Wypłata w gotówce - kiedy jest możliwa?

Przelew bankowy to dziś standard, ale nie zawsze jedyna opcja. Przepisy prawa pracy dopuszczają wypłatę wynagrodzenia w gotówce – i warto wiedzieć, kiedy jest ona możliwa, a kiedy może narazić pracodawcę na kłopoty. Dowiedz się, kiedy i czy możesz wręczyć zatrudnionemu pensję "do ręki".

Jaką formę może mieć wypłata wynagrodzenia?

Wynagrodzenie może mieć formę gotówki lub przelewu bankowego. Zarządzanie firmą opiera się m.in. na stabilnych i przejrzystych procedurach finansowych dotyczących rozliczania się z pracownikami.

Podstawowe zasady wypłaty pensji pracownikowi

Kodeks pracy jasno wskazuje, że wypłata pensji powinna następować co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Mówi o tym art. 85 § 1 Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 85 § 2 Kodeksu pracy Wynagrodzenie wypłaca się z dołu – po upływie okresu rozliczeniowego – lub z góry, jeśli tak stanowi umowa. Istotna jest też zasada, że wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Pracodawca musi więc nie tylko pamiętać o terminach, ale też o właściwej formie przekazania środków.

Forma wypłaty wynagrodzenia jest regulowana przepisami, ale na przestrzeni ostatnich lat uległa istotnym zmianom. Dziś przepisy prawa pracy wyraźnie preferują obrót bezgotówkowy – choć nie wykluczają całkowicie wypłaty pensji w formie gotówki.

Przelew na rachunek bankowy jako standard w firmie

Od 2019 roku domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy pracownika. Wynika to z nowelizacji Kodeksu pracy i ma na celu ograniczenie obrotu gotówkowego oraz zwiększenie przejrzystości rozliczeń. Pracodawca, który nie uzyska od pracownika numeru rachunku bankowego, nadal może wypłacić wynagrodzenie.

Rachunek bankowy pracownika, a dokładniej rachunek płatniczy, stał się domyślnym miejscem przekazywania pensji. Z punktu widzenia działu HR, przelew bankowy to rozwiązanie wygodniejsze i bezpieczniejsze. Minimalizuje ryzyko pomyłek, umożliwia wypłatę wynagrodzenia pracownikowi, który właśnie ma urlop i pozwala sprawnie dokumentować wypłaty. Dla właściciela firmy to też oszczędność czasu i redukcja formalności, które nieuchronnie towarzyszą gotówkowym rozliczeniom z pracownikami.

Kiedy dopuszczalna jest wypłata wynagrodzenia w gotówce?

Art. 86 Kodeksu pracy mówi wprost: wypłaty wynagrodzenia dokonuje się na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy lub – jeśli pracownik złożył wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej – do rąk własnych. To zdanie zawiera w sobie dwa scenariusze, które warto rozumieć precyzyjnie, szczególnie jeśli prowadzi się firmę i odpowiada za politykę wynagradzania.

Warto dodać, że ustawowe przepisy prawa pracy nie wymagają, by wniosek pracownika miał szczególną formę. Może być złożony zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Ważne, by był wyraźny i jednoznaczny – powinien wskazywać, że pracownik chce otrzymywać wynagrodzenie do rąk własnych lub w inny wskazany sposób.

Przepisy prawa pracy nie określają też, jak długo taki wniosek jest ważny ani kiedy może być cofnięty. W praktyce przyjmuje się, że obowiązuje do momentu złożenia kolejnego wniosku lub do zakończenia zatrudnienia. Pracodawca powinien więc przechowywać taki wniosek w aktach osobowych pracownika i traktować go jak wiążący dokument regulujący formę wypłaty.

Układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy mogą precyzować szczegóły dotyczące formy i terminu wypłat – jednak nie mogą być mniej korzystne niż ustawowe przepisy Kodeksu pracy.

‍

W jakich sytuacjach wypłata do rąk własnych jest praktycznym rozwiązaniem?

Są sytuacje, w których gotówkowa wypłata wynagrodzenia do rąk pracownika ma prawne podstawy, ale też czysto praktyczne uzasadnienie. Oto najczęstsze z nich.

Brak rachunku bankowego po stronie pracownika

Część pracowników – szczególnie starszych, pracujących dorywczo lub zatrudnionych na krótki czas – nie ma rachunku płatniczego. W takim przypadku pracodawca nie ma możliwości przekazania wynagrodzenia przelewem i musi sięgnąć po gotówkę. To sytuacja w pełni dozwolona przez przepisy prawa pracy.

Zatrudnienie cudzoziemca, który nie otworzył jeszcze konta w Polsce

Rekrutacja pracowników z zagranicy to w polskich firmach codzienność. Bywa, że cudzoziemcy potrzebują czasu, by otworzyć konto w polskim banku.

W takich przypadkach wypłata wynagrodzenia w formie gotówkowej jest rozwiązaniem logistycznie najlepszym i całkowicie zgodnym z przepisami. Pracodawca nie musi czekać, aż cudzoziemiec uruchomi swój rachunek bankowy – może od pierwszego dnia wypłacać mu pensję do rąk własnych. Ważne, by po otwarciu konta zaktualizować dane i przejść na przelew – jeśli taka jest wola obu stron.

Sytuacje wyjątkowe i organizacyjne po stronie pracodawcy

Bywa też tak, że to nie pracownik, ale okoliczności po stronie pracodawcy wymuszają tymczasowe przejście na gotówkę. Awaria systemu księgowego tuż przed dniem wypłaty, problemy techniczne banku, błędy w przetwarzaniu danych kadrowych – takie rzeczy się zdarzają i mogą uniemożliwić terminowe wysłanie przelewów.

W takim przypadku pracodawca może jednorazowo wypłacić wynagrodzenie gotówką, by dotrzymać ustawowego terminu wypłaty. Jest to działanie dopuszczalne, choć wymagające odpowiedniej dokumentacji. Pracownicy powinni zostać poinformowani o zmianie trybu wypłaty, a fakt wydania gotówki – potwierdzony podpisami.

Jak prawidłowo zorganizować wypłatę wynagrodzenia w gotówce?

Gotówkowa wypłata pensji wymaga nieco więcej staranności niż przelew, a w tym przestrzegania kilku zasad, które chronią zarówno pracownika, jak i pracodawcę:

• wynagrodzenie musi być wypłacone w terminie. Termin ten powinien wynikać z umowy o pracę, regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy. Jeśli termin przypada na dzień wolny od pracy, pensję należy wypłacić w poprzedzający go dzień roboczy;
• należy otrzymać wniosek/prośbę bezpośrednio od osoby zatrudnionej dotyczący wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych;
• wynagrodzenie należy wypłacić osobiście – do rąk własnych danego pracownika. Gotówki nie można przekazać osobie trzeciej bez wyraźnego, pisemnego pełnomocnictwa pracownika;
• pracodawca powinien udostępnić pracownikowi pełne informacje o składnikach wynagrodzenia – czyli tzw. pasek płacowy. Niezależnie od formy wypłaty, pracownik ma prawo wiedzieć, z czego wynika kwota, którą otrzymał.

Dokumentowanie odbioru wynagrodzenia w gotówce

Każdą wypłatę wynagrodzenia w gotówce należy potwierdzić podpisem pracownika na liście płac lub pokwitowaniu odbioru. To zasada nienaruszalna – bez podpisu pracodawca nie ma dowodu, że wynagrodzenie faktycznie zostało przekazane.

Zgodnie z przepisami w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzenia powinny być przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy – lub przez okres wynikający z odrębnych przepisów (np. dotyczących ubezpieczeń społecznych). Pracodawca zobowiązany jest prowadzić dla każdego pracownika dokumentację kadrową i płacową w sposób kompletny i rzetelny.

Ryzyka i błędy przy wypłacie wynagrodzenia w gotówce

Najczęstsze błędy przy wypłacaniu wynagrodzenia w gotówce to:

• wypłata gotówką bez podstawy prawnej. Jeśli pracownik ma rachunek bankowy i nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, pracodawca jest zobowiązany wykonać przelew. Wypłata gotówką bez złożonego przez pracownika wniosku jest naruszeniem art. 86 Kodeksu pracy i może skutkować karą grzywny;
• brak dokumentacji lub niekompletne pokwitowania. Wydanie gotówki bez potwierdzenia odbioru to proszenie się o kłopoty. Pracownik może twierdzić, że pieniędzy nie otrzymał – i bez podpisu pracodawca nie udowodni niczego przed sądem ani inspektorem;
• wydanie gotówki osobie nieupoważnionej. Wynagrodzenie może być wypłacone wyłącznie pracownikowi – lub osobie posiadającej pisemne pełnomocnictwo. Wypłata komukolwiek innemu – nawet w dobrej wierze – nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty wobec samego pracownika;
• nieterminowość. Wypłata gotówki bywa logistycznie trudna do przeprowadzenia w konkretnym dniu – szczególnie w większych firmach. Pracodawca musi zadbać o to, by środki były dostępne i przekazane na czas. Opóźnienie wypłaty narusza podstawowe prawo pracownika.

‍

Wypłata wynagrodzenia w gotówce – podsumowanie

• Zgodnie z Kodeksem pracy, domyślną formą przekazywania wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy. Wypłata do rąk własnych jest w pełni legalna, ale traktowana jako odstępstwo od tej reguły.
• Nawet jeśli pracownik nie ma konta w banku (np. jest to osoba pracująca dorywczo lub nowo zatrudniony cudzoziemiec), pracodawca musi uzyskać od niego formalny, papierowy lub elektroniczny wniosek o wypłatę w gotówce.
• Przepisy pozwalają na częściową wypłatę wynagrodzenia w gotówce, a częściową w formie przelewu, o ile pracownik złoży w tej sprawie stosowne oświadczenie.
• Każda wypłata gotówkowa musi być bezwzględnie potwierdzona własnoręcznym podpisem pracownika na liście płac lub osobnym pokwitowaniu. Dokumenty te należy bezpiecznie przechowywać w aktach pracowniczych (zazwyczaj przez 10 lat) na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Panuj nad wypłacaniem pensji w gotówce razem z Calamari

Wypłata wynagrodzenia w formie gotówkowej wymaga od działu HR nieskazitelnego porządku. Z nowoczesnym systemem takim jak Calamari, zarządzanie tego typu operacjami staje się intuicyjne. Platforma pozwala na wygodne gromadzenie i archiwizowanie elektronicznych wniosków o wypłatę do rąk własnych, dzięki czemu żaden ważny dokument nigdy nie zginie w gąszczu papierów.

Dzięki precyzyjnemu modułowi ewidencji czasu pracy księgowość zawsze wie, jaką dokładnie kwotę należy przygotować w kasie, co całkowicie eliminuje stres i ryzyko pomyłek przy odliczaniu banknotów. Calamari to nie tylko wsparcie w codziennej administracji, ale przede wszystkim gwarancja spokoju – masz pewność, że wszystkie Twoje procesy kadrowe są przejrzyste, uporządkowane i zawsze zgodne z rygorystycznymi wymogami polskiego Kodeksu pracy. Już teraz wypróbuj wersję demo naszego narzędzia!

‍

Źródła:

• USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

‍