręczne kontrolowanie każdego zwolnienia lekarskiego, zliczanie dni urlopów rodzicielskich czy weryfikowanie dat urodzin całego personelu to zadania niezwykle żmudne i podatne na ludzkie błędy. Zamiast ryzykować poważne wpadki w dokumentacji, warto powierzyć te żmudne procesy niezawodnej technologii.

System Calamari automatycznie gromadzi, przetwarza i aktualizuje najważniejsze dane dotyczące absencji oraz precyzyjnego statusu absolutnie każdego członka zespołu. Dzięki bardzo czytelnym pulpitom i błyskawicznym powiadomieniom, przełożony od razu widzi, kto aktualnie przebywa na długim L4, komu przysługuje urlop wychowawczy lub kto właśnie zbliża się do statusu seniora i jaki wymiar czasu pracy go obowiązuje.

Skontaktuj się z nami, by za darmo przetestować narzędzia Calamari!

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• ROZPORZĄDZENIE MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1 z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

‍