Świadczenie urlopowe - co to jest? Czy jest obowiązkowe?

Co to jest świadczenie urlopowe i czym różni się od innych świadczeń z ZFŚS?

Świadczenie urlopowe to forma wsparcia finansowego przysługująca pracownikom, którzy wybierają się na urlop wypoczynkowy. Z perspektyw pracodawcy jego wypłata jest alternatywą dla tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Na rozwiązanie to mogą zdecydować się mniejsze firmy zatrudniające poniżej 50 pracowników.

Świadczenie urlopowe jest przyznawane jednorazowo w każdym roku kalendarzowym. Jest ściśle powiązane z wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego. Z kolei świadczenie z ZFŚS obejmują szerszy zakres benefitów (np. zapomogi, dofinansowanie wypoczynku).

Świadczenie urlopowe – podstawa prawna i obowiązek wypłaty

Podstawą prawną dla świadczenia urlopowego jest ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a konkretnie art. 3 ust. 3-6. Przepisy te określają precyzyjnie, kiedy pracodawca może, a kiedy musi wypłacać to świadczenie.

Kto musi wypłacać świadczenie urlopowe?

Żaden pracodawca nie jest zobowiązany, aby wypłacać świadczenia urlopowe. Jest ono dobrowolną alternatywą dla utworzenia ZFŚS.

Ustawowy obowiązek dotyczy wyłącznie utworzenia samego Funduszu. Zgodnie z wyżej wymienioną ustawą do założenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zobligowani są:

• pracodawcy ze sfery budżetowej (bez względu na liczbę pracowników),
• pracodawcy spoza sfery budżetowej, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Pracodawcy zatrudniający poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają wybór. Mogą oni:

1. dobrowolnie utworzyć ZFŚS,
2. zdecydować się na wypłaty świadczenia urlopowego,
3. zrezygnować z obu tych form wsparcia dla pracowników.

Kiedy pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego?

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty może zrezygnować wypłaty wsparcia finansowego z tytułu urlopów. Musi jednak dopełnić formalności związanych z informacją o niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

Aby taka decyzja była ważna, pracodawca musi poinformować wszystkich zatrudnionych o niewypłacaniu świadczenia urlopowego w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Sposób przekazania tej informacji powinien być zgodny z praktyką przyjętą w firmie – wyżej wymieniona ustawa nie narzuca jego formy. Brak takiej informacji w terminie może prowadzić do roszczeń pracowników o wypłaty świadczenia urlopowego.

Komu przysługuje świadczenie urlopowe? Warunki, które musi spełnić pracownik

By pracownik mógł otrzymać świadczenie urlopowe, musi wykorzystać urlop wypoczynkowy w odpowiednim wymiarze.

Zgodnie z powołaną wyżej ustawą, świadczenie urlopowe przysługuje pracownikowi, który korzysta w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Zalicza się do nich dni robocze, weekendy i święta.

Z kolei pracodawca ma obowiązek wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Świadczenie urlopowe a "wczasy pod gruszą" - kluczowe różnice

Choć oba świadczenia kojarzą się z wakacyjnym dofinansowaniem, w praktyce to dwa zupełnie różne rodzaje wsparcia finansowego dla pracownika. Co dokładnie je różni?

• Źródło finansowania – "wczasy pod gruszą" są finansowane ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Natomiast świadczenie urlopowe wypłacane jest bezpośrednio ze środków obrotowych pracodawcy, który nie utworzył ZFŚS;
• Kryterium przyznawania – wysokość "wczasów pod gruszą" jest ściśle uzależniona od tzw. kryterium socjalnego. Oznacza to, że pracodawca, przyznając to dofinansowanie, bierze pod uwagę sytuację życiową i materialną pracownika. W przypadku świadczenia urlopowego kryterium socjalne nie ma żadnego zastosowania. Wysokość świadczenia urlopowego jest stała dla każdego uprawnionego pracownika zatrudnionego w firmie, a jej ewentualne zróżnicowanie zależy jedynie od wymiaru etatu;

"Wczasy pod gruszą" mogą otrzymać osoby uprawnione zgodnie z regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Świadczenie urlopowe przysługuje wszystkim pracownikom pozostającym w stosunku pracy.

Świadczenie urlopowe to uproszczona i egalitarna forma wsparcia finansowego – wynikająca z obowiązującej ustawy. Natomiast "wczasy pod gruszą" to świadczenie socjalne, wymagające indywidualnej oceny i przyznawane na mocy regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Jak obliczyć świadczenie urlopowe i ile ono wynosi w 2025 roku?

Wysokość świadczenia urlopowego jest bezpośrednio powiązana z kwotą wysokości odpisu podstawowego na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Ustawa mówi, że świadczenie urlopowe nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego. W 2025 roku podstawą do naliczenia odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r. – kwota 7262,39 zł.

Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego – od czego zależy?

Maksymalna wysokość świadczenia urlopowego, jaką pracodawca może wypłacić, zależy od dwóch czynników. Są nimi rodzaj zatrudnienia pracownika oraz jego czas pracy – wymiar etatu. Pracodawca może ustalić niższą kwotę wsparcia z tytułu urlopu, ale nie wyższą niż ustawowy limit, którego podstawą jest wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS.

Wysokość odpisu podstawowego a rodzaj zatrudnienia pracownika

Dla pracownika zatrudnionego do pracy w normalnych warunkach odpis wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli 2723,40 zł. Tyle maksymalnie otrzyma z tytułu świadczenia urlopowego pracownik zatrudniony na pełnym etacie pracujący w normalnych warunkach.

Dla pracownika zatrudnionego, który wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze odpis wynosi 50% podstawy. Oznacza to, że maksymalne przysługujące mu świadczenie urlopowe wynosi 3631,20 zł.

Z kolei w przypadku pracownika młodocianego wysokość świadczenia urlopowego zależy od roku nauki. I tak w:

• 1. roku nauki jest to 5% podstawy, czyli kwota 363,12 zł,
• 2. roku nauki jest to 6% podstawy, czyli kwota 435,74 zł,
• 3. roku nauki jest to 7% podstawy, czyli kwota 508,37 zł.

Dla pracowników zatrudnionych na część etatu wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Świadczenie urlopowe a podatki i ZUS

Pracodawca wypłacający świadczenie urlopowe musi pamiętać o obowiązkach względem fiskusa. Nie musi jednak martwić się o odprowadzanie od kwoty świadczenia składek ZUS.

Czy świadczenie urlopowe jest oskładkowane?

Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że jest ono wolne od składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a także chorobowe i zdrowotne. Cała kwota brutto świadczenia urlopowego trafia do pracownika (po potrąceniu podatku).

Świadczenie urlopowe a podatek dochodowy (PIT)

Świadczenie urlopowe jest traktowane jako przychód pracownika ze stosunku pracy. Wynika to wprost z art. 12 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego pracodawca wypłacający świadczenie urlopowe musi obliczyć i odprowadzić od niego zaliczkę na podatek dochodowy.

Świadczenie urlopowe - podsumowanie

Świadczenie urlopowe:

• to dobrowolna alternatywa dla ZFŚS dla firm zatrudniających poniżej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty;
• wypłaca się pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych;
• w 2025 r. jest wpłacane w maksymalnej kwocie 2723,40 zł – dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach na pełen etat;
• jest zwolnione ze składek ZUS;
• jest opodatkowane podatkiem dochodowym (PIT).

Zarządzaj urlopami i świadczeniami z Calamari

Ile urlopu wypoczynkowego przysługuje Twoim pracownikom? Czy spełniają oni kryteria, aby otrzymać świadczenie urlopowe i "wczasy pod gruszą"? Jak sprawnie i zgodnie z zasadami ustalonymi w firmie poinformować pracowników o wypłacaniu bądź niewypłacaniu świadczeń urlopowych? W ustalaniu wszystkich tych informacji oraz w zarządzaniu sprawami kadrowymi pomoże Ci nowoczesne narzędzie Calamari.

Dzięki naszemu systemowi dokumentacja pracownicza będzie prowadzona przejrzyście i zgodnie z przepisami. Natomiast narzędzie do zarządzania urlopami i wspólny kalendarz urlopów pomogą kadrom sprawnie planować zastępstwa. Za pomocą Calamari, które możesz zintegrować np. ze Slackiem, poinformujesz podwładnych o nieudzielaniu świadczeń urlopowych – w formie zgodnej z polityką Twojej firmy.

Poznaj i przetestuj Calamari – zestaw narzędzi dla nowocześnie zarządzanych firm.

Źródła:

• USTAWA z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19940430163
• USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19910800350
• Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2025 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2024 r. i w drugim półroczu 2024 r. https://stat.gov.pl/sygnalne/komunikaty-i-obwieszczenia/lista-komunikatow-i-obwieszczen/obwieszczenie-w-sprawie-przecietnego-wynagrodzenia-miesiecznego-w-gospodarce-narodowej-w-2024-r-i-w-drugim-polroczu-2024-r-,276,12.html