Zmiana nazwy firmy - jak można zmienić nazwę firmy?

Zmiana nazwy firmy może wynikać z różnych potrzeb biznesowych – od rebrandingu po rozszerzenie działalności. Jednak krok ten wiąże się z dopełnieniem określonych formalności. Sprawdź, jak zmienić nazwę firmy i na co zwrócić szczególną uwagę.

Czy zmiana nazwy firmy jest możliwa?

Zmiana nazwy firmy jest możliwa i bywa etapem ewolucji biznesu. Możesz jej dokonać bez względu na czas pracy i obecności na rynku danej działalności gospodarczej czy spółki.

Zmiana nazwy firmy - co mówią przepisy prawa?

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podstawowym dokumentem mówiącym o zmianie nazwy firmy jest Ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zgodnie z art. 12 ust. 1 tejże ustawy, przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić zmianę danych w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany.

Dla spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego znaczenie ma art. 47 ustawy o KRS. Przepis ten nakłada obowiązek zgłaszania do KRS wszelkich zmian danych podlegających ujawnieniu w rejestrze. Termin na zgłoszenie pozostaje taki sam – 7 dni od momentu dokonania zmiany (czyli podjęcia odpowiedniej uchwały).

W jakich sytuacjach może być konieczna zmiana nazwy firmy?

Modyfikację nazwy firmy wymuszają np.:

• rozszerzenie działalności – gdy przedsiębiorstwo wkracza w nowe obszary biznesowe, dotychczasowa nazwa może nie oddawać już charakteru prowadzonej działalności. Firma z branży gastronomicznej, która zaczęła rozwijać się w kierunku cateringu dietetycznego, może potrzebować nazwy lepiej odzwierciedlającej nowy profil;
• słabe wyniki sprzedażowe – mogą one sygnalizować, że nazwa nie rezonuje z rynkiem. Jeśli klienci mają trudności z zapamiętaniem nazwy lub kojarzą ją z czymś negatywnym, zmiana jest konieczna. Może ona pozwolić przedsiębiorcy dotrzeć do nowej grupy docelowej;
• wejście na nowy rynek – ekspansja zagraniczna często wymaga nazwy łatwiejszej do wymówienia w różnych językach. Podobnie przekształcenie firmy lokalnej w ogólnopolską może wymagać nazwy bardziej uniwersalnej, która będzie zrozumiała dla szerszego grona odbiorców;
• zmiany właścicielskie – gdy jeden ze wspólników występuje ze spółki, a pojawia się nowy partner, nazwa powinna to odzwierciedlać.

Jak można zmienić nazwę firmy?

Procedura zmiany nazwy firmy wygląda inaczej dla samozatrudnionych, a inaczej dla podmiotów wpisanych do KRS.

Zmiana nazwy firmy w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, proces wprowadzenia zmiany nazwy firmy stosunkowo prosty.

Prawo wymaga, aby w nazwie jednoosobowej działalności gospodarczej znajdowało się imię i nazwisko przedsiębiorcy. Tego elementu nie możesz usunąć. Zmiana nazwy firmy jednoosobowej polega więc na modyfikacji dodatkowych elementów, które tworzą markę, np. zmiana z „ Usługi IT Jan Kowalski” na „ Cyberbezpieczeństwo Jan Kowalski”.

Jak to zrobić? Wystarczy złożyć wniosek o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Służy do tego formularz CEIDG-1 (ten sam, który składa się przy zakładaniu firmy). Wniosek o modyfikację wpisu należy zgłosić w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

Zgłoszenie do centralnej ewidencji działa na zasadzie „jednego okienka”. Oznacza to, że CEIDG automatycznie przekaże informację do odpowiedniego urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) oraz do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub KRUS. Wniosek możesz złożyć online przez portal biznes.gov.pl lub osobiście w dowolnym urzędzie miasta czy gminy. Cała procedura jest bezpłatna.

Zmiana nazwy firmy w przypadku spółki

W przypadku spółek proces zmiany nazwy firmy jest bardziej skomplikowany. Procedura ta zależy od jej rodzaju.

Zmiana nazwy spółki cywilnej wymaga najpierw sporządzenia aneksu do umowy spółki. Następnie każdy ze wspólników musi zaktualizować swój wpis w CEIDG, odzwierciedlając nową nazwę. Dodatkowo należy złożyć formularz NIP-2 w urzędzie skarbowym i wniosek RG-OP w GUS.

Inaczej wygląda sytuacja w spółkach handlowych (np. spółka jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna). Tutaj, aby zmienić nazwę firmy, niezbędne jest podjęcie uchwały przez wspólników lub walne zgromadzenie akcjonariuszy. Uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza. Następnie zmianę nazwy spółki należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały.

Co powinna zawierać nowa nazwa firmy?

Wybór nowej nazwy to nie tylko kwestia kreatywności, ale także strategii i zgodności z prawem. Nazwa musi zawierać oznaczenie formy prawnej, np. „sp. z o.o.”. Nie powinna wprowadzać w błąd co do przedmiotu działalności czy osoby przedsiębiorcy.

Chcąc zmienić nazwę działalności gospodarczej albo spółki, zrób dokładny research, zanim podejmiesz ostateczną decyzję. Sprawdź, czy nazwa nie jest już zajęta przez inną firmę działającą w tej samej branży. Przeszukaj bazy CEIDG i KRS, a także bazę Urzędu Patentowego, aby upewnić się, że nie naruszasz praw do zarejestrowanego znaku towarowego. Równie ważne jest sprawdzenie dostępności domeny internetowej i profili w mediach społecznościowych. Dobra nazwa to taka, która jest łatwa do zapamiętania, wymówienia i zapisania, a jednocześnie niesie ze sobą pozytywne skojarzenia i odzwierciedla wartości Twojej marki.

Pamiętaj też o ważnych kwestiach formalnych:

• w przypadku spółki jawnej w nazwie musi się znaleźć nazwisko co najmniej jednego wspólnika;
• w przypadku spółki partnerskiej w nazwie musi znaleźć się nazwisko co najmniej jednego wspólnika, a jeżeli nazwiska wszystkich wspólników nie są uwzględnione, również dopisek „i partner” albo „i partnerzy”;
• w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej w nazwie musi znaleźć się nazwisko bądź nazwa komplementariusza;
• w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej, nazwa nie musi zawierać nazwisk albo nazw udziałowców lub akcjonariuszy;
• w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa firmy musi zawierać co najmniej imię i nazwisko właściciela [1].

Z czym wiąże się zmiana nazwy firmy?

Wprowadzenie zmiany nazwy firmy to duży projekt organizacyjny i komunikacyjny. Wymaga on koordynacji działań na wielu polach – dotyczących przepisów prawa, ale też np. marketingu.

Zmiana nazwy firmy a wystawianie faktur

Wszystkie faktury, zarówno sprzedaży, jak i zakupu, muszą odzwierciedlać prawidłową nazwę firmy na dzień dokonania transakcji.

Jeśli zmieniasz nazwę firmy, faktury wystawione przed datą oficjalnej zmiany (w JDG – datą zaistnienia zmiany; w spółkach – datą wpisu do KRS) pozostają prawidłowe pod starą nazwą. Nie musisz ich korygować. Natomiast po tej dacie masz obowiązek używać wyłącznie nowej nazwy. Dlatego poinformuj swoich kontrahentów o zmianie, aby uniknąć błędów na fakturach, które od nich otrzymujesz.

Zmiana nazwy firmy - na co trzeba uważać?

Zmieniając nazwę firmy, musisz pomyśleć o modyfikacji w szerszej perspektywie. Stwórz listę kontrolną, aby mieć pewność, że o niczym nie zapomnisz:

• poinformuj o zmianie swój zespół i klientów – pracownicy są ambasadorami marki i muszą znać kontekst decyzji. Przygotuj plan komunikacji zewnętrznej – poinformuj o zmianie klientów, partnerów biznesowych, dostawców i banki;
• zaktualizuj nazwę firmy we wszystkich materiałach firmowych – na stronie internetowej, w stopkach mailowych, na wizytówkach, pieczątkach, w szablonach umów i ofert;
• pamiętaj o terminach dotyczących zgłaszania zmian i składania wniosków do KRS.

Zmiana nazwy firmy - podsumowanie

Zmiana nazwy firmy jest możliwa dla każdej formy działalności, ale wymaga dopełnienia odpowiednich formalności:

• w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej zmiana polega na modyfikacji dodatkowego członu nazwy (imię i nazwisko muszą pozostać). Wymaga to złożenia wniosku CEIDG-1 w ciągu 7 dni od zmiany;
• w spółkach prawa handlowego (np. z o.o., akcyjna) konieczna jest uchwała wspólników lub akcjonariuszy (w formie aktu notarialnego), a następnie zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS);
• faktury wystawione przed zmianą nazwy firmy zachowują "ważność". Po oficjalnej jej dokonaniu należy używać wyłącznie nowej nazwy na wszystkich dokumentach;
• o zmianie nazwy firmy należy poinformować pracowników, klientów, banki i zaktualizować wszystkie materiały firmowe (stronę WWW, pieczątki, wizytówki, umowy).

Sprawnie zarządzaj dokumentami firmowymi z Calamari

Zmiana nazwy firmy to doskonały przykład, jak wiele dokumentów w środowisku biznesowym wymaga stałej uwagi. Aktualizacja umów o pracę, regulaminów czy polityk wewnętrznych to ogromne wyzwanie logistyczne, zwłaszcza dla działów HR i managerów.

Właśnie w takich sytuacjach nieocenionym wsparciem stają się narzędzia, które automatyzują i porządkują obieg dokumentacji. Calamari, oprócz tego, że oferuje moduł do zarządzania urlopami i czasem pracy, pozwala na bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych. Dzięki temu możesz sprawnie dystrybuować nowe wersje plików, śledzić potwierdzenia i mieć pewność, że cały zespół bazuje na aktualnych informacjach.

Zacznij korzystać z Calamari – zamiast grzęznąć w zadaniach administracyjnych, skup się na strategicznym zarządzaniu zmianą nazwy firmy.

‍

Źródła:

• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00117
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou737
• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy