Branża
Podróże służbowe
Liczba osób
62
Rok założenia
2016
Strona internetowa
worktrips.com
Używane moduły
Nieobecności
Czas pracy

Wyzwanie: Rosnąca firma, rosnące problemy z ręcznym zarządzaniem HR

Przed wdrożeniem Calamari, zarządzanie urlopami i czasem pracy w WorkTrips odbywało się manualnie – głównie za pomocą wymiany mailowej i arkuszy kalkulacyjnych. Wraz ze wzrostem zatrudnienia i przejściem na zdalny model pracy, ten system stał się niewydolny.

"Wzrost zatrudnienia oraz zdalny model pracy uwydatniły potrzebę implementacji efektywnego rozwiązania w tym aspekcie. Naszym celem jest upraszczanie podróży służbowych, więc sami wiemy, jak ważny jest wybór rozwiązań, które optymalizują i automatyzują wewnętrzne procesy." – podkreśla przedstawiciel WorkTrips.

Firma poszukiwała narzędzia, które zapewni automatyzację, przejrzystość i łatwość zarządzania nieobecnościami oraz czasem pracy, jednocześnie integrując się z istniejącym systemem kadrowo-płacowym.

Jedna z osób współpracujących z nami, zasugerowała Calamari, ze względu na możliwość konfiguracji i integracji z systemem kadrowo-płacowym, co obiecywało automatyczny przepływ danych.

Proces wyboru: Kluczowe funkcje i integracje

WorkTrips trafiło na Calamari z rekomendacji jednego ze współpracowników.

Zespół szybko przekonał się, że to właśnie Calamari obiecuje automatyczny przepływ danych oraz możliwość konfiguracji i integracji z systemem kadrowo-płacowym.

"Kluczowe były dla nas usprawnienie i automatyzacja procesów. Calamari scentralizowało zarządzanie urlopami oraz czasem pracy, eliminując potrzebę manualnej pracy. Automatyzacja naliczania urlopów i zmian wymiaru urlopowego to ogromna oszczędność czasu."

WorkTrips docenia, że Calamari doskonale rezonuje z ich własną misją – pomaganiem firmom oszczędzać czas i koszty dzięki automatyzacji. Zauważają również, że "Przełożony od razu dostaje powiadomienie mailowe, może zerknąć i podjąć decyzję", co dodatkowo podkreśla szybkość i efektywność systemu.

Współpraca z Calamari to dla nas naturalne dopasowanie - mamy wspólny cel: upraszczać proces akceptacji dla większej efektywności i mniejszych kosztów.
Maciej Stopierzyński
Chief Technology Officer, Board Member

Szybkie i intuicyjne wdrożenie

Adaptacja Calamari w WorkTrips przebiegła wyjątkowo sprawnie, a to wszystko dzięki intuicyjności systemu. Jak podkreśla zespół, "Nowi pracownicy szybko uczą się, jak korzystać z funkcji rejestracji czasu pracy czy składania wniosków urlopowych. Minimalna liczba pytań o obsługę świadczy o prostocie i przyjazności narzędzia, co znacznie skraca czas wdrożenia."

Calamari stało się integralną częścią codziennych operacji. Najczęściej z systemu korzysta dział Customer Service.

Zauważalne korzyści to efektywność i zadowolenie pracowników

Kluczowe zmiany obejmowały całkowite przekształcenie procesów:

  • Scentralizowane zarządzanie - koniec z rozproszeniem między mailem a Excelem "Calamari scentralizowało zarządzanie urlopami oraz czasem pracy, eliminując potrzebę manualnej pracy."
  • Automatyczne naliczenia - system sam pilnuje limitów i wymiarów urlopowych "Automatyzacja naliczania urlopów i zmian wymiaru urlopowego to ogromna oszczędność czasu."
  • Natychmiastowe komunikaty - przełożeni otrzymują powiadomienia i mogą podejmować szybkie decyzje
Wdrożenie Calamari znacząco przyspieszyło proces akceptacji urlopów i ogólną komunikację.

    Codzienność z Calamari: Co zespół docenia najbardziej

    Najczęściej wykorzystywane funkcje pokazują, co naprawdę liczy się w codziennej pracy:

    • Moduł urlopowy - prosty w obsłudze i przejrzysty
    • Rejestracja czasu pracy - szczególnie w dziale Customer Service
    • Zarządzanie limitami - automatyczne pilnowanie wymiarów

    "Pracownicy cenią prostotę składania wniosków oraz możliwość natychmiastowego podglądu statusu. Funkcja mierzenia czasu pracy jest dużym udogodnieniem."

    Realna zmiana jakości pracy

    Dla WorkTrips, Calamari okazało się świetną inwestycją, która "realnie zmienia jakość pracy i oszczędza czas oraz pieniądze." Najczęściej używanymi funkcjami są moduł urlopowy oraz rejestracja czasu pracy, szczególnie w dziale Customer Service. "Pracownicy doceniają prostotę składania wniosków, zarządzanie limitami urlopowymi oraz klarowny pomiar czasu pracy."

    "Jako WorkTrips sami zajmujemy się automatyzacją podróży służbowych i doskonale rozumiemy, jak kluczowa jest optymalizacja procesów. Właśnie dlatego tak ważne jest dla nas, aby również wewnątrz naszej firmy wszystkie obszary funkcjonowały z najwyższą efektywnością." – podsumowuje zespół WorkTrips.

    WorkTrips poleca Calamari innym firmom z branży, podkreślając, że zwrot z inwestycji jest odczuwalny dzięki realnej oszczędności czasu i pieniędzy. Ich doświadczenie pokazuje, że wybór intuicyjnego i elastycznego narzędzia HR, które wspiera automatyzację, jest kluczem do sukcesu.

    Stwórzmy nową historię sukcesu.
    Razem.