Praca zdalna to dziś stały element strategii wielu organizacji. Zastanawiasz się, jak formalnie wprowadzić ten model w swojej firmie? Oto przewodnik po przepisach, obowiązkach i sprawdzonych rozwiązaniach.
Praca zdalna - co to właściwie jest? Definicja i najważniejsze informacje
Praca zdalna w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (art. 67) to wykonywanie obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy. Pracownik zdalny wskazuje miejsce, w którym chce pracować, a pracodawca je każdorazowo uzgadnia. Może to być mieszkanie pod adresem zamieszkania pracownika, kawiarnia czy wynajęte biuro – liczy się porozumienie obu stron. W przypadku pracy zdalnej również wymagane jest ewidencjonowanie czasu pracy.
To rozwiązanie sprawdza się świetnie w zawodach administracyjno-biurowych czy IT. Nie nadaje się natomiast do prac wymagających obecności w zakładzie – prac produkcyjnych, magazynowych czy związanych z bezpośrednią obsługą klientów w lokalu.
Na czym polega praca zdalna?
Praca zdalna opiera się na wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce oznacza to korzystanie z laptopów, telefonów, platform do wideokonferencji i narzędzi do zarządzania projektami. Pracownik pozostaje w stałym kontakcie z zespołem, choć fizycznie przebywa poza biurem.
Warto jednak pamiętać, że praca zdalna nie oznacza całkowitej swobody pracownika. Nadal obowiązują go godziny pracy (chyba że ustalono zadaniowy czas pracy) oraz konieczność potwierdzania obecności, np. poprzez logowanie do systemu HR.
Praca zdalna w świetle przepisów Kodeksu pracy
Przepisy regulujące pracę zdalną znajdziesz w rozdziale IIc Kodeksu pracy (artykuły od 67(17) do 67(34)).
Kodeks rozróżnia dwa podstawowe tryby wprowadzania pracy zdalnej. Pierwszy to jej uzgodnienie przy zawieraniu umowy o pracę – już na starcie ustalasz z kandydatem, że będzie pracował w trybie zdalnym. Drugi to zmiana formy współpracy w trakcie zatrudnienia – na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy. Oprócz tego w sytuacjach kryzysowych – jak stan epidemii – możesz polecić pracę zdalną bez skomplikowanych formalności, jeśli pracownik potwierdzi, że ma ku temu warunki.
Praca zdalna - prawa i obowiązki pracodawcy
Jako pracodawca ponosisz odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy również wtedy, gdy pracownik pracuje z domu. Musisz zapewnić mu narzędzia pracy – laptop, telefon, oprogramowanie. Jeśli pracownik używa własnego sprzętu, należy mu się ekwiwalent pieniężny w uzgodnionej wysokości. Pokrywasz też koszty energii elektrycznej i internetu związane z wykonywaniem pracy. Możesz wypłacać ryczałt, zamiast rozliczać każdy wydatek z osobna – to prostsze rozwiązanie dla obu stron.
Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej. Uwzględniasz w niej wpływ pracy przy komputerze na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i komfort psychiczny. Na tej podstawie przygotowujesz informację o zasadach bezpiecznej organizacji stanowiska pracy zdalnej. Pracownik potwierdza, że się z nią zapoznał.
Praca zdalna - prawa i obowiązki pracownika
Pracownik wnioskujący o pracę zdalną bierze na siebie kilka konkretnych obowiązków:
- musi potwierdzić, że w miejscu wskazanym do pracy zdalnej są zapewnione odpowiednie warunki lokalowe i techniczne;
- musi zorganizować swoje stanowisko pracy zgodnie z wymaganiami ergonomii, o których został poinformowany przez pracodawcę;
- zobowiązuje się przestrzegać procedur bezpieczeństwa danych osobowych. Zapoznanie się z procedurami potwierdza pisemnie lub elektronicznie;
- w przypadkach, gdy wykonywanie pracy zdalnej będzie niemożliwe (np. z powodu awarii internetu) – pracownik musi niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę.
Jak wprowadzić pracę zdalną w organizacji?
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe, pracodawca ustala te zasady w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Dokument taki powinien określać m.in. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów, zasady porozumiewania się stron oraz zasady kontroli wykonywania pracy.
Gdy regulamin jest gotowy, następuje uzgodnienie porozumienia między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Może to być aneks do umowy (jeśli pracownik jest już zatrudniony) lub zapis w nowej umowie. Pamiętaj, że nawet jeśli nie masz w firmie rozbudowanego regulaminu (bo np. nie udało się dojść do porozumienia ze związkami), wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne na podstawie:
- indywidualnego porozumienia z pracownikiem;
- polecenia pracodawcy (w określonych ustawowo przypadkach – np. gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej).
Praca zdalna na wniosek pracownika
Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną w każdym momencie zatrudnienia. Ty jako pracodawca rozpatrujesz go indywidualnie. Możesz odmówić jego uwzględnienia, jeśli rodzaj pracy lub organizacja firmy na to nie pozwalają. Wtedy informujesz o przyczynie odmowy w ciągu siedmiu dni roboczych.
Są jednak pracownicy, których wniosek musisz uwzględnić – chyba, że rzeczywiście nie da się tego zrobić. Mowa o kobietach w ciąży, rodzicach dzieci do 4. roku życia oraz opiekunach osób z orzeczeniem o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Okazjonalna praca zdalna
Kodeks przewiduje również uproszczoną formę – to okazjonalna praca zdalna z dowolnego miejsca, jednak najlepiej ustalonego z przełożonym. Pracownik może z niej skorzystać do 24 dni w roku, składając prosty wniosek. Nie potrzebujesz wtedy rozbudowanej dokumentacji ani formalnych porozumień. To wygodne rozwiązanie na sytuacje jednorazowe – wizytę hydraulika, oczekiwanie na kuriera czy dzień, gdy dziecko ma infekcję.
Problemy i wątpliwości związane z wprowadzeniem pracy zdalnej
Nowy tryb wykonywania obowiązków, jakim jest telepraca, może wpłynąć negatywnie na kulturę i wyniki w pracy. Dla menedżera, który dotąd nie zarządzał rozproszonym zespołem i jest przyzwyczajony do ścisłej kontroli pracowników, może być to nie lada wyzwanie.
Mamy jednak dobre informacje!
Po pierwsze, wprowadzenie i przyzwyczajenie się do pracy mobilnej wcale nie jest trudne. Po drugie –praca zdalna staje się nowym popularnym trendem na świecie, więc umiejętności zarządzania takimi zespołami stanie się pożądaną na rynku kompetencją.
Wiele badań wskazuje na to, że odsetek pracowników zdalnych rośnie i coraz więcej organizacji decyduje się na zatrudnianie freelancerów lub zespołów rozproszonych po całym świecie. Wiedza, którą teraz zdobędziesz, zostanie z Tobą na zawsze i będziesz z niej korzystać na co dzień.
Jak więc zastosować się do zaleceń rządu i sprawnie zorganizować zdalną pracę w Twojej firmie i startupie? Oto przydatne wskazówki!
Wprowadzenie pracy zdalnej - o czym jeszcze musisz pamiętać?
O sukcesie wdrożenia w zakładzie pracy modelu pracy zdalnej decydują detale operacyjne. Dotyczą one m.in. współpracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej i zarządzania rozproszonym zespołem.
Kontrola przystosowania stanowisk pracy oraz bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
To podstawowa informacja, jaką musisz uzyskać, nim wprowadzisz odgórne zalecenie na temat telepracy. Choć większość pracowników nie powinna mieć nic przeciwko pracy w domu, niektórzy mogą zgłaszać problemy, na które trzeba być przygotowanym – brak odpowiedniego sprzętu, problemy z oprogramowaniem i dostępami do lokalnych systemów i baz danych. Wśród innych problemów znajdą się również te bardziej prozaiczne: brak biurka do pracy i możliwości przetransportowania go, problemy z łączem internetowym.
Wybór osoby do kontaktu z pracownikami zdalnymi – z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i tradycyjnej
Wiedząc, co to jest praca zdalna, zdajesz sobie sprawę z faktu, że wprowadzenie jej w organizacji może utrudnić niektóre procesy – szczególnie te związane z pocztą i dokumentami. Lepiej więc od razu zająć się tą kwestią, by w razie pytań pracowników mieć przygotowaną odpowiedź.
Jak rozwiązać ten problem? Możesz poprosić pracownika recepcji, by przychodził do biura raz w tygodniu po odbiór poczty. A może mogłaby to być jedna z osób, która mieszka blisko biura? Decyzja należy do Ciebie, jednak w przypadku tak ekstremalnej sytuacji jak pandemia koronawirusa musisz pamiętać, że zdrowie pracowników jest najważniejsze i należy postępować zgodnie z instrukcjami WHO i Głównego Inspektora Sanitarnego.
Zanim odprawisz podwładnych na pracę zdalną, zastanów się, w jaki sposób pracownicy mogą ominąć bądź ograniczyć liczbę dokumentów wymagających ręcznego podpisu. Wiele z nich – jak wnioski urlopowe, rozliczanie nadgodzin czy lista obecności – da się rozpatrzyć elektronicznie z użyciem odpowiedniego programu do ewidencji czasu pracy i zarządzania nieobecnościami. Pomyśl o tym, w jaki sposób możesz uprościć proces podpisywania dokumentów – rozwiązanie tej kwestii przyda Ci się niejednokrotnie w przyszłości.
Wybór odpowiednich narzędzi do komunikacji w firmie
Przejście na zdalną pracę w domu i związane z nim rozproszenie zespołu wymusza na firmie zmianę sposobu wewnętrznej komunikacji, sprawnego przekazywania rozbudowanego know-how, prostych informacji, a także archiwizowania i udostępniania dokumentów. Niezbędne będą do tego programy online do przechowywania dokumentów (np. Google Drive), zarządzania pracą (np. Asana, Trello, JIRA czy Basecamp) oraz do regularnej komunikacji, która pozwoli nie tylko na przekazywanie istotnych informacji, ale również na swobodne rozmowy pomiędzy pracownikami, które podsycają poczucie przynależności do jednej organizacji.
Dobra komunikacja to niezwykle ważny aspekt, szczególnie w czasach społecznego dystansowania się w celu zachowania bezpieczeństwa. Brak kontaktów międzyludzkich może negatywnie wpływać na samopoczucie psychiczne pracowników, dlatego warto zadbać o miejsce do swobodnych rozmów online, które pozwoli podwładnym na odrobinę relaksu i zasmakowania życia towarzyskiego w wersji elektronicznej.
W kwestii komunikacji żadne inne rozwiązanie nie sprawdzi się tak dobrze jak komunikator Slack. Pozwoli nie tylko na prowadzenie rozmów prywatnych oraz biznesowych, ale również na przesyłanie plików, komunikację głosową oraz zarządzanie zewnętrznymi zintegrowanymi aplikacjami za pomocą komend. W dalszej kolejności warto zadbać o narzędzia do wideokonferencji, takie jak Zoom, Google Hangouts czy Skype.
Sprawdź integrację Calamari ze Slackiem i zobacz, jak może usprawnić działanie Twojej firmy i startupu.
Wsparcie pracowników we wdrożeniu do pracy zdalnej
Przejście na pracę online z domu to spora zmiana zarówno dla Ciebie jako menedżera jak i dla Twoich podwładnych. Pracownicy będą musieli wypracować sobie nową rutynę, która do tej pory budowała w nich poczucie powtarzalności, przynależności do grupy i bezpieczeństwa. W trakcie pracy stacjonarnej dla wszystkich jest jasne, o której godzinie dana osoba przychodzi do pracy, o której godzinie jest przerwa obiadowa, kto jest za co odpowiedzialny, czy dobrze wykonuje swoje obowiązki oraz kogo zapytać o radę czy pożalić się w jakiejś sprawie.
Pracując w biurze, można również szybciej uzyskać informacje – często wystarczy zadać pytanie koleżance ze stanowiska czy pokoju obok bez konieczności samodzielnego szukania odpowiedzi w mailu czy spisie z procedurami. Podczas pracy zdalnej nie ma takich możliwości. Pracownicy muszą wykazać się samodyscypliną, dobrą organizacją pracy i skrupulatnością. Muszą dbać również o regularne uzupełnianie dokumentów online i raportowanie swoich zadań oraz postępów. Muszą też stale pozostawać online! Na szczęście tego typu zmiany i nowe rytuały przynoszą korzystne zmiany we wszystkich organizacjach.
Największy problem menedżerów – jak oceniać, monitorować i rozliczać telepracę?
Rozliczanie pracy zdalnej i ocena jej efektów to największe obawy towarzyszące menedżerom zarządzającym mobilnymi zespołami. Kierownicy działów często tracą poczucie kontroli, jeśli nie widzą pracowników na co dzień w biurze. Zupełnie niesłusznie.
Kontrolowanie pracy zdalnej wymaga od pracownika cotygodniowych podsumowań zadań i efektów pracy, na podstawie których można ocenić jego skuteczność. Jeśli jednak zależy Ci na rozliczaniu podwładnych na podstawie przepracowanych godzin, pomogą Ci narzędzia do ewidencji czasu pracy zdalnej, takie jak Calamari, które pomogą też kontrolować miejsce, z którego ludzie wykonywali swoje obowiązki oraz czas spędzony na pracę nad danymi projektami.
Praca zdalna - podsumowanie
Elektroniczna kontrola czasu pracy to coś, czego potrzebujesz, by rozwiać większość obaw związanych z pracą online na odległość. Pozwala na łatwe rejestrowanie przepracowanych godzin również dzięki integracji z komunikatorem Slack. Jeśli planujesz wprowadzenie pracy na odległość na dłuższy czas i szukasz programu do zdalnego zarządzania zespołem, sprawdź nasz poradnik, poznaj pomocne narzędzi Calamari i zacznij działać!
Źródła:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),
- https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna.
- https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna---pytania-i-odpowiedzi.
FAQ: Praca zdalna - co to jest? Jak wprowadzić ją w firmie?
Czy pracodawca może skontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną w jego domu?
Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, kontrolę w zakresie BHP oraz przestrzegania procedur ochrony danych. Kontrola ta musi się jednak odbywać w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy i w godzinach jego pracy. Nie może ona naruszać prywatności pracownika ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Czy pracodawca musi zwrócić koszty za prąd i internet przy pracy zdalnej?
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Najczęściej odbywa się to w formie ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom mediów. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej (do 24 dni w roku) obowiązek ten nie występuje.
Czy każdy pracownik może zawnioskować o pracę zdalną?
Wniosek może złożyć każdy pracownik, ale pracodawca nie zawsze musi go uwzględnić. Wyjątkiem są grupy uprzywilejowane (m.in. rodzice dzieci do lat 4., kobiety w ciąży, opiekunowie osób niepełnosprawnych), których wniosek pracodawca co do zasady musi przyjąć, chyba że nie pozwala na to organizacja lub rodzaj pracy.
Czym różni się okazjonalna praca zdalna od "zwykłej" pracy zdalnej ?
Okazjonalna praca zdalna jest limitowana do 24 dni w roku kalendarzowym i wiąże się z uproszczonymi formalnościami. Z jej tytułu pracodawca nie musi pokrywać kosztów mediów, zapewniać narzędzi pracy ani tworzyć regulaminu dla tego trybu.
