W czasie gdy pandemia trwa nadal, wiele firm i startupów decyduje się na przywrócenie pracowników do biur. Wynika to zarówno ze względu na charakter organizacji, który na części firm wymusza obecność ludzi w miejscu pracy, jak również ze względu na komfort psychiczny pracowników.
Dla wielu osób, które dotąd pracowały stacjonarnie, kilka miesięcy pracy z domu może być męczące. Zgodnie z raportem opublikowanym przez CBRE aż 69% Polaków pracujących obecnie zdalnie tęskni za bezpośrednim kontaktem ze współpracownikami. Z tego powodu powrót do biur wydaje się dobrym pomysłem nie tylko ze względów biznesowych.
W poprzednim artykule pisaliśmy o tym, w jaki sposób organizacje powinny przygotować się do powrotu do biur, by zadbać o bezpieczeństwo pracowników i płynny przebieg pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wystosowała na ten temat dokument zawierający zalecenia odnośnie organizacji miejsca pracy. Wcielenie ich w życie nie gwarantuje jednak stuprocentowej ochrony.
Kluczem do dobrego i bezpiecznego zorganizowania pracy w biurze w czasach panowania koronawirusa jest stworzenie skutecznych i stosunkowo prostych procedur, dzięki którym pracodawcy będą mieli kontrolę nad tym, którzy pracownicy są obecni w biurze danego dnia. Prowadzenie takiej dokumentacji może się bowiem okazać kluczowe w sytuacji, w której jeden z pracowników zostanie zarażony. Calamari daje pracodawcom i działom HR taką możliwość, jeśli więc jesteś naszym klientem, sprawdź, jak wykorzystać program do rejestracji czasu pracy i ewidencji urlopów w swojej organizacji. A jeśli jeszcze nie zdecydowałeś się na subskrypcję, poznaj nasze atrakcyjne ceny i dołącz do grona zadowolonych, bezpiecznych klientów Calamari.
W Calamari doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że przywrócenie pracowników do biur to spore wyzwanie, dlatego podpowiadamy kilka sposobów wykorzystania naszych modułów do ewidencji czasu pracy i zarządzania urlopami, które pomogą startupom i firmom w przeprowadzeniu tego procesu.
Elektroniczne wnioski urlopowe Calamari pozwalają na stworzenie dowolnego typu nieobecności w zależności od potrzeb organizacji. Typy nieobecności można jednak wykorzystać w celu kontrolowania, który pracownik był w firmie danego dnia. Wystarczy, że wejdziesz w zakładkę “Konfiguracja”, następnie w “Typy Absencji” i wciśniesz przycisk “+ Dodaj”, by utworzyć nowy typ nieobecności.
Nazwij nowo utworzony typ nieobecności i ustaw, by był traktowany jako praca poza biurem. Następnie możesz wybrać, czy rodzaj absencji jest limitowany oraz czy nieobecność ma być rozliczana w godzinach czy dniach. Zalecamy, by rozliczać ten rodzaj nieobecności w formie godzin – dzięki temu pracownicy, którzy będą chcieli zjawić się w siedzibie firmy jedynie na chwilę (na przykład na ważne spotkanie), również będa mogli z niego skorzystać.
W kolejnych krokach postępuj tak samo, jak przy tworzeniu każdej innej nieobecności, zwracając uwagę na to, by udostępnić ten typ absencji wszystkim pracownikom, którzy będą z niego korzystać oraz upewnij się, że widoczność tej nieobecności udostępniona będzie wszystkim w firmie.
To rozwiązanie pozwoli stworzyć harmonogram pracy, dzięki któremu wszyscy w organizacji będą mogli poczuć się bezpiecznie i zawsze wiedzieć, kiedy powinni i mogą zjawić się w biurze. W przypadku zarażenia jednego z pracowników będzie też znacznie łatwiej sprawdzić, które osoby mogą być w związku z tym zagrożone.
Dzięki integracji Calamari ze Slackiem listę obecności pracowników masz zawsze pod ręką. Za pomocą kilku prostych komend możesz zgłosić urlop, sprawdzić nadchodzące nieobecności oraz bieżącą listę pracowników obecnych w biurze. Możesz również uzyskać informacje na temat obecności pracowników w poprzednich dniach. Dzięki temu stała kontrola nad liczbą osób w budynku startupu bądź firmy stanie się jeszcze prostsza.
.jpeg)
W zależności od wykorzystywanego sposobu rejestracji czasu pracy w firmie: strona www, aplikacja mobilna, czytnik kodów QR czy technologia iBeacons, bieżące informacje na temat obecności pracowników w firmie masz zawsze pod ręką. Jako menedżer bądź pracodawca możesz otrzymywać natychmiastowe informacje o zmianach statusu pracowników – rozpoczęciu i zakończeniu pracy, wyjściu na przerwę, opuszczeniu budynku firmy. Umożliwia to stałą kontrolę pracowników i wygodne tworzenie szczegółowych raportów obecności, które w przypadku zarażenia jednego z pracowników, bądź innego wymagającego interwencji wydarzenia, może znacznie przyspieszyć niezbędne do przeprowadzenia procedury.
Ze względu na zapotrzebowanie na rozwiązania, które zwiększa w firmie bezpieczeństwo pracowników, pracujemy nad wdrożeniem nowej funkcjonalności do naszych czytników kodów QR. Dzięki nim pracownicy będą mogli zgłaszać przerwy bez konieczności dotykania terminala QR – przerwę będą mogli zgłaszać za pomocą komendy głosowej “przerwa”, co zminimalizuje zagrożenie wynikające z dotykania tych samych powierzchni.
A w jaki sposób Ty korzystasz z Calamari, by pomóc swojej firmie bądź startupowi podczas przywracania pracowników do biur? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami!
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
