Punkt wyjścia: nieobecności rozsiane po Excelach
Zanim pojawiło się Calamari, urlopy i nieobecności żyły w arkuszach – osobnych dla każdego działu. Taki model działa, dopóki firma jest mała i wszyscy siedzą w jednym miejscu. Przy dwóch spółkach na dwóch rynkach szybko zamienia się w źródło chaosu.
Dlaczego Calamari: dwie spółki na jednym koncie
Przy wyborze narzędzia najważniejsze okazało się to, czego arkusze nie potrafiły udźwignąć: obsługa różnych typów nieobecności z różnych lokalizacji oraz prowadzenie obu spółek, Fru i Vola, na jednym koncie.
Co zdecydowało o wyborze:
- obsługa różnych typów nieobecności z różnych lokalizacji
- dwie spółki, Fru i Vola, na jednym koncie
- logowanie przez Microsoft 365, bez zakładania kolejnych haseł
Ten ostatni punkt z pozoru drobny, w praktyce okazał się ważny dla adopcji.
Zależało nam na obsłudze różnych typów nieobecności z różnych lokalizacji i na tym, żeby prowadzić obie spółki – Fru i Vola – na jednym koncie. Duże znaczenie miało też logowanie przez Microsoft 365, bo po prostu ułatwia pracownikom korzystanie z narzędzia.
Wdrożenie „z dnia na dzień"
Zamiast długiego projektu wdrożeniowego firma zaczęła korzystać z Calamari niemal od razu. „Wdrożenie było bardzo proste i szybkie, zaczęliśmy korzystać praktycznie z dnia na dzień. Dziś wszyscy pracownicy aktywnie używają Calamari" - mówi Aleksandra Kulińska.
Najszybciej zmienił się sam sposób zgłaszania urlopów. Zniknęły excele i i czekanie na pisemną akceptację przełożonego. Proces stał się szybki i przestał być ograniczony do godzin pracy.
Największą zmianą jest czas zgłaszania urlopów. Nie trzeba już składać wniosku u przełożonego i czekać na pisemną akceptację - teraz robi się to szybko i o dowolnej porze.
Wspólny kalendarz: serce pracy rozproszonego zespołu
Tu ujawnia się prawdziwa wartość jednego konta dla dwóch spółek. Wspólny kalendarz, widoczny zarówno dla zespołów, jak i dla administratora, pozwala jednym rzutem oka sprawdzić, kto z Fru i kto z Vola ma dzień wolny, zanim ktokolwiek napisze wiadomość na Teams.
Kalendarz widoczny dla zespołów i dla mnie jako administratora bardzo pomaga sprawdzać dni wolne pracowników - po stronie Fru i po stronie Vola. Zanim sięgniemy po wiadomość na Teams, po prostu widzimy, kto ma wolne.
Ta sama przejrzystość ułatwia planowanie zastępstw i pracę z różnymi typami umów.
Aplikacja mobilna, powiadomienia, logowanie przez Microsoft 365 - naprawdę zmieniła sposób, w jaki ludzie zgłaszają nieobecności. Szybko sprawdzimy też, kto kogo zastępuje. Calamari bardzo pomaga w zarządzaniu zespołem na różnych typach umów.
Co zmieniło się dla HR i pracowników
Poza samym kalendarzem doszły dwie rzeczy, które odciążyły dział HR i samych pracowników.
Pierwsza to proste generowanie raportów na podstawie wniosków, gotowych do przesłania prosto do HR.
Druga to stały wgląd w limity urlopowe: każdy pracownik sprawdza je sam, w dowolnym momencie, bez pytania kadr.
Co poleciliby innej firmie
Z perspektywy czasu ocena jest jednoznaczna: to dobra inwestycja, która faktycznie wpływa na tempo i jakość pracy. Do tego mają jedną bardzo praktyczną radę:
Oceniamy Calamari jako bardzo dobrą inwestycję, która faktycznie wpływa na jakość i tempo pracy. Zdecydowanie radzimy wyznaczyć w firmie »opiekuna« - osobę, która dobrze pozna narzędzie i będzie się po nim swobodnie poruszać. U nas na przykład jednym z benefitów jest dodatkowy dzień wolny na badania - taką regułę trzeba było stworzyć i udostępnić pracownikom. Przy firmie naszej wielkości, do 60 osób, jedna osoba w roli administratora w zupełności wystarczy.
