Zatrudnienie rodziny w firmie: zasady i ZUS

Rodzina w firmie brzmi jak przepis na sukces albo na.... kłopoty. W rzeczywistości wszystko zależy od tego, czy współpracę z bliskimi potraktujesz formalnie i zgodnie z prawem. Poznaj przepisy i zasady regulujące zatrudnienie małżonka i członków rodziny.

Zasady i legalność wsparcia rodziny w działalności gospodarczej

"Wciągnięcie" rodziny w struktury przedsiębiorstwa pozwala na budowę silnego, zgranego i lojalnego zespołu. Polskie przepisy prawa dają właścicielom pełną swobodę w kształtowaniu kadr i wyborze odpowiednich współpracowników. W praktyce zatrudnienie członka rodziny opiera się na dokładnie tych samych zasadach co rekrutacja kogoś z zewnątrz rynku.

Prawidłowo zorganizowana i udokumentowana współpraca ułatwia osiąganie wyznaczonych celów biznesowych bez nerwowego oczekiwania na kontrole urzędników. Obowiązujące normy w żaden sposób nie ograniczają możliwości powierzania odpowiedzialnych zadań dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej osobom bliskim.

Dlaczego formalne zatrudnienie małżonka skutecznie odciąża właściciela firmy?

Właściciel firmy potrzebuje "wolnej głowy" do tworzenia strategii biznesowych. Legalne zatrudniania małżonka sprawia, że część codziennych  operacji trafia w zaufane ręce.

Formalne ramy współpracy – np. zawarta umowa o pracę i grafik pracy – porządkują odpowiedzialność i ustalają rytm pracy na każdy kolejny tydzień. Dzięki temu pomoc małżonka nabiera profesjonalnego charakteru i pomaga rosnąć firmie. Dział personalny ma natomiast stuprocentową pewność, że wszystkie generowane dokumenty są w pełni zgodne z aktualnymi wymogami. Ponadto umowa o pracę, a także w niektórych przypadkach umowa zlecenie gwarantują małżonkowi wypłatę świadczeń w przypadku L4 – w czasie niezdolności do pracy.

Kim właściwie jest osoba współpracująca w świetle przepisów ZUS?

Za osobę współpracującą , zgodnie z art. 8 ust. 11 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę, ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeśli osoby te spełniają łącznie kilka warunków. Muszą one:

• mieszkać z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym;
• faktycznie współpracować przy prowadzeniu działalności gospodarczej;
• współpracować z przedsiębiorcą tak, aby współpraca ta miała charakter stały i regularny, a nie okazjonalny.

Spełnienie tych trzech warunków jednocześnie automatycznie nadaje danej osobie status osoby współpracującej dla celów ubezpieczeń społecznych.

Co istotne, status osoby współpracującej obejmuje również sytuację, gdy została zawarta umowa o pracę z małżonkiem lub innym bliskim, o ile zamieszkuje razem z przedsiębiorcą. Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy o pracę nie jest traktowana przez ZUS jak zwykły pracownik. Oznacza to inne zasady naliczania i opłacania składek.

Wyjątek stanowią osoby z rodziny zatrudnione przez przedsiębiorcę w celu przygotowania zawodowego. Jeśli pracownik spełnia kryteria określone dla umowy o naukę zawodu, przepisy nie traktują go automatycznie jako osoby współpracującej. Warto również wiedzieć, że w przypadku osób niespokrewnionych, nawet mieszkających z przedsiębiorcą, przepisy nie przewidują nadania im statusu osoby współpracującej.

Wybór formy angażowania bliskich

Przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy przedsiębiorca powinien dokładnie przemyśleć, jaką funkcję będzie pełnić bliski w firmie. Od tego zależy nie tylko forma współpracy, ale również zakres składek ZUS, skutki podatkowe i obowiązki wobec urzędów. Dostępne opcje to: umowa o pracę, umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło, agencyjna) lub współpraca bez umowy jako osoba współpracująca.

Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę a przywileje i przepisy prawa pracy

Zawarcie umowy o pracę z małżonkiem lub innym bliskim jest dopuszczalne. Należy jednak pamiętać, że przepisy prawa pracy stosuje się tu w pełnym zakresie. Oznacza to konieczność ustalenia wynagrodzenia zgodnego z przepisami, prowadzenia akt pracowniczych, stosowania Kodeksu pracy w zakresie urlopu, czasu pracy i rozwiązywania umów.

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że dokumentacja pracownicza podlega archiwizacji przez 10 lat (dla umów zawartych po 2019 roku). Szczególną uwagę należy poświęcić wynagrodzeniu. Powinno ono odpowiadać rynkowym stawkom za dany rodzaj pracy. Jeśli wynagrodzenie małżonka jest rażąco zawyżone w stosunku do zakresu obowiązków, organy skarbowe mogą zakwestionować część kosztów lub naliczać dodatkowe zobowiązania podatkowe.

Powierzenie obowiązków krewnym wyłącznie na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło

Umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło dają większą elastyczność niż stosunek pracy i mogą być dostosowane do sezonowego charakteru współpracy. W przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca świadczy usługę z należytą starannością, natomiast umowa o dzieło wymaga dostarczenia określonego rezultatu.

Należy jednak pamiętać, że przepisy podatkowe i składkowe traktują te umowy inaczej niż umowę o pracę. Co do zasady umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS. Umowa zlecenia rodzi obowiązek ubezpieczeniowy w pełnym zakresie lub częściowym, w zależności od okoliczności. Jeśli jednak bliska osoba spełnia przesłanki osoby współpracującej, ZUS potraktuje ją według zasad określonych dla tej kategorii.

W przypadku osób prowadzących działalność i wykonujących równocześnie umowę agencyjną lub umowę zlecenia, mogą pojawiać się zbiegi tytułów ubezpieczeń. Przedsiębiorca powinien każdorazowo weryfikować, który tytuł jest dominujący i jak rozliczać składki – błędy w tym zakresie mogą skutkować zaległościami wobec ZUS.

Powierzenie obowiązków wyłącznie na podstawie umowy cywilnoprawnej jest uzasadnione, gdy współpraca ma charakter projektu lub zadania o określonym czasie trwania. Trwała, codzienna współpraca, która przypomina stosunek pracy, może zostać zakwestionowana przez inspektora pracy lub ZUS jako próba obejścia prawa.

Ubezpieczenia i pełne składki ZUS za pomagających najbliższych

Składki ZUS za osobę współpracującą opłaca przedsiębiorca – nie pracownik. Mówi o tym art. 16 ust. 5a. Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych:  Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, chorobowe i wypadkowe osób współpracujących finansuje w całości z własnych środków osoba prowadząca pozarolniczą działalność.

Oznacza to obowiązek opłacania pełnych składek ZUS, w tym składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) i składki zdrowotnej. Osoby współpracujące nie mogą korzystać z preferencyjnych składek ZUS przeznaczonych dla nowych przedsiębiorców. Składki opłacane są w pełnej wysokości od podstaw wymiaru ustalonych odgórnie, bez względu na rzeczywiste przychody firmy.

Ubezpieczenie chorobowe dla osoby współpracującej jest dobrowolne – przedsiębiorca może, ale nie musi go opłacać. Jeśli jednak chce, by małżonek lub inny bliski miał prawo do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego, powinien zgłosić go do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Składka zdrowotna jest w każdym przypadku obowiązkowa.

Rejestracja osoby współpracującej w ZUS odbywa się na formularzu ZUA (pełne ubezpieczenie społeczne i zdrowotne).Termin zgłoszenia wynosi 7 dni od momentu podjęcia współpracy.

Optymalizacja finansów: wynagrodzenie bliskich w budżecie firmy

Współpraca z rodziną może być organizacyjnie korzystna i finansowo opłacalna. Przy prawidłowym zaplanowaniu schematów zatrudnienia i wynagradzania można skutecznie redukować zobowiązania podatkowe firmy.

W jakich sytuacjach pensję męża lub żony zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu?

Wynagrodzenie małżonka może stanowić koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 10 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika (...), należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 4-9 oraz pkt 11-13.".

Oznacza to, że jeśli podpiszesz ze współmałżonkiem umowę o pracę, umowę zlecenie lub umowę o dzieło (art. 12 i 13 ustawy), to wypłacane mu wynagrodzenie jest pełnoprawnym kosztem uzyskania przychodu i obniża Twój podatek. Współmałżonek musi jednak faktycznie pracować w Twojej firmie i rzeczywiście otrzymywać wynagrodzenie – nie tylko "na papierze".

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyklucza ze zbioru kosztów wynagrodzenia wypłacane małżonkowi w przypadku, gdy małżonek ten ma status osoby współpracującej. To oznacza, że wynagrodzenie wypłacone małżonkowi, który spełnia definicję osoby współpracującej (mieszka wspólnie i faktycznie pomaga w firmie), nie zostanie odliczone od przychodu. W praktyce dotyczy to również innych bliskich spełniających tę definicję.

Jak wynagrodzenie wypłacane krewnym realnie pomniejsza podatek dochodowy przedsiębiorstwa?

Mechanizm jest prosty: każda udokumentowana i legalnie wypłacona kwota wynagrodzeń pomniejsza podstawę opodatkowania firmy. Jeśli firma rozlicza się według skali podatkowej lub podatku liniowego, niższa podstawa to niższy podatek dochodowy. Efekt jest tym większy, im wyższe wynagrodzenie.

Wynagrodzenia bliskich są też kosztem dla firmy przy umowach zlecenia i o dzieło – pod warunkiem że osoba ta nie spełnia definicji osoby współpracującej. Warto też pamiętać, że składki ZUS opłacane przez przedsiębiorcę za pracownika lub osobę współpracującą również mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w części finansowanej przez pracodawcę.

Zatrudnienie małżonka i członków rodziny w firmie – podsumowanie

• Status osoby współpracującej dotyczy małżonka i bliskich mieszkających we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy aktywnie pomagają w prowadzeniu działalności gospodarczej.
• Osoba współpracująca nie może korzystać z preferencyjnych składek ZUS.
• Wynagrodzenie małżonka będącego osobą współpracującą nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
• Formalne zatrudnienie bliskich na umowę o pracę lub na umowy cywilnoprawne jest legalne i może przynosić korzyści podatkowe.

Sprawnie zarządzaj współpracą z członkami rodziny dzięki Calamari

Zarządzanie czasem pracy, urlopami i dokumentacją pracowniczą staje się bardziej złożone, gdy pracownicy to również członkowie rodziny. Calamari to narzędzie HR, które porządkuje te procesy niezależnie od wielkości i struktury zespołu.

Platforma umożliwia ewidencjonowanie czasu pracy według harmonogramów, rejestrowanie nieobecności, prowadzenie elektronicznych akt pracowniczych i generowanie raportów gotowych do kontroli. Wszystko w jednym miejscu, bez potrzeby wdrażania rozbudowanego systemu kadrowo-płacowego.

Dla właściciela firmy zatrudniającego bliskich Calamari oznacza pewność, że dokumentacja współpracy jest prowadzona rzetelnie i zgodnie z wymogami prawa. Narzędzie rośnie razem z firmą – obsługuje od kilku osób po duże zespoły. Wypróbuj nowoczesny system do zarządzania zespołem – i to całkowicie za darmo!

‍

Źródła:

• https://www.prawo.pl/podatki/nieodplatne-swiadczenie-pracy-przez-wspolmalzonka-a-przychod-podatkowy-osoby-prowadzacej-dzialalnosc-gospodarcza,5984.html.
• Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• https://zielonalinia.gov.pl/jak-zatrudnic-malzonka-w-firmie/.