Jak zachować produktywność podczas podróży służbowej i pracy zdalnej?

Wiele osób regularnie podróżujących służbowo przyznaje, że delegacje zagraniczne, są inspirujące i rozwijające, jednak często negatywnie wpływają na efektywność pracy. Wyjazd biznesowy zazwyczaj oznacza, że część obowiązków zawodowych jest wykonywana zdalnie – w hotelach, na lotniskach, podczas jazdy pociągiem, czy też pomiędzy spotkaniami z kolejnymi klientami. Dlatego nawet 20–30% osób może doświadczać okresowego spadku produktywności. Do głównych przyczyn zalicza się przede wszystkim zmęczenie, zaburzenie rytmu dobowego, stres logistyczny oraz zmiany środowiskowe. Z drugiej strony, podróże służbowe wcale nie muszą być przeszkodą dla produktywności. Wręcz przeciwnie: z dobrze przygotowanym planem oraz właściwymi narzędziami każda delegacja może być efektywna.

Jak podróże służbowe wpływają na produktywność? 

Wyjazdy biznesowe niosą ze sobą niepodważalne korzyści. Spotkania biznesowe „na żywo” budują najlepsze relacje oraz możliwości negocjacyjne. W praktyce jednak pojawiają się czynniki związane z podróżą, które mogą obniżyć jakość pracy:

• Jet lag i zmiana stref czasowych - zaburza sen oraz koncentrację.
• Zmęczenie lotami lub jazdą pociągiem czy autem - przemieszczanie się na dalekie odległości zawsze pochłania energię.
• Zakłócenie rutyny - brak codziennych zwykłych rytuałów, treningów i zdrowej diety wpływa na obniżenie efektywności.
• Stres logistyczny związany z opóźnieniami, zagubionym bagażem czy zmianą planów może się zdarzyć w każdej podróży i wpływać negatywnie na samopoczucie.
• Zmiana kontekstu mentalnego – w trakcie delegacji trzeba lawirować pomiędzy spotkaniami a zadaniami do wykonania, w wyniki czego wzrasta koszt poznawczy. 
• W delegacji „zaciera się” czas pomiędzy pracą a odpoczynkiem, w efekcie czego regeneracja staje się znacznie trudniejsza.

Skuteczność pracy zdalnej w podróży służbowej zależy od warunków środowiskowych i organizacyjnego wsparcia. Dla osób regularnie wyjeżdżających biznesowo bardzo ważne jest, aby te warunki maksymalnie zoptymalizować.

Przygotowanie do delegacji jako podstawa produktywności

Zadbaj o cyfrową i sprzętową gotowość, aby żadna awaria nie zaskoczyła Cię w podróży służbowej i umożliwiła zdalną pracę. Dzięki temu zyskasz wewnętrzny spokój. Poniżej porady w pigułce, z których możesz skorzystać: 

• Dokładnie zaplanuj i wskaż zadania, które muszą być wykonane przed delegacją, aby Twój zespół mógł efektywnie pracować. Oddeleguj część projektów do współpracowników i stwórz dla nich instrukcję działania.
• Wykonaj kopie zapasowe najważniejszych plików i pobierz dokumenty potrzebne do pracy offline.
• Skonfiguruj menedżera haseł oraz VPN. Staraj się unikać otwartych, niezabezpieczonych sieci Wi-Fi.
• Sprawdź stan techniczny sprzętów takich, jak: laptop, kable, adaptery, power bank, słuchawki z redukcją hałasu, czy dodatkowy dysk przenośny. Naładuj wszystkie urządzenia przed delegacją.
• Zweryfikuj, czy w docelowej lokalizacji dostępna będzie alternatywna przestrzeń do pracy, np. sala konferencyjna.

W obszarze planowania delegacji bardzo pomocna okazuje się platforma worktrips.com. Pozwala zarządzać podróżami służbowymi w jednym narzędziu online. Zarezerwujesz hotele, loty, pociągi oraz wynajmiesz auto bez konieczności porównywania ofert na dziesiątkach stron. Możesz wybrać najlepszą opcję delegacji, która będzie dopasowana do Twoich indywidualnych potrzeb.

Synchronizacja stref czasowych - pomoc podczas pracy zdalnej w podróży służbowej

Sprawdź różnicę czasu między miejscem docelowym a siedzibą firmy, w której pracujesz. Następnie ustal z zespołem oraz klientami przewidywane godziny dostępności w czasie delegacji. Używaj narzędzi zespołowych (Slack, Microsoft Teams, Asana, Trello) z wcześniej ustawionymi statusami, np. podróży czy offline. Możesz też skorzystać z narzędzia Calamari, aby rejestrować czas pracy oraz zintegrować się z systemami komunikacji zespołowej, co ułatwia informowanie współpracowników o dostępności. Aby zminimalizować negatywne skutki jet lag, pierwsze godziny po przylocie poświęć czas na adaptację rytmu (sen, lekkie aktywności). Dzięki temu kolejnego dnia utrzymasz wysoką produktywność.

Techniki zarządzania zadaniami jako wsparcie produktywności 

Wykorzystaj proste, sprawdzone techniki zarządzania zadaniami, aby zachować produktywność w czasie podróży i pracy zdalnej.

• Wypróbuj technikę Pomodoro. Pracuj intensywnie w 25-minutowych blokach, przeplatanych krótkimi (5-minutowymi) przerwami. Zrób sobie dłuższą przerwę (około 15-30 minut) po czterech takich cyklach. To świetna metoda na utrzymanie wysokiej koncentracji, idealna w zmieniającym się otoczeniu, hotelu czy pociągu.
• Przetestuj technikę 1-3-5. To prosta zasada zarządzania na dany dzień: jeden duży priorytet, trzy zadania średniej wagi i pięć drobnych. Skup się wyłącznie na nich, unikaj rozpraszania się nowymi sprawami. 
• Wykorzystaj metodę „Zjedz tę żabę”. Zaczynaj dzień od najtrudniejszego zadania (czyli Twojej "żaby"). Gdy skończysz, zyskasz potężny zastrzyk energii i motywacji, a pozostałe zadania będą wydawały się znacznie prostsze.
• Zbuduj swoją macierz zadań, składającą się z czterech kategorii: ważne i pilne (zrób natychmiast), ważne i niepilne (zaplanuj wykonanie w najbliższym czasie), nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne. Taki sposób porządkowania zadań eliminuje chaos i przyspiesza pracę.
• Podczas podróży, np. w trakcie lotu czy przejazdu pociągiem wydziel czas na zadania „niskiego skupienia”, jak np. czytanie, research.

Praca „w ruchu”, czyli podczas lotów, przejazdów pociągiem lub samochodem

Podczas lotów

Zarządzanie czasem na pokładzie samolotu nie należy do najprostszych. Z uwagi na ograniczone możliwości komunikacyjne, warto przeznaczyć go na konkretny typ pracy. Warto zrealizować szybkie zadania, jak np. sporządzanie notatek czy planowanie. Słuchawki z redukcją szumów pomogą Ci skupić się mimo hałasu kabiny. Możesz też po prostu przeznaczyć czas rejsu na odpoczynek.

W pociągu lub transporcie lokalnym

Pociągi lub transport lokalny często oferują stabilniejsze środowisko pracy niż loty, co pozwala na nieco bardziej wymagające zadania. Jeżeli masz stabilne łącze Wi-Fi, to możesz zrealizować zadania wymagające komunikacji z zespołem czy klientem lub przejrzeć skrzynkę pocztową i odpowiedzieć na maile. Nie zapomnij zaplanować czasu na przemieszczanie się między pojazdami, np. kiedy musisz udać się z dworca kolejowego do taksówki. 

Praca w hotelu i na lotnisku

Dobrą strategią jest stworzenie namiastki biura w hotelowym pokoju. Zaaranżuj  odpowiednie miejsce do pracy. W razie potrzeby przestaw meble. Pamiętaj też o dobrym oświetleniu. Jeśli wybrany przez Ciebie obiekt noclegowy oferuje sale konferencyjne lub strefy do pracy, to sprawdź ich dostępność z wyprzedzeniem.

Czas spędzony na lotnisku nie musi być stracony. Jeśli czekasz przesiadkę, która wiąże się z dłuższym oczekiwaniem, możesz efektywnie wykorzystać ten moment, aby wykonać część zadań. 

• Wybierz odpowiednie miejsce do pracy. Wiele portów lotniczych posiada strefy business lounge z dostępem do Wi-Fi, gniazdek i cichych przestrzeni do pracy. Przykładowo na Lotnisku Chopina w Warszawie działa salonik biznesowy LOT Business Lounge Polonez, który został niedawno zmodernizowany i oferuje większą przestrzeń, salę konferencyjną oraz wygodne stanowiska do pracy. 
• Na lotnisku zadbaj o prywatność i ergonomię. Znajdując się w przestrzeni publicznej, używaj filtra prywatności. Nie zapomnij o utrzymaniu wygodnej pozycji, robieniu przerwy na rozciąganie i nawodnienie organizmu.

Typowe problemy i scenariusze awaryjne podczas pracy w podróży służbowej

Nawet najlepiej zaplanowane podróże służbowe nie gwarantują Ci, że wszystko pójdzie gładko. Czasem mogą pojawić się awaryjne sytuacje, niezależne od Ciebie. Poniższa tabela to zbiór typowych problemów oraz możliwości ich proaktywnych rozwiązań.

Podsumowanie

Podróże służbowe i praca zdalna mogą wpływać na produktywność zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Najważniejsze kwestie, które zostały omówione w tym artykule, pomogą Ci utrzymać efektywność podczas delegacji. Właściwie przygotowany plan oraz odpowiednie narzędzia zminimalizują stres, chaos i zmęczenie, jednocześnie pozwalają zachować produktywność i satysfakcję z pracy. Nie zapomnij też o zdrowiu psychicznym i utrzymaniu work-life balance. To najskuteczniejsza strategia na długoterminową efektywność w delegacji.

‍