Google Calendar i Spreadsheets przestały wystarczać
Useme rosło i potrzebowało uporządkować dwie rzeczy: grafiki i rejestrację czasu pracy w wybranych zespołach oraz zarządzanie obecnością i urlopami w całej firmie. Google Calendar i arkusze kalkulacyjne, które wcześniej się sprawdzały, przy rosnącej organizacji zaczęły generować więcej pracy niż oszczędzać.
Calamari było pierwszym narzędziem, które zespół wybrał. Przekonała ich prostota rozwiązania i to, że Calamari jest polskim produktem. Dla firmy, która sama upraszcza procesy dla swoich klientów, wybór narzędzia HR o podobnej filozofii był naturalny. Ważna była też wystarczająca liczba funkcji dla niedużego zespołu, który nie potrzebuje zaawansowanego narzędzia do HR i skomplikowanych procesów.
Czy system HR może działać inaczej dla różnych zespołów w firmie?
67 osób w Useme pracuje w 7 zespołach, ale moduł Czasu Pracy uruchomiony jest tylko w dwóch z nich: Customer Service i Finance. Reszta firmy korzysta z modułów Nieobecności i Pracownicy. Możliwość uruchomienia wybranych modułów dla wybranych grup, a nie wszystkich użytkowników, okazała się jednym z argumentów przy wyborze narzędzia.
W zespole Customer Service, który pracuje zmianowo, moduł Czasu Pracy ma szczególne znaczenie.
Dla mnie, jako Heada działu, szczególnie przydatna jest możliwość mierzenia czasu pracy i generowania raportów, które ułatwiają obliczanie nadgodzin oraz godzin zaległych do odpracowania. W zespole Customer Service ma to duże znaczenie, ponieważ pracujemy zmianowo i ważne jest, aby mieć jasny wgląd w przepracowany czas oraz ewentualne nadgodziny.
"Bardzo pomocny jest również kalendarz, w którym widać zarówno bieżące, jak i planowane nieobecności – dzięki temu łatwo sprawdzić, kto jest w danym momencie niedostępny lub kto planuje dłuższy urlop." – mówi Agata Kołodziej-Dynaryńska – "Ułatwia to organizację pracy zespołu, a także planowanie spotkań w szerszym kontekście całej firmy. Z kolei raporty dotyczące dni wolnych pomagają ocenić dostępność pracowników i odpowiednio reagować w sytuacjach, gdy czyjaś nieobecność zaczyna się częściej powtarzać lub trwa dłużej."
Oba zespoły korzystające z modułu Czasu Pracy logują godziny najczęściej przez Slacka, a w drugiej kolejności przez przeglądarkę.
Jak dopasować ścieżki akceptacji urlopów do kultury organizacyjnej firmy?
Jednym z ciekawszych rozwiązań w Useme jest sposób, w jaki firma obsługuje wnioski urlopowe kadry zarządzającej. Możliwość dopasowania procesów akceptacji pod stanowisko i zespół pozwoliła firmie na konfigurację, w której zgłoszenia headów akceptują się automatycznie.
Jedną z rzeczy, która najbardziej mnie zaskoczyła po dołączeniu do Useme, było to, że w przypadku headów zgłoszenia urlopowe w Calamari… po prostu akceptują się automatycznie. I to naprawdę działa.
Na pierwszy rzut oka może się to wydawać ryzykowne, ale w praktyce jest odwrotnie. To rozwiązanie opiera się na bardzo dojrzałej kulturze organizacyjnej. Każdy lider dobrze rozumie swoją odpowiedzialność – zarówno za swoje projekty, jak i za zespół – i dba o to, żeby przed nieobecnością wszystkie kluczowe tematy były zaopiekowane, a interesariusze wiedzieli, co wydarzy się w międzyczasie.
W efekcie wiele rzeczy dzieje się tu naturalnie, bez dodatkowych warstw kontroli. Proces działa, bo ludzie naprawdę pilnują swoich obszarów.
Calamari wspiera takie podejście, bo pozwala dopasować ścieżki akceptacji do stanowiska i zespołu. Firma, która buduje kulturę opartą na zaufaniu, potrzebuje narzędzia, które nie wymusza zbędnych kroków.
Jak integracja systemu HR ze Slackiem i Google Calendar usprawnia codzienną pracę?
Integracje ze Slackiem i Google Calendar to dla zespołu Useme jeden z największych plusów Calamari. Automatyczna aktualizacja statusów między Calamari a innymi aplikacjami oznacza, że nikt nie musi pamiętać o dodawaniu nieobecności w kalendarzu czy ustawianiu statusu na Slacku. Jak mówi zespół: "Wszystko jest mega przejrzyste."
Akceptacja urlopów przez Slacka jest super – mogę zrobić to od razu po wnioskowaniu przez pracownika, nic nie musi "leżeć na biurku" czy czekać, aż zajrzę do Calamari.
Logowanie czasu pracy przez Slacka to kolejne ułatwienie. Nie trzeba uruchamiać osobnej strony Calamari, bo wszystko odbywa się w narzędziu, z którego zespół i tak korzysta na co dzień. Podgląd dostępnych dni wolnych na Slacku ułatwia wnioskowanie o urlop i pilnowanie limitów.
Pracownicy Useme najczęściej korzystają z wnioskowania o wolne, a ich ulubioną funkcją jest kalendarz nieobecności i jego integracja z Google Calendar i Slackiem. Ostatnio firma wprowadziła też załatwianie formalności przez moduł Pracownicy.
Jak restrykcje w systemie HR pomagają pilnować zasad urlopowych bez angażowania managera?
Useme korzysta z 6 typów restrykcji w module Nieobecności. Każda z nich rozwiązuje konkretny problem:
- Restrykcje dotyczące zgłaszania nieobecności pozwalają pilnować zgłaszania urlopów z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zespół nie był zaskakiwany dłuższymi urlopami na ostatnią chwilę.
- Brak możliwości zgłaszania urlopu wstecz wymusza dodawanie nieobecności na bieżąco, a nie po fakcie.
- Z kolei restrykcja uniemożliwiająca wyznaczenie nieobecnego zastępcy pomaga unikać braków kadrowych w danym czasie.
System pilnuje zasad automatycznie, zdejmując tę odpowiedzialność z managerów i zespołu HR.
Jak budować kulturę zespołową w firmie pracującej zdalnie?
Powiadomienia o urodzinach w Calamari przypominają zespołowi Useme, aby złożyć życzenia solenizantowi na Slacku. Udostępniają je wraz z gifem, filmikiem lub kartką, i każdy z pracowników ma okazję napisać coś od siebie. To drobna funkcja, ale w rozproszonej organizacji takie rytuały mają znaczenie.
Czy warto przejść z Excela na system HR? Jak wygląda zwrot z inwestycji?
Po trzech latach z Calamari zespół Useme widzi konkretne rezultaty:
- Kontrola nad czasem pracy w zespołach pracujących według grafików – weryfikacja, czy czas pracy jest przestrzegany i czy występują nadgodziny.
- Porządek w zgłaszaniu nieobecności – w Useme obowiązuje prosta zasada: jeśli czegoś nie ma w Calamari, nie istnieje.
- Obieg dokumentów w jednym miejscu – teczki pracowników dostępne online, co jest szczególnie wartościowe przy pracy zdalnej. Jeden kanał do zapoznania się z dokumentami i ich akceptacji zamiast rozproszonych plików.
Calamari pomogło nam uporządkować ważne procesy w organizacji i wprowadzić większą przejrzystość w codziennej pracy. Nie musimy śledzić licznych tabelek, exceli z godzinami pracy i liczyć ich samodzielnie, pamiętać o zaznaczaniu urlopów w kilku aplikacjach. Ułatwia to onboarding nowych pracowników, ale i codzienną pracę, zwłaszcza managerów zarządzających zespołami, plus porządkuje obieg dokumentów.
Choć trudno zamknąć to w konkretnych liczbach, narzędzie realnie usprawniło sposób, w jaki pracujemy oraz ściągnęło z naszych barków odpowiedzialność za rozproszone dokumenty i procesy, zbierając wszystko w intuicyjnej aplikacji, co zdecydowanie postrzegamy jako wartościowy zwrot z inwestycji."
Co powiedzielibyście firmie, która rozważa wdrożenie systemu HR?
Zawsze można poprosić o wsparcie supportu Calamari – opieka i szybkość reakcji są na najwyższym poziomie. A samo narzędzie jest naprawdę proste i zawiera najpotrzebniejsze elementy, bez zbędnych rozpraszaczy.
