Technika Pomodoro - co to jest i jak ją stosować?

Skuteczne zarządzanie czasem to umiejętność pożądana na rynku pracy, szczególnie w przypadku pracowników zdalnych. Ich liczba – ze względu na pandemię koronawirusa – okresowo mocno wrosła. Jednak już po jej zakończeniu 2 na 10 pracowników pracujących zdalnie ze względu na COVID-19 nie wróciło do modelu stacjonarnego [1]. Z kolei umiejętność zaplanowania harmonogramu godzin pracy i zarządzania nimi tak, by osiągać jak najlepsze wyniki, są cechami wyróżniającymi wartościowego pracownika. Dlatego dowiedz się, na czym polega technika pomodoro. Wyjaśniamy, jak może ona pomóc Twoim podwładnym w zachowaniu intensywnego skupienia.

Istnieje wiele metod, które pomagają się skupić i pracować efektywnie przez cały dzień. Ludzki umysł nie jest maszyną – człowiek potrzebuje przerw, by móc odpocząć i odświeżyć umysł, niezależnie od rodzaju pracy. Należy jednak znaleźć złoty środek między pracą a krótkimi pauzami. Mamy na to doskonałe rozwiązanie. Metoda Pomodoro, wykorzystująca czasomierz interwałowy, to technika, która pomoże członkom zespołu być produktywnym przez cały dzień.

Co to jest technika Pomodoro?

Metoda pomodoro to sposób zarządzania czasem opracowany przez Francesco Cirillo pod koniec XX wieku. Technika opiera się na wykorzystaniu budzika z podziałką na 25 minutowe interwały – tak zwane pomodori – oddzielane od siebie przerwami. Technika Pomodoro opiera się na założeniu, że częste przerwy wpływają pozytywnie na produktywność i możliwości umysłowe.

Nazwa “pomodoro” pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora, którego twórca użył podczas pierwszych eksperymentów. Metoda Pomodoro sprawdza się zarówno podczas pracy, uczenia się jak i wykonywania innych czynności wymagających wysiłku intelektualnego.

Obecnie można znaleźć wiele aplikacji typu Pomodoro timer, które pozwalają ustawić czas pracy oraz długość przerw w zależności od indywidualnych potrzeb danej osoby. Odliczanie czasu online za pomocą aplikacji Pomodoro jest bardzo wygodne, ale można ją stosować nawet bez tego typu oprogramowania. Wystarczy dowolny czasomierz online interwałowy, a nawet zwykły budzik w telefonie.

Na czym polega technika Pomodoro?

Technika Pomodoro jest prosta i zrozumiała. By zacząć ją stosować, nie potrzeba skomplikowanych aplikacji ani szkoleń. Jej głównym założeniem jest całkowite skupienie się na wykonywanym zadaniu przez określony czas i bez rozpraszania się innymi sprawami – takimi jak sprawdzanie nowości w mediach społecznościowych czy odczytywanie powiadomień na telefonie. Każdy interwał intensywnej pracy jest zaś oddzielony od siebie krótką przerwą, podczas której należy oderwać się od obowiązków i chwilę odpocząć.

Technika Pomodoro polega na stosowaniu siedmiu kroków:

1. Przygotuj listę zadań na dany dzień. Zastanów się, którymi zajmiesz się w pierwszej kolejności. Następnie wybierz zadanie do wykonania, by skupić się tylko na nim;
2. Wyłącz wszelkie rozpraszacze – np. powiadomienia na telefonie czy muzykę, która Ci przeszkadza;
3. Ustaw timer lub budzik na 25 minut;
4. Pracuj w pełnym skupieniu;
5. Po zakończeniu 25-minutowej sesji Pomodoro, gdy zadzwoni budzik lub timer, zrób 5-minutową przerwę. Wstań od biurka, rozciągnij się, napij wody – zrób cokolwiek, co nie jest związane z pracą;
6. Po przerwie wróć do pracy, po raz kolejny ustaw minutnik  i zacznij kolejne pomodori;
7. Po czterech pomodori zrób sobie dłuższy odpoczynek – przerwę trwającą np. 15-30 minut.

Korzyści ze stosowania techniki Pomodoro oraz odpowiedniego zarządzania czasem pracy

Wprowadzenie techniki Pomodoro do organizacji realnie wpływa na efektywność zespołów, atmosferę w pracy i ogólną kondycję firmy. Ta metoda zarządzania czasem sprzyja:

• zmniejszeniu poziomu stresu i niepokoju – struktura techniki Pomodoro wprowadza do dnia pracy przewidywalność i porządek. Pracownik, który wie, że jego zadaniem jest praca w intensywnym skupieniu przez 25 minut i że potem czeka go przerwa, odczuwa mniejszą presję. Krótkie interwały sprawiają, że nawet duże i zniechęcające projekty stają się łatwiejsze do opanowania. Sesje pomodori są sposobem na to, aby rozkładać zadania na mniejsze części, co eliminuje lęk przed niedotrzymaniem terminów i pozwala unikać opóźnień;
• zwiększeniu wiary we własne siły – każde zakończone pomodori to mały sukces. "Odhaczanie" kolejnych 25-minutowych sesji daje pracownikom namacalne dowody ich postępów. Widząc, ile udało im się zrealizować w ciągu kilku sesji, czują się bardziej kompetentni i pewni siebie. W efekcie chętniej podejmują się nowych wyzwań i rozwijają swoje umiejętności;
• zwiększeniu zrozumienia i kontroli swoich działań – technika Pomodoro to także narzędzie diagnostyczne. Rejestrowanie, ile pomodori zajmuje dany rodzaj pracy, dostarcza bezcennych danych. Pracownik i jego przełożony zyskują jasny obraz tego, które zadania są najbardziej czasochłonne. Dokładniejsze informacje na temat pracy nad projektami, które zapewnić może program do rejestracji czasu pracy, pozwalają również zrozumieć dodatkowe czynniki mające wpływ na wydłużający się czas wykonania zadania. Dzięki temu łatwiej jest wprowadzić zmiany, które usprawnią pracę;
• zwiększeniu efektywności całej organizacji – metoda Pomodoro promuje kulturę pracy w głębokim skupieniu. Ponadto, kiedy członkowie zespołu są mniej zestresowani, pewniejsi siebie i gdy lepiej rozumieją swoje zadania, ich praca staje się bardziej jakościowa. Jeśli w Twojej organizacji wszyscy pracownicy będą kierowali się taką metodą, produktywność w firmie bądź startupie wzrośnie jeszcze bardziej.

Jak działa technika Pomodoro? Najważniejsze zasady

Technika Pomodoro działa tylko wtedy, gdy przestrzega się jej zasad. Oto one:

1. Pomodoro nie można przerywać – jeśli zaczniesz pierwsze pomodori i zajmiesz się pracą nad projektem, przerwę możesz zrobić dopiero po upływie 25 minut. Nie należy przerywać pracy wcześniej, a każde przerwanie cofa nas do punktu wyjścia.
2. Jeżeli zadanie wymaga więcej niż 5-7 interwałów, podziel je na mniejsze zadania.
3. Jeśli zadanie zajmuje mniej niż jeden interwał – dodaj do niego drugie niewielkie zadanie tak, by wypełniło cały czas pomodori.
4. Przerwy są obowiązkowe. Pokusa, by pominąć krótką przerwę i od razu zacząć kolejną sesję, jest duża, ale to błąd. Odpoczynek jest tak samo istotną częścią tej techniki, jak sama praca. Przerwy pozwalają utrzymać skupienie i efektywność przez dłuższy czas.
5. Planuj swoje sesje. Przed rozpoczęciem pracy poświęć chwilę, aby przygotować listę zadań i oszacować, ile pomodori będzie wymagało każde z nich. Nadaje to strukturę całemu dniu pracy.
6. Pierwsze pomodori są najtrudniejsze – z czasem jest tylko lepiej!
7. Technika Pomodoro nie powinna być wykorzystywana do podziału czasu wolnego!

Najczęstsze błędy podczas stosowania techniki Pomodoro

Pułapkami, w które najczęściej wpadają osoby zaczynające przygodę z techniką Pomodoro, są:

• zbyt ambitne plany na jedną sesję – próba wpakowania za dużo w jedno pomodori;
• pomijanie krótszych lub/i dłuższych przerw – prowadzi to do zmęczenia, spadku koncentracji i ostatecznie niższej produktywności;
• niedostosowanie czasu do zadania – jeśli np. jesteś programistą i dopiero po 20 minutach zaczynasz rozumieć fragment kodu, 25-minutowa sesja będzie ciągłym przerywaniem kontekstu. W takim przypadku wydłuż sesje do 45 minut. Natomiast zadania administracyjne mogą świetnie pasować do 15-minutowych bloków pracy;
• rozpraszanie się podczas sesji – idea tej metody polega na intensywnym skupieniu przez krótki czas. Dlatego podczas trwania sesji nie zerkaj co chwilę na telefon, nie sprawdzaj poczty, o ile nie jest to konieczne;
• planowanie nierealistycznej liczby sesji – zakładasz, że dzień pracy to osiem godzin, więc zmieścisz w nim mniej więcej szesnaście pomodori. Zapominasz jednak o spotkaniach, przerwach na lunch i o tym, że może zdarzyć Ci się wykonać nieplanowane zadania. Dlatego planuj pomodori z zapasem!

Skuteczność techniki Pomodoro

Technika Pomodoro cieszy się popularnością z kilku względów. Jednym z najważniejszych jest fakt, iż człowiekowi jest dużo łatwiej się skoncentrować i usunąć rozpraszacze, jeśli wie, że robi to tylko na określony czas. Jeśli nie jest on zbyt długi, łatwiej się zmotywować, zaś świadomość upływających minut każdego z pomodori sprawia, że pracujesz wydajniej, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą.

Ponadto metoda ta pomaga w zmotywowaniu się i rozpoczęciu pracy. Znacznie łatwiej zabrać się do działania, wiedząc, że nie trzeba będzie pracować nad zadaniem bez przerwy, tylko przez 25 minut, po których można odpocząć. Przerwy traktować można jako nagrody za wykonanie zadania, co dodatkowo podnosi atrakcyjność Pomodoro.

Dla osób zarządzających zespołami technika Pomodoro ma dodatkową wartość. Pozwala lepiej szacować czas potrzebny na realizację projektu. Gdy wiesz, że typowe zadanie zajmuje trzy pomodori, możesz precyzyjniej planować harmonogramy i przydzielać obowiązki. To przekłada się na lepszą koordynację pracy, realistyczniejsze deadline'y i mniej zestresowanych pracowników.

Inne sposoby zarządzania czasem pracy

Odliczanie czasu online z timerem Pomodoro to dobry sposób na poprawienie swojej produktywności, jednak można zrobić znacznie więcej, by zadbać o swoją wydajność w pracy. Dobrym rozwiązaniem do kontrolowania czasu spędzonego na pracy nad danymi projektami są aplikacje do rejestrowania i ewidencji czasu pracy, takie jak Calamari Clock In.

System pozwala pracownikowi rejestrować godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy nad danym zadaniem, dzięki czemu można zebrać szczegółowe dane na temat tego, ile czasu potrzeba pracownikowi do wykonania danej czynności. Dzięki temu można jeszcze lepiej układać harmonogram godzin pracy i tworzyć listę zadań do wykonania przy pomocy techniki Pomodoro.

Podsumowanie

Technika Pomodoro to skuteczna i prosta do wdrożenia metoda zarządzania czasem, która pozwoli Ci optymalnie wykorzystać godziny pracy w firmie bądź startupie, by osiągać doskonałe rezultaty, a jednocześnie się nie przepracowywać. Korzystając z metody Pomodoro należy jednak pamiętać o tym, by wyeliminować ze swojego otoczenia rozpraszacze i konsekwentnie stosować się do zegara przerw – w przeciwnym wypadku nie osiągnie się pełnej skuteczności tej techniki.

‍

Przypis:

• https://zpp.net.pl/praca-zdalna-po-pandemii-raport-podsumowujacy-webinarium-11-ocena-stosowania-pracy-zdalnej-po-pandemii-oraz-proponowanych-rozwiazan-prawnych-z-perspektywy-pracownikow-i-zwiazkow-zawod/