Zmiana grafiku bez zgody pracownika - czy jest możliwa?

W poniedziałek rano odbierasz telefon od pracownika – okazuje się, że nie dotrze do pracy. Trzeba błyskawicznie przeorganizować zmianę, by zapewnić zastępstwo. Czy pracodawca może zmienić grafik pracy bez zgody pracownika? Sprawdź, kiedy zmiana grafiku jest dopuszczalna i jak przeprowadzić ją zgodnie z przepisami prawa pracy.

Z jakim wyprzedzeniem pracodawca może zmienić grafik pracy? Zasady informowania pracowników

Przepisy Kodeksu pracy (art. 129 § 3) wskazują, że rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzony w postaci papierowej lub elektronicznej na okres nie krótszy niż miesiąc w przyjętym okresie rozliczeniowym. Pracodawca przekazuje grafik co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który rozkład został sporządzony.

To co najmniej tygodniowe wyprzedzenie dotyczy jednak wyłącznie wprowadzenia nowego rozkładu – nie jego późniejszej zmiany. Potwierdza to stanowisko Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2013 roku. Z obowiązujących przepisów nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być dokonywane nagłe zmiany w harmonogramie pracy.

Termin zmiany grafiku może być zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. Jeśli takich zapisów brakuje, pracodawca powinien poinformować pracownika o modyfikacjach z takim wyprzedzeniem, by mieć pewność, że informacje o zmianie rozkładzie czasu pracy dotrą do wiadomości pracowników. Doktryna przyjmuje, że zmiana może nastąpić najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej poprzedzającej nową zmianę.

Zmiana grafiku pracy bez zgody pracownika - w jakich sytuacjach jest możliwa?

Kodeksu pracy nie reguluje możliwości zmiany grafiku wprost. Brak regulacji nie oznacza jednak, że jest ona niedopuszczalna. W niektórych przypadkach pracodawca ma wręcz obowiązek zmodyfikować harmonogram. Musi to zrobić, by np. wyznaczyć dzień wolny za pracę w niedzielę czy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy albo udzielić czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych.

Choroba innego pracownika to najczęstszy powód nagłych zmian grafiku. Kiedy ktoś z zespołu niespodziewanie nie stawia się w pracy, pracodawca decyduje o przesunięciu obowiązków na pozostałe osoby. Inne obiektywnie uzasadnione powody zmian to nagły wzrost zamówień, awaria techniczna czy sezonowe wahania obciążenia. Każda zmiana musi wynikać z przyczyn obiektywnych – nie z kaprysu po stronie pracodawcy.

Pracodawca może też przesunąć urlop pracownika lub udzielić urlopu okolicznościowego w zmienionym terminie, jeśli nieobecności pracowników mogłyby zagrażać ciągłości działania firmy. Zmiana grafików jest dopuszczalna także wtedy, gdy jest uzasadniona okolicznościami niezależnymi od pracodawcy, a możliwość zmiany harmonogramu została przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych.

Co na temat zmian grafiku mówi Kodeks pracy?

Kodeks pracy w art. 129 określa zasady ustalania rozkładu czasu pracy. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Przepisy prawa pracy dają jednak pracodawcy swobodę w doborze systemu czasu pracy – podstawowego, równoważnego, zadaniowego czy przerywanego.

Co istotne, Kodeks pracy nie zawiera wprost zakazu zmiany grafiku po jego ogłoszeniu. Nie wymaga też akceptacji pracownika w przypadku jego modyfikacji. Jednak żadna zmiana nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego (11 godzin) i tygodniowego (35 godzin) – mówi o tym art. 133 wspomnianej ustawy. Zmiana grafiku pracy nie może też stanowić formy kary wobec danego pracownika – takie działanie mogłoby prowadzić nawet do natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy z winy pracodawcy.

Zmiana grafiku a regulamin pracy

Regulamin pracy to dokument, w którym pracodawca powinien określić zasady modyfikowania rozkładu czasu pracy. Warto uregulować w nim termin informowania pracowników o zmianach, katalog sytuacji uzasadniających modyfikację (np. nieobecności pracowników, zdarzenia losowe po stronie zakładu pracy) oraz sposób przekazywania informacji – w formie pisemnej lub elektronicznej.

Dobrze skonstruowany regulamin chroni zarówno pracodawcę, jak i pracowników. Z perspektywy firmy stanowi podstawę prawną do wprowadzania zmian. Z kolei z perspektywy zespołu gwarantuje przewidywalność i ochronę własnych interesów.

Regulamin powinien być spójny z układem zbiorowym pracy, jeśli taki obowiązuje. Każda zmiana wymaga odpowiedniego trybu konsultacji, a nowe zasady wchodzą w życie po podaniu ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy

Wypowiedzenie zmieniające - czym jest i kiedy się je wprowadza?

Doraźna zmiana grafiku pracy z reguły nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Sytuacja wygląda inaczej, gdy modyfikacja wykracza poza zwykłe korekty i dotyczy istotnych warunków zatrudnienia określonych w umowie o pracę – i to na czas dłuższy niż 3 miesiące w roku kalendarzowym. Wypowiedzenie zmieniające (które reguluje art. 42 Kodeksu pracy) pozwala pracodawcy zaproponować nowe warunki pracy lub płacy w formie pisemnej.

Pracownik ma czas do połowy okresu wypowiedzenia na złożenie odmowy jego przyjęcia. Brak odmowy oznacza akceptację nowych warunków. Odmowa prowadzi do rozwiązania umowy z upływem okresu wypowiedzenia.

Pamiętaj jednak, że przesunięcie zmiany w ramach obowiązującego systemu, jednorazowa korekta grafiku czy zmiana wynikająca z potrzeb zakładu pracy leżą w kompetencjach kierowniczych pracodawcy i nie wymagają wypowiedzenia zmieniającego.

Podsumowanie – zmiana grafiku pracy bez zgody pracownika

Pracodawca może zmienić grafik pracy, ale musi to robić zgodnie z przepisami i w oparciu o obiektywne przesłanki. Zmiana jest dopuszczalna, gdy wynika z realnych potrzeb zakładu pracy – choroby pracownika, nagłego wzrostu zapotrzebowania czy konieczności zapewnienia ciągłości działania.

Obowiązkiem pracodawcy jest poinformować pracownika z odpowiednim wyprzedzeniem. Tygodniowy termin dotyczy wprowadzenia rozkładu pracy, nie jego modyfikacji, ale dobra praktyka wymaga zachowania rozsądnego czasu. Każda zmiana musi respektować prawa pracownika, a w tym normy odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Zarządzaj grafikami pracowników za pomocą narzędzi Calamari

Zmiana harmonogramu czasu pracy nie musi być źródłem chaosu. Narzędzia Calamari pozwalają na sprawne zarządzanie grafikami i rejestrowanie czasu pracy zespołu w jednym miejscu. Każda modyfikacja generuje powiadomienie, które trafia bezpośrednio do danego pracownika. System potwierdza zapoznanie się ze zmianą – nie musisz martwić się, czy wiadomość dotarła do zatrudnionego.

Skontaktuj się z nami, by przetestować narzędzia Calamari!

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
• https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/pytania-i-odpowiedzi/czy-pracodawca-moze-zmienic-mi-rozklad-czasu-pracy-z-dnia-na-dzien?tmpl=pdf?tmpl=pdf.
• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zmiana-grafiku-pracy-pracownika-kiedy-pracownik-powinien-otrzymac-informacje.