Czy na stażu przysługuje urlop? Poznaj zasady

Zatrudnienie stażysty to doskonały sposób na odświeżenie energii w zespole i wsparcie bieżących projektów. Jako manager lub właściciel firmy musisz jednak wiedzieć, jak sprawnie zarządzać jego czasem, aby zachować wysoką efektywność pracy i zgodność z przepisami. Wyjaśniamy, czy stażystom przysługują urlopy i jakie przepisy regulują ich kwestię.

Podstawy prawne: czy na stażu przysługuje urlop wypoczynkowy?

Organizator stażu jest zobowiązany do udzielenia stażyście dni wolnych. Ale uwaga – to nie jest urlop wypoczynkowy. To dni wolne przyznawane na odrębnych zasadach, specyficznych dla tej formy wsparcia z rynku pracy.

Urlop wypoczynkowy w rozumieniu Kodeksu pracy przysługuje pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Stażysta kierowany przez urząd pracy nie jest pracownikiem – jest osobą bezrobotną odbywającą szkolenie praktyczne u pracodawcy.

Zasady dotyczące dni wolnych podczas stażu reguluje ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy – w szczególności art. 53 tej ustawy. To tam znajdziesz odpowiedź na pytanie, ile czasu wolnego należy się stażyście i na jakich warunkach może z niego skorzystać. Przepisy te nie są tożsame z Kodeksem pracy.

‍

Brak stosunku pracy a uprawnienia do dni wolnych

Staż z urzędu pracy nie tworzy stosunku pracy. Stażysta nie podpisuje umowy o pracę, nie jest wpisywany do rejestru pracowników i nie nabywa prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego. Nie obejmują go przepisy o urlopie na żądanie, urlopie okolicznościowym ani wypowiedzeniu umowy o pracę.

Oznacza to też, że nie ma tutaj standardowych zasad, które mówią, że pracownik podejmujący pracę nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy – te zapisy dotyczą wyłącznie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Oczywiście brak stosunku pracy nie oznacza braku jakichkolwiek uprawnień. Prawo precyzyjnie wskazuje, ile dni wolnych przysługuje stażyście i jak należy je rozliczać.

Różnice między urlopem pracowniczym a prawami stażysty

Standardowy urlop wypoczynkowy pracownika nalicza się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia – po przepracowaniu roku pracownik nabywa do niego pełne prawo. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy – 20 dni urlopu przysługują po przepracowaniu mniej niż 10 lat, a 26 dni po przepracowaniu 10 lat.

Tymczasem stażyście przysługują dwa dni wolne za każde pełne 30 dni odbywania stażu. Nie ma tu progów, stażu pracy ani wymogu minimalnego okresu zatrudnienia. To proste, zryczałtowane rozwiązanie, które nie bierze pod uwagę wcześniejszego doświadczenia zawodowego ani historii zatrudnienia danej osoby.

Inna różnica dotyczy trybu udzielania dni wolnych. W przypadku pracownika pracodawca planuje urlop, uwzględniając jego życzenia oraz potrzeby firmy. W przypadku stażysty inicjatywa formalnie leży po stronie organizatora stażu, który ma obowiązek uwzględnić dni wolne w harmonogramie. Stażysta może wnioskować o wolny dzień, ale ostateczna decyzja należy do organizatora.

Staż z urzędu pracy – zasady udzielania czasu wolnego

Stażysta musi złożyć wniosek o dni wolne, a Ty jako pracodawca musisz go zaakceptować. Ważne jest, aby przerwy te nie kolidowały z realizacją programu stażu, który został podpisany z urzędem. Pamiętaj, że stażysta w tym czasie wciąż pozostaje w rejestrach urzędu. Dlatego dla managerów HR istotne jest, aby każda taka nieobecność była odpowiednio udokumentowana. Urzędy wymagają comiesięcznych list obecności, na których wyraźnie zaznacza się dni wolne.

Ile dni wolnych przysługuje stażyście za każdy pełny miesiąc?

Przepisy mówią wyraźnie: na wniosek bezrobotnego odbywającego staż pracodawca jest obowiązany do udzielenia dni wolnych w wymiarze 2 dni za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu. Ważne jest słowo "po". Prawo do pierwszych dwóch dni wolnych stażysta zyskuje dopiero po pełnym miesiącu spędzonym w Twojej firmie. Nie można ich zatem udzielić awansem w pierwszym tygodniu współpracy.

Wpływ nieobecności na stypendium z urzędu pracy

Stażyście za dni wolne przysługuje stypendium w pełnej wysokości. Oznacza to, że korzystanie z przysługującego prawa do odpoczynku nie uszczupla jego portfela. Z perspektywy firmy to świetne rozwiązanie, ponieważ koszty stypendium pokrywa urząd, a Ty zyskujesz wypoczętego i gotowego do działania współpracownika.

Sytuacja zmienia się w przypadku nieobecności nieusprawiedliwionych. Jeśli stażysta nie pojawi się w firmie i nie przedstawi odpowiedniego wyjaśnienia lub zaświadczenia lekarskiego, urząd pracy może zaprzestać wypłaty stypendium. Co więcej, notoryczne nieobecności mogą stać się podstawą do przerwania stażu z winy stażysty.

Zwolnienie lekarskie w trakcie odbywania stażu

Osoba odbywająca staż z urzędu pracy może korzystać ze zwolnienia lekarskiego na podobnych zasadach co pracownik etatowy, jednak z istotnymi korzyściami finansowymi. Zamiast standardowych 80%, stażysta zachowuje prawo do 100% stypendium, które wypłacane jest przez urząd pracy. Warto jednak pilnować czasu trwania choroby – jeśli nieobecność przekroczy 89 dni, następuje utrata statusu bezrobotnego, co jest równoznaczne z zakończeniem stażu.

Zarządzanie nieobecnościami i harmonogramem stażysty

Zachęcaj stażystę do zgłaszania potrzeby skorzystania z wolnego przynajmniej tydzień wcześniej.  Przejrzyste zasady planowania wolnego to prosty sposób na uniknięcie niepotrzebnego chaosu. Stażysta powinien wiedzieć, kogo informować o nieobecności, w jakim terminie i w jakiej formie. W firmach, które przyjmują wielu stażystów jednocześnie, dobra organizacja tych procesów potrafi zaoszczędzić sporą ilość czasu poświęcanego na gaszenie pożarów.

Warto też rozmawiać o tym, jak dni wolne wpływają na proces nauki. Czasami lepiej wziąć wolne po zakończeniu intensywnego etapu szkolenia, aby na spokojnie przyswoić wiedzę. Jako manager pełniący funkcję mentora, masz realny wpływ na to, jak stażysta zarządza swoją energią. Pomagając mu mądrze planować odpoczynek, uczysz go dobrych nawyków, które zaprocentują w jego dalszej karierze zawodowej.

Wpływ programów stażowych na przyszły wymiar stażu pracy

Zgodnie z przepisami okres odbywania stażu wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. To ogromny atut dla młodego człowieka wchodzącego na rynek. Kiedy w przyszłości zostanie zatrudniony na umowę o pracę miesiące te zostaną doliczone do jego ogólnego stażu zawodowego, co przyspieszy moment przejścia z 20 na 26 dni urlopu.

Dla Ciebie jako potencjalnego przyszłego pracodawcy to również ważna informacja. Jeśli zdecydujesz się zatrudnić stażystę na stałe, musisz uwzględnić ten okres przy wyliczaniu jego uprawnień. Od ogólnego okresu pracy zależy wymiar urlopu, jaki będziesz musiał mu przyznać.

Urlop wypoczynkowy na stażu – podsumowanie

• Stażysta nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, dlatego nie przysługuje mu tradycyjny urlop wypoczynkowy, a jedynie prawo do 2 dni wolnego za każde 30 dni kalendarzowe odbywania stażu.
• Dni wolne są w pełni płatne: stażysta zachowuje prawo do stypendium z urzędu pracy zarówno za czas regulaminowego odpoczynku, jak i za okres udokumentowanej choroby (L4).
• Okres stażu wlicza się do ogólnego stażu pracy, co ma realne znaczenie dla pracownika w przyszłości, przyspieszając moment nabycia prawa do wyższego wymiaru urlopu (26 dni).

Elektroniczna ewidencja nieobecności – jak Calamari ułatwia zarządzanie dniami wolnymi stażystów?

W nowoczesnej firmie, gdzie liczy się każda minuta, ręczne wypisywanie list obecności i liczenie dni wolnych na kartkach to przeżytek. Jeśli zależy Ci na prostych rozwiązaniach i wysokiej wydajności, elektroniczna ewidencja nieobecności i czasu pracy jest strzałem w dziesiątkę. Systemy takie jak Calamari pozwalają na błyskawiczne wdrożenie stażysty w obieg dokumentów w firmie. Zamiast pytać kadrową o dostępny limit, stażysta sprawdza go sam w aplikacji na telefonie.

Dla managera HR to gigantyczna oszczędność czasu. System automatycznie wylicza, ile dni wolnych przysługuje stażyście po upływie każdego miesiąca pracy. Nie musisz pamiętać o datach – oprogramowanie zrobi to za Ciebie. Wystarczy jeden rzut oka na panel zarządzania, aby zobaczyć, kto jest w biurze, a kto korzysta z przerwy.

Chcesz sprawniej zarządzać harmonogramem pracy stażystów? Przetestuj Calamari i przekonaj się, że nasze narzędzia wyręczą Cię w czuwaniu nad przysługującymi im dniami wolnymi.

‍

Źródła:

• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ile-wynosza-zarobki-na-stazu.
• USTAWA z dnia 20 kwietnia 2004 r.o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
• https://zielonalinia.gov.pl/dni-wolne-w-trakcie-odbywania-stazu/.

‍