Urlop okolicznościowy to dni wolne od pracy przysługujące pracownikowi w związku z ważnymi wydarzeniami w życiu osobistym. Jego celem jest umożliwienie zatrudnionemu załatwienie spraw związanych z danym wydarzeniem, bez konieczności wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.
W kodeksie pracy nie ma pojęcia urlopu okolicznościowego, a kwestie związane z jego udzielaniem reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Znajdują się tam wytyczne dotyczące tego, kiedy i kto może złożyć wniosek urlopowy w związku ze ślubem i ile dni wolnych przysługuje zatrudnionym w takiej sytuacji.
Urlop okolicznościowy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Nie ma znaczenia staż pracy, wymiar etatu czy rodzaj umowy (czy dana osoba jest zatrudniona na czas określony, nieokreślony, czy na zastępstwo).
Urlop okolicznościowy na ślub przysługuje w przypadku ceremonii zawarcia małżeństwa. Zgodnie z zapisami z Ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy należy przez to rozumieć:
Dlatego urlop okolicznościowy na ślub pracownik może otrzymać w przypadku:
Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi także wtedy, gdy związek małżeński zawiera jego dziecko. Wynika to z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Również w tym przypadku pracodawca, który otrzymał od pracownika wniosek o urlop okolicznościowy na ślub dziecka, jest obowiązany zwolnić od pracy zatrudnioną osobę. Jednak liczba przysługujących dni wolnych od wykonywania obowiązków służbowych jest wtedy mniejsza.
Urlop z powodu zawarcia związku małżeńskiego nie przysługuje m.in. na ślub siostry i w przypadku ślubu brata pracownika. Przepisy przewidują jeden dzień urlopu okolicznościowego tylko na pogrzeb tych członków rodziny.
Dni wolne z okazji ślubu nie obowiązują także:
Wymiar urlopu okolicznościowego na ślub również ściśle wynika z powołanego wyżej Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Wynosi on:
Pracodawca może udzielić wolnego z tytułu urlopu okolicznościowego na dzień ślubu, jak i w terminie przed i po uroczystości. Co dzieje się, gdy zatrudniony nie zawnioskuje od przysługujące mu dni wolne? Niewykorzystany urlop okolicznościowy na ślub nie "przechodzi" na kolejny rok.
Pracownik chcący skorzystać z dni wolnych na ślub własny lub dziecka musi złożyć do pracodawcy wniosek o urlop okolicznościowy zawierający informacje dotyczące:
Na wniosku musi znajdować się także podpis pracownika. Dokument ten można dziś składać w formie papierowej lub elektronicznie, jeżeli w firmie jest wdrożony odpowiedni system. To drugie rozwiązanie jest wygodne z perspektywy pracowników, a kierownikom HR pomaga sprawniej zarządzać czasem pracy, nieobecnościami i zastępstwami za osoby przebywające na urlopie.
Pracodawca nie ma prawa odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego. Przyznanie dni wolnych pracownikowi z tego tytułu to jego obowiązek wynikający z przepisów.
Jedynym warunkiem jest spełnienie przesłanek formalnych. Wydarzenie, które uprawnia do urlopu okolicznościowego, musi faktycznie mieć miejsce. Pracownik powinien móc udowodnić (w tym przypadku okazując akt małżeństwa), że wziął ślub lub że ślub wzięło jego dziecko.
Urlop okolicznościowy jest płatny. Pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy z powodu ślubu. Oznacza to, że otrzymuje one swoje pełne, miesięczne wynagrodzenie – bez potrąceń.
Sytuacja komplikuje się, gdy ślub zostanie odwołany po udzieleniu urlopu okolicznościowego i gdy pracownik zdążył już go częściowo lub w całości wykorzystać. Konieczne jest wtedy uregulowanie tej sytuacji. Jeżeli ceremonia się nie odbyła, cel urlopu okolicznościowego również nie został spełniony – nie było ku niemu przesłanek formalnych.
W takiej sytuacji pracownik powinien jak najszybciej powiadomić o zaistniałym fakcie pracodawcę. Zaplanowany urlop okolicznościowy na ślub przepadnie. Jednak dni wolne wykorzystane przed ceremonią mogą być przekwalifikowane – w porozumieniu z pracownikiem – na urlop wypoczynkowy lub na urlop na żądanie.
Pracownik może połączyć urlop wypoczynkowy z urlopem okolicznościowym na ślub. Może najpierw skorzystać z przysługujących mu dni wolnych z tytułu ceremonii ślubnej, a następnie rozpocząć urlop wypoczynkowy (lub zaplanować przerwę w pracy w odwrotnej kolejności). Jednak to, czy będzie mógł on "przedłużyć sobie wolne" zależy od pracodawcy.
Zgodnie z przepisami kodeksu pracy (art. 163. § 1.) urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, którego zadaniem jest m.in. zarządzanie czasem pracy. Bierze on przy tym pod uwagę wnioski wszystkich pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dlatego urlop wypoczynkowy może być połączony z urlopem na ślub, o ile pozwalają na to okoliczności w firmie i to, czy stosowny wniosek pracownika o dni wolne został zaakceptowany przez pracodawcę.
Urlop okolicznościowy na ślub przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę:
Zarządzanie urlopami – także okolicznościowymi – jest wyzwaniem dla działów HR. Narzędzia Calamari sprawiają, że proces wnioskowania, akceptacji i wglądu w dni wolne m.in. z tytułu ślubu staje się prosty i przejrzysty.
Elektroniczne wnioski eliminują papierologię. Natomiast automatyczne powiadomienia o ich składaniu przez pracowników przyspieszają proces akceptacji. Oprócz tego elektroniczna kartoteka pracowników (w której znajdują się informacje m.in. o stażu pracy, stanowisku czy udostępnionym sprzęcie) pozwala na łatwiejsze wybranie osoby, która będzie pełnić zastępstwo w przypadku urlopu innej zatrudnionej osoby. Z perspektywy managerów HR Calamari jest ich prawą ręką. Pozwala szybko reagować na czasowe braki kadrowe (z powodu ślubu, pogrzebu, narodzin dziecka) i odpowiednio, sprawnie rozplanować pracę.
Już teraz wypróbuj narzędzia do elektronicznych wniosków urlopowych od Calamari oraz usprawnij zarządzanie zespołem, urlopami i nieobecnościami w firmie.
Źródła:
Planowanie urlopu to sztuka, która pozwala wycisnąć z roku jak najwięcej chwil odpoczynku. W 2025 roku Polacy będą mieli do dyspozycji 14 dni ustawowo wolnych od pracy, w tym jeden nowy – Wigilię, która od tego roku dołącza do kalendarza świąt. Jak dobrze wykorzystać te dni?
O nielimitowanych urlopach jest coraz głośniej. Jest to modny benefit czy może usprawnienie faktycznie wpływające na produktywność pracowników? O tym postanowiliśmy porozmawiać z osobami, które pracują w organizacjach oferujących taki typ urlopu.
Nielimitowane urlopy to trend, który w dalszym ciągu nie cieszy się zbyt wielką popularnością, jednak w Polsce pojawiają się już firmy, które decydują się na to rozwiązanie. Wśród nich jest jeden z klientów Calamari – TRAFFIT – narzędzie wspierające wszystkie etapy procesu rekrutacji. Porozmawial...
Otrzymuj regularne informacje i upraszczaj HR razem z nami
