Praca zdalna wymaga narzędzi HR dostępnych online
Netguru od początku działało w modelu zdalnym - zanim praca rozproszona stała się standardem w branży IT. W takiej organizacji zarządzanie nieobecnościami musiało od pierwszego dnia funkcjonować w pełni online, bez papierowych wniosków i ustaleń na korytarzach.
Calamari jest ważnym elementem naszych procesów HR. Od zawsze byliśmy firmą zdalną, dlatego obsługa wniosków urlopowych przez system była dla nas kluczowa.
Dla firmy liczącej dziś około 360 osób rozproszonych w różnych lokalizacjach, jedno centralne narzędzie do zarządzania nieobecnościami to operacyjna konieczność. Calamari tę rolę pełni nieprzerwanie od 2016 roku.
Co trzyma współpracę przez dekadę
Ponad 10 lat z jednym narzędziem HR to w branży technologicznej rzadkość. Firmy IT regularnie zmieniają narzędzia, testują nowe rozwiązania, optymalizują. Jeśli narzędzie przetrwało dekadę, to nie przez inercję - lecz dlatego, że dostarcza realną wartość.
Unikalną wartością Calamari jest połączenie prostoty użytkowania z realnym dopasowaniem do potrzeb działu HR i płac. System jest intuicyjny zarówno dla pracowników, jak i menedżerów, a jednocześnie daje możliwość dostosowania struktury, rodzajów umów i ścieżek akceptacji do potrzeb firmy.
Za długoletnią współpracą stoi także relacja z zespołem Calamari - Netguru ocenia kontakt z Obsługą Klienta jako rzetelny, pomocny i szybki.
Kontakt z zespołem Obsługi Klienta oceniamy jako rzetelny i bardzo szybki. Zgłoszenia są obsługiwane sprawnie, a komunikacja jest jasna i rzeczowa. Doceniamy ciągły rozwój produktu i otwartość zespołu na nasze uwagi.
Restrykcje w Nieobecnościach: porządek zamiast ręcznej kontroli
Netguru korzysta z 7 typów restrykcji w module Nieobecności Calamari. To funkcja, która automatycznie pilnuje zasad - limitów, kolejności, poprawności wniosków - zdejmując tę odpowiedzialność z barków zespołu HR i menedżerów.
Restrykcje porządkują procesy i zdejmują z zespołu HR oraz menedżerów dużą część ręcznej kontroli poprawności wniosków. Pracownicy składają wnioski zgodnie z zasadami, co oznacza mniej błędów, mniej korekt i szybszy obieg wniosków.
Zespół Netguru podchodzi do tej funkcji pragmatycznie — dostrzega nie tylko korzyści, ale i ograniczenia:
Ta funkcja ma swoje wady i zalety. W przypadku konieczności skorygowania błędnej nieobecności wymaga zaangażowania administratora. Niewątpliwie jednak daje to więcej oszczędności czasu i większą spójność danych, a dla pracowników — jasne, przewidywalne zasady obsługi nieobecności.
W praktyce korzyści zdecydowanie przeważają - zespół zyskuje czas i spójność danych.
API jako łącznik systemów firmowych
Wiele firm korzysta z Calamari jako samodzielnego narzędzia. Netguru poszło krok dalej, wykorzystuje API systemu do budowania własnych integracji, które spinają procesy HR z resztą firmowej infrastruktury.
Korzystamy z API Calamari do integracji z naszymi systemami HR i kadrowo-płacowymi. Dzięki temu automatyzujemy przepływ danych zamiast opierać się na ręcznych eksportach i importach.
Konkretne zastosowania API w Netguru:
- Synchronizacja z systemem kadrowo-płacowym: dane o nieobecnościach trafiają automatycznie do działu płac
- Integracja z narzędziami raportowymi: bieżący dostęp do danych o dostępności zespołów
- Planowanie zasobów: przypisywanie osób do projektów w oparciu o aktualne dane o nieobecnościach
Dla właściciela software house'u czy firmy technologicznej to istotna informacja: Calamari jest elastyczne. Można je zintegrować z własnymi systemami i automatyzować procesy, z którymi firmy technologiczne mierzą się na co dzień.
Co powiedzielibyśmy innej firmie z branży technologicznej
Netguru korzysta z Calamari od ponad dekady. Jakie rady daje zespół firmom, które dopiero rozważają wdrożenie?
Warto dobrze przygotować zasady - polityki nieobecności, limity, ścieżki akceptacji - jeszcze przed startem i możliwie wiernie odwzorować je w systemie. Kluczowe jest też zaangażowanie działu HR, płac i IT na etapie konfiguracji oraz przetestowanie scenariuszy na grupie pilotażowej. To znacząco przyspiesza wdrożenie i ogranicza późniejsze korekty.
A jak wygląda zwrot z inwestycji po 10 latach?
Oszczędność czasu zespołów HR i działu płac, mniejsza liczba błędów, automatyzacja i integracje z innymi systemami szybko kompensują koszt narzędzia. Dodatkową wartością jest przejrzystość procesów i lepsze doświadczenie pracowników w codziennej pracy.
Podsumowanie
Netguru i Calamari współpracują od ponad 10 lat. To historia o tym, że dobrze dobrane narzędzie HR nie wymaga rewolucji - wymaga ciągłej, solidnej pracy i gotowości do rozwoju razem z firmą. Od obsługi wniosków urlopowych w rozproszonym zespole, przez automatyczne restrykcje porządkujące procesy, po API łączące nieobecności z systemem kadrowo-płacowym i planowaniem zasobów - Calamari jest stałym filarem operacyjnym Netguru.
Calamari w naszej firmie było i jest jednym z głównych narzędzi HR. To stały filar do obsługi procesu nieobecności.
