Calamari i gSignature łączą siły. Połączyliśmy zarządzanie nieobecnościami z automatyczną stopką e-mail
W nowoczesnej firmie zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami to fundament sprawnej organizacji. Korzystając z Calamari, masz pewność, że cały zespół w każdej chwili wie, kto jest dostępny, kto pracuje zdalnie, a kto jest na urlopie.
Ale co z komunikacją poza firmę?
Nawet najlepiej zaplanowana nieobecność w Calamari jest niewidoczna dla klienta lub partnera, który właśnie wysłał do Ciebie e-maila i czeka na odpowiedź. Poleganie na tym, że pracownik pamięta o ustawieniu autorespondera (Out of Office), bywa zawodne.
Dlatego z dumą ogłaszamy nasze oficjalne partnerstwo z gSignature – platformą do centralnego zarządzania stopkami e-mail.
Dzięki tej integracji, informacje o nieobecnościach z Calamari stają się aktywnym elementem komunikacji zewnętrznej. Twoja stopka e-mail staje się inteligentna – automatycznie informuje o planowanym urlopie i wskazuje zastępstwo, jeszcze zanim klient zdąży zapytać, dlaczego nie odpisujesz.
Chaos w stopkach, czyli wizerunkowa samowolka
Zanim przejdziemy do automatyzacji, rozwiążmy podstawowy problem. W wielu firmach stopki e-mail to "dziki zachód". Każdy pracownik tworzy własny podpis, co prowadzi do chaosu:
- Nieaktualne stanowiska lub numery telefonów.
- Brak obowiązkowych klauzul prawnych (np. RODO, poufność).
- Różne formaty, fonty i kolory, które psują identyfikację wizualną marki.
- Przestarzałe logotypy lub – co gorsza – przypadkowe grafiki.
gSignature, czyli porządek i spójność brandu
gSignature to platforma, która rozwiązuje ten chaos. Dział marketingu lub administracji centralnie projektuje jeden, zgodny z brand bookiem szablon stopki dla całej firmy (lub różnych działów).
System automatycznie pobiera dane pracowników (imię, stanowisko, dział) i "wstrzykuje" je do szablonu. Rezultat? Każdy e-mail wysłany z firmy jest w 100% spójny, profesjonalny i zgodny z wytycznymi marki.
Integracja z Calamari – Inteligentna Stopka
Tu zaczyna się prawdziwa magia. Połączyliśmy siły z gSignature, aby ich centralne stopki mogły pobierać dane prosto z naszego systemu.
Gdy pracownik zaplanuje urlop w Calamari, integracja automatycznie wykryje tę informację i w odpowiednim czasie zaktualizuje jego stopkę e-mail, dodając komunikat, np.:
„Na urlopie do 27.12.2025. W sprawach pilnych kontakt: anna.nowak@firma.pl”Wszystko dzieje się w tle. Pracownik nie musi robić nic poza tym, co i tak robi w Calamari – czyli zgłoszeniem wniosku urlopowego.
Kto na tym zyskuje? Korzyści z integracji
Pogrupowaliśmy korzyści według działów, które najbardziej odczują tę zmianę.
1. Dla Sprzedaży i Obsługi Klienta:
- Ciągłość obsługi: Klient nie wysyła maila "w próżnię". Od razu widzi, że handlowiec jest nieobecny i dostaje kontakt do wyznaczonego zastępcy.
- Lepsze Customer Experience: To buduje wizerunek firmy, która panuje nad procesami i dba o czas klienta, proaktywnie zarządzając komunikacją.
- Mniej straconych szans: Zapytanie ofertowe nie czeka tygodnia na powrót pracownika z urlopu.
2. Dla HR i Administracji:
- Gigantyczna oszczędność czasu: Koniec z ręcznym ustawianiem autoresponderów czy wysyłaniem maili do całej firmy z informacją o zastępstwach.
- Jeden system, wiele korzyści: Dane wprowadzone raz do Calamari (jako źródła prawdy o nieobecnościach) są automatycznie dystrybuowane do kanału komunikacji zewnętrznej.
3. Dla Marketingu i Brandingu:
- Pełna spójność wizerunkowa: Każdy e-mail, niezależnie od kontekstu (nawet informując o urlopie), jest zgodny z identyfikacją wizualną.
- Kontrola nad komunikatem: To dział marketingu decyduje, jak dokładnie ma wyglądać informacja o nieobecności – koniec z przypadkowymi dopiskami typu "Jestem na urlopie :)".
Przykład z życia
Wyobraź sobie sytuację:
Specjalista ds. wdrożeń planuje urlop od 20 do 27 grudnia. Zgłasza to w Calamari.
W gSignature jego podpis automatycznie się aktualizuje dwa tygodnie przed datą 20.12 i zawiera komunikat z zapowiedzią urlopu:
„Poza biurem od 20.12 do 27.12. W sprawach wdrożeniowych proszę o kontakt z: anna.nowak@firma.pl.”Każdy klient, który prowadzi z nim korespondencję, natychmiast wie, z kim może się skontaktować. Nie ma przerw w komunikacji, nie ma chaosu – a firma utrzymuje ciągłość obsługi.
Pełna kontrola nad prywatnością: Co widzą odbiorcy?
Wiemy, że nie wszystkie nieobecności są takie same. Dlatego integracja gSignature z Calamari daje Ci pełną kontrolę.
W panelu konfiguracyjnym możesz zdecydować, które typy nieobecności z Calamari mają być widoczne w stopce. Możesz na przykład:
- Pokazywać: "Urlop", "Podróż służbowa", "Konferencja".
- Ukrywać (dla zachowania prywatności): "Zwolnienie lekarskie" (L4), "Urlop ojcowski".
Dla ukrywanych typów można też ustawić ogólny komunikat (np. "Pracownik niedostępny") lub po prostu nie wyświetlać nic.
Jak wdrożyć integrację (w 5 prostych krokach)
Jeśli korzystasz już z Calamari i gSignature, uruchomienie integracji jest banalnie proste:
- W Calamari (w panelu administratora) wygeneruj klucz API.
- W gSignature przejdź do Ustawienia → Integracje → Calamari Integration.
- Wklej dane dostępowe z Calamari i zapisz konfigurację.
- Włącz synchronizację nieobecności i określ, z jakim wyprzedzeniem komunikat ma być widoczny (np. tylko w dniu nieobecności lub 14 dni wcześniej).
- Użyj zmiennej ${userPlannedAbsence} w szablonie podpisu, projektując swój komunikat.
To wszystko. Od tego momentu Twoje stopki żyją w pełnej synchronizacji z Calamari.
Wykorzystaj dane, które już masz
Twoje dane o urlopach i nieobecnościach już teraz są perfekcyjnie uporządkowane w Calamari. Dzięki naszemu nowemu partnerstwu z gSignature, możesz sprawić, by te informacje zaczęły aktywnie pracować na korzyść Twojej komunikacji zewnętrznej.
Zautomatyzuj informowanie o nieobecnościach, zadbaj o spójność marki i oszczędź czas zespołom HR i Sprzedaży.
