Podróż służbowa a czas pracy. Co zmienia wyrok TSUE z października 2026

Inżynier nadzoru wyjeżdża z siedziby firmy o 5:30. Budowa jest 400 kilometrów dalej. Na miejscu pracuje cztery godziny, wsiada w samochód służbowy i wraca. Pod biuro podjeżdża o 21:30. W umowie ma wpisane stałe miejsce pracy: siedziba firmy. Pracuje od 8:00 do 16:00.

Ile z tego dnia to czas pracy?

Przez lata odpowiedź wyglądała dość jednolicie, a relacja podróż służbowa a czas pracy wydawała się ustalona. Czasem pracy jest ta część podróży, która przypada na normalne godziny pracownika, oraz to, co pracownik faktycznie robił w trasie. Sam przejazd przed 8:00 i po 16:00 nie był zaliczany do czasu pracy. Tak przedstawia to stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy.

22 października 2026 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok w sprawie C-420/24. Odpowiedź przestała być oczywista. Co dokładnie orzekł Trybunał, w których miejscach rozchodzi się to z polską praktyką, czego wyrok nie rozstrzyga i co z tym zrobić, jeżeli Twoi ludzie regularnie jeżdżą poza biuro?

Podróż służbowa a czas pracy: jak to rozliczano dotąd

Punktem wyjścia jest jedno zdanie Kodeksu pracy:

„Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.”

• art. 128 § 1 Kodeksu pracy

I tu zaczyna się problem, bo Kodeks pracy nie reguluje czasu pracy w podróży służbowej wprost. Nie ma przepisu, który mówiłby, co zrobić z czterema godzinami spędzonymi za kierownicą po zakończeniu zmiany. Przyznaje to sama Inspekcja Pracy: zagadnienie powoduje problemy w praktyce, ponieważ brakuje przepisów regulujących tę materię wprost. Ogólna definicja czasu pracy oczywiście obowiązuje, ale trzeba ją dopiero zastosować do konkretnej sytuacji, posiłkując się orzecznictwem i stanowiskami urzędowymi.

Nie każdy wyjazd to podróż służbowa

Zanim przejdziesz dalej, jedno zastrzeżenie, które porządkuje resztę artykułu.

Podróż służbowa to wykonanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Nie każdy wyjazd pracownika terenowego mieści się w tej definicji. Serwisant, który z założenia pracuje u klientów na określonym obszarze, często w ogóle nie odbywa podróży służbowych, tylko wykonuje zwykłe obowiązki. Dla takich osób reguły opisane niżej mogą wyglądać inaczej, a część przejazdów bywała zaliczana do czasu pracy jeszcze przed omawianym wyrokiem.

Dieta to nie czas pracy

Artykuł 77(5) § 1 Kodeksu pracy mówi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztówzwiązanych z podróżą służbową. To przepis o pieniądzach na wydatki: diety, noclegi, przejazdy.

Nie wynika z niego nic na temat tego, czy czas spędzony w drodze jest czasem pracy. To dwa osobne porządki. Pracownik może mieć prawo do diety i jednocześnie nie mieć ani jednej godziny doliczonej do ewidencji. Może też być odwrotnie.

Co mówi Inspekcja Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy formułuje dotychczasową zasadę tak:

„Zgodnie z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego czasem pracy jest czas podróży służbowej pracownika przypadający na jego normalne godziny pracy. Natomiast nie jest traktowany jako czas pracy czas podróży służbowej mającej miejsce poza normalnymi godzinami pracy i nie jest taka podróż służbowa rozliczana jako praca w godzinach nadliczbowych.”

PIP powołuje w tym miejscu dwa wyroki Sądu Najwyższego: z 27 października 1981 roku (sygn. I PR 85/81) oraz z 23 czerwca 2005 roku (sygn. II PK 265/04).

Z tego samego stanowiska wynikają jeszcze dwie reguły, do których wrócimy.

Pierwsza dotyczy tego, kto siedzi za kierownicą. PIP przedstawia następujące rozróżnienie: jeżeli pracownik prowadzi samochód osobowy i wiezie innego pracownika, również odbywającego podróż służbową, czas kierowcy rozlicza się jako czas pracy, a czas pasażera nie, chyba że przypada na jego normalne godziny. Inspekcja opiera to na wyroku Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 roku (sygn. I PRN 30/79).

Druga dotyczy tego, co pracownik robi w trasie. W ujęciu PIP, jeżeli pracownik w pociągu lub samolocie wykonuje telefony służbowe lub przygotowuje prezentacje na potrzeby pracodawcy, taką podróż należy traktować jako czas pracy, nawet poza normalnymi godzinami, ponieważ zwyczajnie świadczy wtedy pracę. To uogólnienie Inspekcji. W praktyce przy pojedynczych, krótkich czynnościach trzeba ustalić, ile faktycznie trwały i na jakiej podstawie miałaby być zaliczona pozostała część przejazdu.

Ruchomy rozkład czasu pracy

Jeżeli pracownik zaczyna pracę w przedziale, na przykład między 7:00 a 9:00 (ruchomy rozkład czasu pracy z art. 140(1) § 1 Kodeksu pracy), przejazd przypadający na te „widełki” jest czasem pracy. PIP przytacza w tej sprawie stanowisko Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 30 listopada 2016 roku.

Co orzekł Trybunał Sprawiedliwości UE w sprawie C-420/24

Sprawa zaczęła się w Rumunii i dotyczyła sytuacji, która w polskiej firmie budowlanej wyglądałaby podobnie.

BZ pracował jako kierownik w państwowej spółce zarządzającej infrastrukturą drogową. W umowie o pracę miał wpisane stałe miejsce pracy: Jassy. Pracodawca wysyłał go na kontrole budów dróg w Suczawie, Botoszanach i Fokszanach oraz do siedziby spółki w Bukareszcie. W dniach od 8 do 15 czerwca 2021 roku pokonał w ten sposób ponad 1500 kilometrów w ciągu ośmiu dni, drogami krajowymi i powiatowymi, bo autostrad w tamtym regionie nie było. Pracodawca udostępnił mu pojazd, a na przejazd do Bukaresztu także kierowcę. Z każdego wyjazdu wracał do Jassy tego samego dnia, z wyjątkiem Bukaresztu, skąd wrócił dopiero następnego dnia. Przejazdy odbywały się w szczególności poza jego zwykłymi godzinami pracy.

BZ policzył, że uzbierało się z tego 31,5 godziny nadliczbowej, i wystąpił o zapłatę. Pracodawca odmówił, argumentując, że podczas jazdy pracownik nie świadczył pracy. Sąd pierwszej instancji oddalił powództwo. Sąd apelacyjny w Jassach nabrał wątpliwości i skierował pytanie do Trybunału.

Trybunał odpowiedział tak:

„czas, jaki pracownik poświęca na przejazd, w tym poza zwykłymi godzinami pracy, do i z miejsca pracy ustanowionego przez pracodawcę, innego niż stałe lub zwykłe miejsce pracy, w celu wykonywania tam swoich działań lub spełniania obowiązków zgodnie z poleceniami pracodawcy, należy uznać za »czas pracy« w rozumieniu tego przepisu.”

• wyrok TSUE z 22 października 2026 r., C-420/24, sentencja

Trzy rzeczy w tym zdaniu wymagają podkreślenia od razu.

Po pierwsze, pora przejazdu nie ma znaczenia dla kwalifikacji. Po drugie, chodzi wyłącznie o wyjazdy do miejsca innego niż stałe lub zwykłe miejsce pracy. Codzienna droga z domu do biura to inna sytuacja i wyrok jej nie dotyczy. Po trzecie, słowa „w rozumieniu tego przepisu” odsyłają do art. 2 pkt 1 dyrektywy 2003/88. To kwalifikacja czasu na potrzeby unijnych przepisów o organizacji czasu pracy, a nie rozstrzygnięcie o wynagrodzeniu. Trybunał relacjonuje przy tym, że sąd odsyłający uznaje kwestię wynagrodzenia za podlegającą prawu krajowemu, i sam odpowiada wyłącznie na pytanie o kwalifikację czasu. BZ nie dostał od Trybunału żadnej kwoty. Wrócimy do tego w osobnej sekcji, bo to najczęściej pomijany fragment całej sprawy.

Jedna różnica wobec przykładu z początku artykułu wymaga uwagi. Przejazdy BZ zaczynały się i kończyły w jego zwykłym miejscu pracy, w Jassach. Jeżeli Twój pracownik wraca z budowy prosto pod dom, odcinek od ostatniego punktu służbowego do domu wymaga osobnej oceny: trzeba ustalić, jak zorganizowano przejazd, gdzie leży zwykłe miejsce pracy i jakie polecenia wydał pracodawca.

Dlaczego Trybunał tak orzekł

Dyrektywa 2003/88 definiuje czas pracy przez trzy elementy: pracownik wykonuje swoje działania lub spełnia obowiązki, pozostaje w dyspozycji pracodawcy oraz pracuje. Trybunał zbadał każdy z nich osobno.

Wykonywanie obowiązków. To pracodawca określał zadania, miejsce docelowe i zasady przejazdów, wystawiał polecenia wyjazdu, monitorował harmonogramy i decydował o środku transportu. BZ musiał się przemieścić, żeby wykonać pracę z umowy, i musiał przy tym przestrzegać narzuconych zasad. Przejazdy okazały się nierozerwalnie związane z jego obowiązkami.

Pozostawanie w dyspozycji. BZ nie mógł zmienić daty ani celu wyjazdu. Musiał stosować się do decyzji pracodawcy, nawet jeśli ten udostępnił mu pojazd prowadzony przez kierowcę. Podczas przejazdów nie mógł swobodnie dysponować czasem ani zajmować się własnymi sprawami.

Świadczenie pracy. Tu Trybunał sięgnął po wcześniejsze orzecznictwo dotyczące pracowników bez stałego miejsca pracy i zastosował je do osoby, która stałe miejsce pracy ma. Przesądziły o tym regularność wyjazdów oraz to, że kontrole i spotkania poza siedzibą stanowiły integralną część zwykłych obowiązków BZ. Dodatkowo podczas przejazdów nie mógł zajmować się własnymi sprawami, bo musiał być oddalony od środowiska rodzinnego i miał ograniczoną swobodę zarządzania czasem.

Przy każdym z tych elementów Trybunał zastrzegł, że ostateczne ustalenia faktyczne należą do sądu krajowego. TSUE odpowiada na pytanie o wykładnię przepisu, a nie rozstrzyga sporu za sąd rumuński.

Na koniec dwie rzeczy, które zamykają drogę do rozwiązań pośrednich. Dyrektywa nie przewiduje żadnej kategorii między czasem pracy a czasem odpoczynku, więc dany okres jest lub jednym, lub drugim. A wśród elementów pojęcia czasu pracy nie znajdują się natężenie pracy ani wydajność pracownika. To, że za kierownicą robi się mniej niż przy biurku, nie zmienia kwalifikacji.

To nie jest pojedynczy wyrok

Orzeczenie nie wzięło się znikąd. Trybunał oparł je na własnych wcześniejszych rozstrzygnięciach, które cytuje w uzasadnieniu.

Każdy kolejny wyrok domykał inny fragment układanki. C-420/24 odpowiada na pytanie, które zostało: co z pracownikiem, który ma w umowie stałe miejsce pracy, ale regularnie jeździ gdzie indziej.

Dwa miejsca, w których wyrok rozchodzi się z polską praktyką

Zestawienie stanowiska Inspekcji Pracy z treścią wyroku pokazuje dwa punkty, w których odpowiedzi idą w przeciwne strony.

Pierwszy punkt dotyczy samego przejazdu poza rozkładem. Inspekcja Pracy przedstawia zasadę niewliczania takiego przejazdu do czasu pracy oraz wymienia przypadki, w których jednak się go wlicza, na przykład gdy pracownik w trasie wykonuje telefony służbowe. W okolicznościach opisanych w wyroku TSUE kwalifikacja przejazdu jako czasu pracy nie wymaga żadnych dodatkowych czynności podczas jazdy. Wystarczy, że pracownik jedzie na polecenie pracodawcy do miejsca innego niż stałe miejsce pracy, bo sam przejazd jest wtedy wykonywaniem obowiązków.

Drugi punkt dotyczy pasażera. Inspekcja rozróżnia sytuację pracownika, który prowadzi samochód i wiezie współpracownika, od sytuacji tego, który jedzie obok. Trybunał w porównywalnych okolicznościach zajął odwrotne stanowisko: BZ miał na trasie do Bukaresztu firmowego kierowcę, a mimo to Trybunał uznał, że pozostawał w dyspozycji pracodawcy, bo nie mógł zmienić decyzji o wyjeździe ani swobodnie dysponować swoim czasem.

Warto od razu zaznaczyć, czego na tej liście nie ma. W opisanym przez Inspekcję przypadku pracownika kierującego samochodem i przewożącego współpracownika wynik kwalifikacji jest zbieżny z tym, który wynika z wykładni Trybunału w porównywalnych okolicznościach. Tu sporu nie ma, choć oba porządki dochodzą do wyniku inną drogą.

To nie jest różnica akcentów. W stanie faktycznym, w którym polska praktyka mówi „to nie jest czas pracy”, Trybunał powiedział, że jest. Jednocześnie trzeba pamiętać o dwóch rzeczach: stanowisko Inspekcji Pracy nie jest źródłem prawa, a wyrok Trybunału wiąże w zakresie wykładni przepisów unijnych, nie zastępuje zaś polskich przepisów.

Czego ten wyrok nie rozstrzyga

Ta sekcja jest ważniejsza, niż się wydaje. Taki wyrok łatwo streścić jako nakaz wypłaty nadgodzin, a to skrót myślowy.

Pytanie o nadgodziny zostało odrzucone

Sąd rumuński zadał Trybunałowi dwa pytania. Drugie brzmiało wprost: czy przepisy unijne stoją na przeszkodzie regulacji krajowej, która nie uwzględnia czasu przejazdu przy ustalaniu przeciętnego tygodniowego wymiaru czasu pracy na potrzeby obliczania godzin nadliczbowych.

Trybunał uznał to pytanie za niedopuszczalne. Powód był formalny: sąd odsyłający nie wyjaśnił, dlaczego ma wątpliwości co do wykładni powołanych przepisów ani jaki widzi związek między nimi a prawem rumuńskim. Merytorycznej odpowiedzi na pytanie o nadgodziny więc nie ma.

Wynagrodzenie zostaje przy prawie krajowym

Trybunał odnotował, że kwestia wynagrodzenia pracownika podlega prawu krajowemu. Dyrektywa 2003/88 dotyczy organizacji czasu pracy, czyli ochrony zdrowia i bezpieczeństwa: odpoczynków, limitów, pracy nocnej. Nie ustanawia ogólnego prawa do zapłaty za nadgodziny.

BZ nie dostał od Trybunału swoich 31,5 godziny. Dostał odpowiedź na pytanie, czym ten czas jest. Co z tego wyniknie dla jego wynagrodzenia, rozstrzygnie sąd rumuński, stosując prawo rumuńskie.

Ale związek z nadgodzinami istnieje

Byłoby nadużyciem powiedzieć, że wyrok nie ma nic wspólnego z pieniędzmi. Trybunał wprost odnotował, że sąd odsyłający pyta o wykładnię „w celu ustalenia liczby godzin nadliczbowych, które w stosownym wypadku powinny być wynagradzane”, i właśnie dlatego uznał pierwsze pytanie za dopuszczalne.

W polskich realiach skutki trzeba ocenić przez zastosowanie Kodeksu pracy. Punktem wyjścia jest art. 128 § 1, czyli pytanie, czy pracownik pozostawał w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Dopiero jeśli odpowiesz na nie twierdząco, wchodzi art. 151 § 1, zgodnie z którym pracą w godzinach nadliczbowych jest praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca ponad przedłużony dobowy wymiar wynikający z jego systemu i rozkładu.

Najuczciwsze podsumowanie brzmi więc tak: wyrok wzmacnia podstawy roszczeń o rekompensatę nadgodzin, ponieważ przesądza, że na gruncie dyrektywy takie przejazdy są czasem pracy, a art. 128 § 1 Kodeksu pracy daje się wyłożyć zgodnie z tą wykładnią. Czy roszczenie powstanie i w jakiej formie zostanie zaspokojone, zależy od prawa krajowego oraz od konkretnego rozkładu czasu pracy. Sama jazda po 16:00 nie przesądza jeszcze o nadgodzinach.

Co to zmienia, gdy Twoi ludzie jeżdżą w teren

Dyskusja o wyroku skupia się na nadgodzinach, a skutki sięgają dalej. Dotyczą odpoczynków i limitów czasu pracy, czyli przepisów, które mają chronić zdrowie, a nie portfel.

Odpoczynek dobowy i doba pracownicza

Kodeks pracy daje pracownikowi w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Od tej zasady są odstępstwa, przewidziane dla niektórych systemów czasu pracy w art. 136 § 2 i art. 137.

Zanim przejdziesz do liczenia, zapamiętaj jedną definicję, bo bez niej wyliczenia wychodzą błędnie. Doba w rozumieniu Kodeksu pracy to 24 kolejne godziny, licząc od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Nie od momentu, w którym faktycznie wsiadł do samochodu.

Wróćmy do inżyniera z początku artykułu. Rozkład 8:00-16:00, wyjazd o 5:30, powrót pod biuro o 21:30. Jego doba pracownicza biegnie od 8:00 do 8:00 następnego dnia.

Jeżeli cały czas przejazdu potraktujesz jako czas pracy, w tej dobie pracownik pracuje od 8:00 do 21:30. Do końca doby, czyli do 8:00 rano, zostaje 10 godzin i 30 minut. To mniej niż wymagane 11 godzin. W dominującym ujęciu przesunięcie startu kolejnego dnia nie konwaliduje niedoboru w dobie, która już się zamknęła, choć sam przepis nie rozstrzyga tego wprost. Odcinek od 5:30 do 8:00 przypada jeszcze na dobę poprzednią, więc trzeba go sprawdzić osobno: jeśli poprzedniego dnia pracownik skończył o 16:00, do wyjazdu miał 13 i pół godziny przerwy i tam naruszenia nie ma.

W tym konkretnym rozkładzie podstawowym nadgodziny są zresztą oczywiste: przy normie 8 godzin na dobę praca od 8:00 do 21:30 daje 5 i pół godziny nadliczbowej, a w dobie poprzedniej dochodzi 2 i pół godziny z porannego przejazdu. Inaczej wyjdzie w systemie równoważnym lub przy ruchomym rozkładzie.

Obowiązek zapewnienia odpoczynku istniał oczywiście wcześniej i nie wziął się z tego wyroku. Zmienia się natomiast to, ile godzin wpada do rachunku, a przez to łatwiej o przekroczenie, którego wcześniej nikt nie liczył.

Prawo do 11 godzin nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska lub usunięcia awarii. W takich sytuacjach pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku w okresie rozliczeniowym. „Pracownik zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy” to przy tym kategoria ustawowa, a nie kwestia nazwy stanowiska. Kierownik budowy czy kierownik zespołu nie staje się nim automatycznie.

Odpoczynek tygodniowy

W każdym tygodniu pracownikowi przysługuje co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego. Tydzień liczy się przy tym jako 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.

Odpoczynek ten może być krótszy, ale nie mniej niż 24 godziny, w przypadkach określonych w art. 132 § 2 oraz przy zmianie pory wykonywania pracy w związku z przejściem pracownika na inną zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy. Ten ostatni warunek bywa pomijany, a jest istotny: sama zmiana godziny rozpoczęcia pracy ani późny powrót z trasy nie uprawniają do skrócenia odpoczynku do doby.

Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę, a w przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę może przypadać w innym dniu.

Przy brygadach wyjeżdżających kilka razy w tygodniu odpoczynek dobowy i tygodniowy trzeba kontrolować osobno, na podstawie konkretnych godzin wyjazdów, powrotów i obowiązujących rozkładów. Jedno nie zastępuje drugiego: można mieć długi weekend wolny i mimo to naruszyć dobowe 11 godzin w środku tygodnia.

Przeciętnie 48 godzin tygodniowo

Jest jeszcze jeden limit, o którym przy delegacjach rzadko się pamięta. Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Jeżeli do czasu pracy wchodzą godziny spędzone w trasie, ten limit wypełnia się szybciej. To ograniczenie ochronne, niezależne od tego, jak ostatecznie rozliczysz wynagrodzenie.

Obowiązek ewidencji

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a na żądanie pracownika udostępnia mu tę ewidencję.

Jeżeli zmienia się to, co jest czasem pracy, zmienia się też zawartość ewidencji. Jest przy tym ważne rozróżnienie: w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ewidencję prowadzi się dla nich nadal, tylko w węższym zakresie.

Sprawdź więc, dla kogo prowadzisz pełną ewidencję godzin, a dla kogo ograniczoną. I pamiętaj, że zwolnienie z zapisywania godzin nie zwalnia z obowiązku zapewnienia odpoczynków.

Jak przygotować firmę

Wyrok nie wymaga od Ciebie przebudowy firmy w tydzień. Wymaga natomiast sprawdzenia, czy dotychczasowe zasady dają się jeszcze obronić, i czy w ogóle masz czym je obronić.

Sześć kroków na początek

1. Ustal, kto faktycznie wyjeżdża. Nie na podstawie stanowisk, tylko tego, co dzieje się w kalendarzach. Interesują Cię osoby, które mają w umowie stałe miejsce pracy, a mimo to regularnie jadą gdzie indziej na polecenie pracodawcy.
2. Porównaj umowy z praktyką. Jeżeli pracownik ma wpisaną siedzibę firmy, a od dwóch lat jeździ po budowach w całym województwie, to pierwsza rzecz do przemyślenia jest w umowie, nie w ewidencji.
3. Przejrzyj regulamin pracy lub obwieszczenie pod kątem zasad wyjazdów: kto je zleca, jak dokumentuje i co dzieje się z godzinami poza rozkładem. Pomocne bywa spojrzenie na to, jak wygląda dobrze zaprojektowany proces podróży służbowych.
4. Sprawdź, kogo obejmuje szczególna ochrona. Pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8 roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani delegować poza stałe miejsce pracy. U pracownic w ciąży zakaz pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej jest bezwzględny, bez możliwości wyrażenia zgody; zgody wymaga samo delegowanie poza stałe miejsce pracy. Prawidłowa ewidencja i zachowanie odpoczynków nie zastąpią tej zgody.
5. Zacznij rejestrować rzeczywiste godziny wyjazdu i powrotu, nawet jeśli nie masz jeszcze decyzji, jak je rozliczysz. Bez tych danych każdy późniejszy wybór będzie zgadywaniem.
6. Przejrzyj zachowane dokumenty za wcześniejsze okresy: polecenia wyjazdu, harmonogramy, ewidencję i rozliczenia. Wyrok interpretuje przepis, a nie wprowadza nowej reguły obowiązującej od konkretnej daty, więc dobrze wiedzieć, jak wyglądała praktyka wstecz. To nie znaczy, że trzeba automatycznie dopłacać za wszystkie dawne delegacje. Zasadność ewentualnych korekt ocenia się indywidualnie. Praktyczną granicę wyznacza art. 291 § 1 Kodeksu pracy: roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Bez danych nie policzysz żadnej normy

Odpoczynek dobowy, tygodniowy i przeciętne 48 godzin to wyliczenia. Żeby je wykonać, potrzebujesz dwóch rzeczy: wiarygodnych danych o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz obowiązującego pracownika rozkładu. Informacja o miejscu bywa dodatkowo pomocna przy ustalaniu charakteru przejazdu, ale sama arytmetyka opiera się na godzinach.

Przepisy nie nakazują zbierać tych danych w żaden konkretny sposób. Ewidencja papierowa też jest ewidencją. Problem w tym, że przy ludziach, którzy o 5:30 wyjeżdżają z bazy, a o 21:30 wracają z drugiego końca województwa, kartka przy wejściu do biura rzadko odzwierciedla rzeczywistość.

System do ewidencji czasu pracy, taki jak Calamari, pomaga w kilku miejscach:

• Rejestracja bez biurka. Pracownik oznacza start i koniec pracy z telefonu, z terminala z kodem QR lub kartą NFC. Działa tam, gdzie nie ma komputera ani recepcji, czyli na budowie i w hali.
• Strefa, która obejmuje przejazd. Geofencing pozwala wyznaczyć obszar o promieniu od 100 do 1000 metrów i uruchomić rejestrację po wejściu w ten obszar. Dla budowlanki opisujemy to wprost: jeżeli ekipa zaczyna dzień w bazie i jedzie na budowę, strefę ustawia się tam, gdzie zaczyna się praca, a zakończenie rejestruje ręcznie, dzięki czemu przejazd nie wypada z ewidencji.
• Czas przypisany do miejsca. Godziny można przypisać do projektu, klienta lub miejsca pracy już w momencie rejestracji, w aplikacji mobilnej, terminalu lub komunikatorze. Strefa może mieć domyślny projekt, więc czas zarejestrowany na konkretnej budowie trafia tam bez wybierania z listy.
• Lokalizacja w zapisie. W ewidencji widać mapę z miejscem rozpoczęcia i zakończenia pracy, a raport aktywności zawiera logi godzin startu i zakończenia wraz z lokalizacją.
• Nieudane odbicie w terenie bez zasięgu. W aplikacji na Androida akcja start lub stop, która nie wyszła z powodu braku sieci, zostaje ponowiona automatycznie, jeżeli połączenie wróci w ciągu pięciu minut.

Jak rozdzielić przejazd od pracy na miejscu? Calamari nie rozpoznaje tego sam i nie zapisuje trasy. Robi się to organizacją zapisów: zakładasz osobne projekty, na przykład „Przejazd” i „Budowa Wschodnia”, a pracownik przełącza projekt w momencie, w którym zmienia się rodzaj zajęcia. Wtedy w raporcie widzisz jedno i drugie osobno. To sposób pracy, który przyjmujesz u siebie, a nie automatyczna klasyfikacja prawna.

Zanim włączysz geolokalizację

Techniczna możliwość to nie to samo co dopuszczalność. Zapisywanie lokalizacji pracowników jest formą monitoringu, a art. 22(3) § 4 Kodeksu pracy nakazuje stosować przepisy o monitoringu odpowiednio do innych jego form, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów z § 1 tego artykułu, czyli organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi. Paragraf 3 odsyła przy tym do art. 22(2) § 6-10. Oznacza to między innymi obowiązki informacyjne wobec pracowników i zapisy w dokumentach wewnętrznych.

Zanim uruchomisz geofencing, ustal cel, ogranicz zakres danych do niezbędnego minimum, sprawdź podstawę przetwarzania na gruncie RODO i poinformuj zespół. Sam wyrok TSUE nie tworzy obowiązku lokalizowania pracowników ani nie legalizuje zbierania takich danych.

Gdzie przebiega granica

Uczciwie: system zbierze godziny, pokaże saldo między planem a wykonaniem i oznaczy pracę ponad zaplanowaną zmianę jako nieprawidłowość. Nie zrobi natomiast za Ciebie kwalifikacji prawnej.

Mówimy o tym wprost również na stronach produktowych: klasyfikacja nadgodzin i ich rozliczenie zgodnie z Kodeksem pracy pozostają po stronie pracodawcy. Decyzja, czy dany przejazd jest czasem pracy w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy i co z tego wynika dla wynagrodzenia, należy do Ciebie i Twoich prawników. Narzędzie dostarcza danych, na których tę decyzję opierasz.

Cztery pułapki przy wdrażaniu zmian

Potraktować stanowisko PIP jak przepis

Stanowiska urzędowe pomagają zrozumieć praktykę, ale nie są źródłem prawa. „Bo tak pisze Inspekcja” nie jest argumentem, który zamyka temat, zwłaszcza gdy Trybunał Sprawiedliwości orzekł inaczej.

Wrzucić wszystkie godziny w trasie jako płatne nadgodziny

To drugi koniec tego samego błędu. Wyrok dotyczy kwalifikacji czasu, a nie automatycznego prawa do zapłaty. Nadgodziny powstają wtedy, gdy praca wykracza ponad obowiązujące pracownika normy lub ponad przedłużony dobowy wymiar wynikający z jego systemu i rozkładu. To trzeba policzyć dla konkretnej osoby, a nie założyć z góry. Więcej o tym, jak nadgodziny wyglądają w ewidencji czasu pracy.

Pomylić diety z czasem pracy

Należności z tytułu podróży służbowej i kwalifikacja czasu pracy to dwa niezależne porządki. Wysokość diety za delegację to osobny temat. Wypłacenie diety nie zamyka kwestii godzin, a zaliczenie godzin nie wynika z wypłaty diety.

Uznać, że problem dotyczy tylko pracowników mobilnych

To chyba najczęstsze nieporozumienie wokół tego wyroku. Sprawa C-420/24 dotyczyła pracownika, który miał w umowie stałe miejsce pracy. Gdyby był typowym pracownikiem mobilnym, odpowiedź wynikałaby już z wcześniejszego orzecznictwa. Nowość polega właśnie na tym, że chodzi o osobę z biurem wpisanym do umowy, która regularnie z tego biura wyjeżdża.

Zakończenie

Wyrok w sprawie C-420/24 nie zmienia polskich przepisów i nie nakazuje nikomu wypłaty nadgodzin. Zmienia natomiast punkt wyjścia w rozmowie o tym, jak ma się podróż służbowa a czas pracy. Argument, że przejazd poza rozkładem z definicji nie jest czasem pracy, przestał być bezpieczny.

Dla firm, których ludzie jeżdżą po budowach, instalacjach i serwisach, oznacza to dwie równoległe prace. Pierwsza to sprawdzenie odpoczynków i limitów czasu pracy, bo te obowiązują niezależnie od tego, jak rozliczasz wynagrodzenie. Druga to ocena możliwych skutków płacowych i rekompensaty nadgodzin na gruncie polskich przepisów. Jedno nie czeka na drugie, a obu nie da się zrobić bez rzetelnych danych o tym, od której do której pracownik faktycznie pracował.

Stan prawny na 29 października 2026 roku. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. Przed zmianą zasad rozliczania wyjazdów w konkretnej firmie warto skonsultować sytuację z prawnikiem, bo wiele zależy od treści umów, regulaminów i przyjętego systemu czasu pracy.