Urlop szkoleniowy z perspektywy pracodawcy: komu przysługuje i jak obsłużyć go w HR

Urlop szkoleniowy to płatne uprawnienie pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Kodeks pracy przewiduje dwa wymiary urlopu szkoleniowego – 6 dni albo 21 dni – ale tylko w określonych sytuacjach. Jest on czymś innym niż płatne zwolnienie na obowiązkowe zajęcia. Poniżej znajdziesz tabelę scenariuszy urlopowych, checklistę dokumentów i wskazówki dotyczące dostępności zespołu w związku z udzielaniem urlopu szkoleniowego.

Urlop szkoleniowy na podstawie Kodeksu pracy: co dokładnie oznacza dla pracodawcy?

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności zawodowych przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Ta definicja z art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy uruchamia dwa uprawnienia pracownicze: zapewniany urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy na obowiązkowe zajęcia. Z kolei art. 17 Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy ułatwiać pracownikowi podnoszenie kwalifikacji. W praktyce oznacza to wspieranie merytoryczne i organizacyjne zatrudnionego chcącego poszerzać i doskonalić kompetencje zawodowe. Jest to jednak norma ogólna, a nie obowiązek akceptowania każdej prywatnej inicjatywy edukacyjnej. Nie oznacza to jednak obowiązku akceptowania każdej prywatnej inicjatywy edukacyjnej. Pracodawca powinien najpierw sprawdzić, czy zostały spełnione ustawowe przesłanki do udzielenia urlopu szkoleniowego.

Kiedy pracownikowi przysługuje urlop szkoleniowy?

Prawo do takiej nieobecności przysługuje wyłącznie tym osobom:

• które pracują na podstawie umowy o pracę, niezależnie od stażu pracy,
• które podnoszą kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą,
• które będą uczestniczyły w szkoleniu umożliwiającym uzupełnianie wiedzy i umiejętności zawodowych;
• których dotyczy jeden z warunków wskazanych w  art. 103² Kodeksu pracy.

Przydatność zdobytej wiedzy dla konkretnego stanowiska pracy może być dobrym kryterium biznesowym przy udzielaniu urlopu szkoleniowego. Należy jednak pamiętać, że przydatność ta nie jest osobno wymienionym warunkiem ustawowym do jego udzielenia.

Jak w 5 krokach ocenić prawo do urlopu przy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych?

Weryfikacja złożonego przez pracownika podania wymaga systematycznego i analitycznego spojrzenia na przepisy oświatowe i kadrowe. Poniższe drzewo decyzyjne „tak/nie” pozwala szybko i bezbłędnie przeprowadzić audyt prawny.

Drzewo decyzyjne – weryfikacja złożonego podania o urlop szkoleniowy.

Kiedy pracownik nie może skorzystać z urlopu szkoleniowego?

Należy pamiętać, że pracownik nie może skorzystać z urlopu szkoleniowego bez zgody pracodawcy.  Zdarza się, że pracownicy wnioskują o wolne w sytuacjach nieuzasadnionych. Należą do nich:

• nauka prywatna – urlop szkoleniowy nie przysługuje osobom uczącym się bez wiedzy pracodawcy. Zespół nie ma w tej sytuacji ustawowego prawa do urlopu szkoleniowego, ale pracodawca może wtedy zaproponować pracownikowi skorzystanie z urlopu wypoczynkowego albo urlopu bezpłatnego;
• współpraca na podstawie umowy cywilnoprawnej (m.in. zlecenia, dzieło czy kontrakt B2b) – nie daje prawa do takiego świadczenia;
• udział w kursie certyfikacyjnym bez państwowego egzaminu – brak prawa do ustawowego urlopu, jednak pracodawca może w tej sytuacji zaproponować pracownikowi skorzystanie z urlopu wypoczynkowego albo urlopu bezpłatnego;
• wniosek złożony po fakcie (po odbytym szkoleniu) –  wówczas urlop przepada, jeśli nie zostanie wykorzystany w czasie kształcenia. Nie można dopisać go do salda urlopów.

Ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje i od czego zależy jego wymiar?

Kodeks pracy przewiduje dwa wymiary urlopu szkoleniowego – 6 dni albo 21 dni. Wymiar urlopu szkoleniowego zależy wyłącznie od rodzaju zdarzenia, a nie od stażu pracy czy wymiaru etatu. Urlop szkoleniowy jest udzielany w dniach, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy. Pracodawca nie może zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego, może natomiast przyznać go w większym wymiarze.

Opracowano na podstawie Art. 103(2) Kodeksu pracy.

Kiedy przysługuje 6 dni urlopu szkoleniowego?

Przysługuje 6 dni dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego (Kodeks pracy, art. 103² § 1 pkt 1-3). Katalog jest zamknięty, więc egzamin certyfikacyjny z narzędzia analitycznego czy test po kursie językowym się w nim nie mieszczą – nawet jeśli firma sama je sfinansowała. Pracodawca może wtedy dobrowolnie udzielić pracownikowi dodatkowych dni wolnych, ale nie będą one kodeksowym urlopem szkoleniowym.

Kiedy przysługuje 21 dni urlopu szkoleniowego?

21 dni przysługuje w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. To jedna pula na cały rok, nie dwie osobne. Uwaga! Studia podyplomowe mają inną konstrukcję prawną i zwykle nie kończą się egzaminem dyplomowym, więc ten wymiar urlopu ich nie dotyczy.

Które formy podnoszenia kwalifikacji dają urlop szkoleniowy, płatne zwolnienie albo tylko dobrowolne wolne?

Tabela porządkuje typowe scenariusze na podstawie przepisów Kodeksu pracy, art. 103¹-103⁶:

Jak HR powinien obsłużyć wniosek o urlop szkoleniowy od zgłoszenia do rozliczenia?

Przepisy Kodeksu pracy nie określają konkretnego terminu ani formy, w jakiej pracownik powinien złożyć wniosek o urlop szkoleniowy. Sposób składania takich wniosków może określać regulamin pracy lub inne obowiązujące u pracodawcy akty wewnętrzne. W praktyce warto złożyć wniosek z odpowiednim wyprzedzeniem, wskazując podstawę i termin korzystania z urlopu, aby pracodawca mógł prawidłowo zorganizować pracę w zespole.

1. Przyjmij wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego – pracownik powinien poinformować pracodawcę o terminie i podstawie korzystania z urlopu oraz złożyć wniosek zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.
2. Zweryfikuj podstawę zatrudnienia – powinna być to umowa o pracę, nie umowa cywilnoprawna.
3. Potwierdź inicjatywę albo zgodę pracodawcy. Dla celów dowodowych warto zadbać o udokumentowanie zgody.
4. Ustal rodzaj egzaminu lub etap kształcenia i przypisz do niego odpowiedni wymiar urlopu: 6 albo 21 dni.
5. Zbierz dokumenty. Są nimi m.in. potwierdzenie terminu egzaminu lub obrony i informacje o formie kształcenia.
6. Zweryfikuj termin urlopu i prawidłowo odnotuj nieobecność w ewidencji czasu pracy.
7. Podejmij decyzję; zweryfikuj, czy zostały spełnione ustawowe warunki przyznania urlopu szkoleniowego i poinformuj pracownika o sposobie jego udzielenia. W przypadku braku przesłanek wskaż konkretną podstawę prawną odmowy.
8. Zapisz nieobecność pod odrębnym typem urlopu, żeby nie utożsamiać jej z urlopem wypoczynkowym.
9. Przekaż dane do płac i zamknij obsługę wniosku.

Z przepisów wynikają kroki od drugiego do czwartego oraz ostatni. Konsultacja z managerem, odrębny typ nieobecności i pisemne uzasadnienie odmowy to rekomendowane praktyki wewnętrzne, które warto opisać w regulaminie.

Jakie dokumenty i dowody zgody warto zachować w dokumentacji pracowniczej?

Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika gromadzi się w części B akt osobowych, zgodnie z § 3 ust. 2 pkt 2 lit. k rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 474). Rozporządzenie nie oznacza jednak, że każda dokumentacja związana z korzystaniem z urlopu szkoleniowego trafia do akt osobowych. Ewidencja czasu pracy jest prowadzona odrębnie od akt osobowych. W przypadku urlopu szkoleniowego:

Jak obsłużyć urlop szkoleniowy w Calamari?

W Calamari możesz utworzyć osobny typ nieobecności „Urlop szkoleniowy”, określić, dla kogo jest dostępny, ustawić odpowiedni limit oraz ścieżkę akceptacji. Pracownik może złożyć elektroniczny wniosek i dołączyć wymagane potwierdzenie, np. termin egzaminu lub obrony pracy dyplomowej. Dokumenty pozostają powiązane z konkretnym wnioskiem i jego historią, dzięki czemu HR ma w jednym miejscu informacje potrzebne do obsługi nieobecności, bez szukania zaświadczeń i ustaleń w korespondencji.

Jak obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego?

Zgodnie z art. 103¹ § 3 Kodeksu pracy pracownik podczas urlopu szkoleniowego zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej przyjmuje się z miesiąca, w którym przypada urlop szkoleniowy. Oznacza to, że stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej w tym miesiącu, natomiast zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w wysokości wypłaconej w miesiącu korzystania z urlopu szkoleniowego.

Przykład:

Pracownik zarabia 5000 złotych brutto miesięcznie plus premię za zebrany utarg. Stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5000 zł brutto uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu szkoleniowego. Zmienny składnik wynagrodzenia uwzględnia się natomiast w wysokości wypłaconej w miesiącu korzystania z urlopu szkoleniowego, a następnie ustala się jego wartość przypadającą na godziny urlopu szkoleniowego zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.

Jednak najlepszą praktyką u pracodawcy jest zlecenie wykonania tych obliczeń działowi płac. Specjaliści mają odpowiednie oprogramowanie do wyliczania wynagrodzeń – także tych dotyczących urlopu szkoleniowego.

Czym urlop szkoleniowy różni się od płatnego zwolnienia na obowiązkowe zajęcia?

Urlop szkoleniowy dotyczy zdawania wskazanych egzaminów oraz przygotowania pracy dyplomowej i zdania egzaminu dyplomowego, a zwolnienie obejmuje czas niezbędny na dotarcie na obowiązkowe zajęcia i uczestniczenie w nich (Kodeks pracy, art. 103¹ § 2). Ten sam pracownik może korzystać z obu uprawnień.

Kiedy zawrzeć umowę szkoleniową przy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych?

Umowę szkoleniową zawiera się wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu już po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Mowa jest o niej w przepisach – jej zasady reguluje art. 103⁴ Kodeksu pracy.

Umowa szkoleniowa określa wzajemne prawa i obowiązki stron, musi mieć formę pisemną i nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż Kodeks pracy.

Jeżeli natomiast pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zawarcie takiej umowy szkoleniowej nie jest konieczne.

Okres pozostawania w zatrudnieniu, do którego pracownik może zostać zobowiązany na podstawie umowy szkoleniowej , nie może przekraczać 3 lat. Jest to tzw. klauzula lojalnościowa (potocznie nazywana lojalką).

Jak ustalić dodatkowe świadczenia i zasady zwrotu kosztów?

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia: opłaty za kształcenie, przejazdy, podręczniki i zakwaterowanie ( art. 103³ Kodeksu pracy). Są to świadczenia fakultatywne – pracodawca nie ma obowiązku ich przyznania.

W przypadkach określonych w art. 103⁵ Kodeksu pracy pracownik może być zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń.

Jak zaplanować nieobecność i zautomatyzować akceptację bez ryzyka dla ciągłości pracy?

Urlop szkoleniowy w wymiarze 6 lub 21 dni wymaga odpowiedniego zaplanowania nieobecności pracownika. Szczególnie przy dłuższym urlopie ważne jest wcześniejsze ustalenie terminów, sprawdzenie dostępności zespołu i zorganizowanie zastępstw. Elektroniczne wnioski urlopowe pomagają uporządkować ten proces i zapewnić managerom dostęp do aktualnych informacji o nieobecnościach.

Oto workflow 21-dniowego urlopu szkoleniowego (np. ostatni rok studiów):

1. Złożenie wniosku: pracownik przesyła wniosek o urlop szkoleniowy przez aplikację mobilną lub komputer w kilka sekund, dołączając wymagane zaświadczenie z uczelni.
2. Sprawdzenie dostępności zespołu: manager może od razu zobaczyć w kalendarzu nieobecności, kto jeszcze planuje wolne w tym samym okresie. W Calamari można również skonfigurować ostrzeżenia o nakładających się nieobecnościach, dzięki którym manager łatwiej zaplanuje zastępstwa i utrzyma ciągłość pracy zespołu. Przy 21 dniach urlopu szkoleniowego ułatwia to zaplanowanie zastępstw i ocenę wpływu nieobecności na ciągłość pracy zespołu jeszcze przed akceptacją wniosku.
3. Akceptacja i powiadomienie: lider jednym kliknięciem zatwierdza wniosek, a system automatycznie aktualizuje kalendarz zespołu, oznaczając nieobecność, która trafi do raportu, a te dane można następnie wyeksportować lub przekazać do obsługi kadrowo-płacowej.

Workflow 6-dniowego urlopu szkoleniowego (np. egzamin eksternistyczny lub maturalny):

1. Złożenie wniosku: pracownik składa wniosek w systemie (np. Calamari), wskazując termin egzaminu oraz liczbę potrzebnych dni wolnych (w ramach przysługującego limitu 6 dni).
2. Szybka weryfikacja: HR sprawdza podstawę udzielenia urlopu szkoleniowego oraz dotychczas wykorzystane dni wolne. W Calamari może zweryfikować dostępność zespołu i stan skonfigurowanego limitu nieobecności.
3. Decyzja przełożonego: manager sprawdza termin egzaminu państwowego i zatwierdza krótkoterminową nieobecność bez obaw o przestoje operacyjne.
4. Finalizacja: system zapisuje zatwierdzoną nieobecność i udostępnia dane potrzebne do dalszego rozliczenia.

Podsumowanie

Procedura urlopu szkoleniowego powinna zacząć się od sprawdzenia, czy osoba jest zatrudniona na podstawie stosunku pracy. Następnie należy zweryfikować, czy podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą oraz czy zachodzą przesłanki do udzielenia urlopu szkoleniowego określone w Kodeksie pracy.

Urlop szkoleniowy jest płatny i nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego. Warto więc zadbać o jego prawidłową ewidencję i sprawny obieg wniosków. W Calamari możesz utworzyć osobny typ nieobecności, gromadzić załączniki, monitorować dostępność zespołu oraz eksportować dane o nieobecnościach do systemów kadrowo-płacowych. Zobacz, jak Calamari usprawnia zarządzanie nieobecnościami.

Źródła:

• Kodeks pracy, art. 17 i art. 103¹-103⁶
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00135#4
• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-urlop-szkoleniowy-komu-przysluguje-i-jaki-jest-jego-wymiar
• https://www.pip.gov.pl/aktualnosci/prawne-i-faktyczne-ramy-doksztalcania-pracownikow