Wniosek o urlop okolicznościowy - wzór

W określonych sytuacjach o osobistym charakterze pracownicy mogą skorzystać z przysługującego im urlopu okolicznościowego. Wzór wniosku o urlop okolicznościowy dostępny w Calamari można wypełnić w ciągu kilku minut i od razu - za pomocą poczty elektronicznej lub komunikatora Slack - przekazać go pracodawcy.

W pigułce:

• Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikom z powodu ważnych wydarzeń natury osobistej, takich jak ślub lub pogrzeb.
• Wymiar urlopu okolicznościowego wynosi 1 lub 2 dni, w zależności od okoliczności.
• Urlop okolicznościowy nie jest urlopem wypoczynkowym ani bezpłatnym.
• Pracodawca udziela urlopu okolicznościowego na podstawie wniosku pracownika.
• Przepisy nie określają terminu, w którym należy złożyć wniosek o urlop okolicznościowy.

DO POBRANIA:

• WNIOSEK O URLOP OKOLICZNOŚCIOWY - WZÓR

Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy i ile dni wolnego można otrzymać?

Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj dodatkowych dni wolnych, które przysługują pracownikom w przypadku, gdy w ich życiu wystąpią określone okoliczności natury osobistej. Wymiar urlopu okolicznościowego, w zależności od sytuacji, wynosi jeden lub dwa dni. Nie są one pobierane z puli urlopu wypoczynkowego.

Najczęstsze sytuacje: ślub, pogrzeb bliskiej osoby, narodziny dziecka

Pracownik może złożyć wniosek o urlop okolicznościowy w trzech sytuacjach. Do uzasadnionych przyczyn rodzinnych, uprawniających do dodatkowych dni wolnych od pracy należą:

• ślub (samego pracownika lub jego dziecka),
• śmierć i pogrzeb (małżonka pracownika, innego członka jego najbliższej rodziny lub innej osoby, która pozostaje na jego utrzymaniu),
• narodziny dziecka pracownika.

Ile dni wolnego obejmuje urlop okolicznościowy?

Wymiar urlopu okolicznościowego określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z jego zapisami, pracownik może napisać wniosek o dwa dni wolnego w przypadku, gdy:

• bierze ślub (cywilny lub konkordatowy),
• urodziło mu się dziecko (w takim przypadku wniosek o urlop okolicznościowy składa zazwyczaj jedynie ojciec, jako że matka dziecka na ogół korzysta już z urlopu macierzyńskiego),
• zmarło jego dziecko, współmałżonek, matka, ojciec, macocha lub ojczym.
• Jeden dzień urlopu okolicznościowego przysługuje natomiast z powodu:
• ślubu dziecka pracownika,
• śmierci siostry, brata, babci, dziadka, teściowej lub teścia pracownika,
• śmierci innej osoby, nad którą pracownik sprawował bezpośrednią opiekę lub która pozostawała na jego utrzymaniu.

Czym różni się od urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego?

Urlop okolicznościowy należy odróżnić od urlopu wypoczynkowego czy urlopu bezpłatnego. Dodatkowe dni wolne przysługują pracownikom niezależnie od wymiaru urlopu wypoczynkowego. By otrzymać urlop okolicznościowy, należy złożyć odpowiedni wniosek, ale pracodawca nie może odmówić jego udzielenia. Za każdy dzień urlopu okolicznościowego pracownikowi należy wypłacić 100% wynagrodzenia (do obliczenia stawki stosuje się te same zasady, co przy urlopie wypoczynkowym).

Wniosek o urlop okolicznościowy – jak wypełnić dokument poprawnie?

Choć zgodnie z prawem pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop okolicznościowy, to podstawą udzielania pracownikom zwolnień od pracy w każdym przypadku jest odpowiedni wniosek. By dokument był ważny, należy go poprawnie wypełnić.

Struktura wniosku o urlop okolicznościowy

Zgodnie z przykładowym wnioskiem o urlop okolicznościowy dostępnym na stronie rządowej[1], w dokumencie muszą znaleźć się następujące dane:

• data oraz miejscowość,
• dane pracownika,
• dane pracodawcy,
• prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego wraz z przyczyną oraz określeniem linii pokrewieństwa (należy wskazać, kim dla pracownika jest osoba, która bierze ślub lub zmarła, bo od tego zależy wymiar urlopu okolicznościowego),
• termin urlopu okolicznościowego,
• podpis pracownika,
• miejsce na podpis pracodawcy.

Opcjonalnie, w treści wniosku można wymienić jego podstawę prawną (rozporządzenie z maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy), a także złożyć obietnicę, że na prośbę pracodawcy pracownik okaże dokument uzasadniający urlop okolicznościowy do wglądu w późniejszym terminie. Jeśli będzie to wymagane, pracownik może przedstawić pracodawcy np. odpis skrócony aktu urodzenia, akt zgonu lub akt ślubu. Pracodawca nie może jednak kopiować tych dokumentów ani przechowywać ich w teczkach pracowniczych. Wynika to z zasady minimalizacji danych, którą pracodawcy powinni kierować się zgodnie z przepisami RODO.

Jak zatytułować wniosek o urlop okolicznościowy?

Tytuł wniosku powinien wskazywać na rodzaj urlopu oraz konkretną przyczynę, która stanowi podstawę do jego udzielenia. Już w tytule warto nazwać relację łączącą pracownika z daną osobą. Dokument może nosić następujące tytuły:

• Wniosek o urlop okolicznościowy z tytułu narodzin dziecka,
• Wniosek o urlop okolicznościowy z powodu pogrzebu małżonka,
• Wniosek o urlop okolicznościowy w związku ze ślubem dziecka.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku o urlop okolicznościowy

Do najczęstszych błędów dotyczących wniosków o urlop okolicznościowy należą:

• brak wskazania konkretnej przyczyny,
• podanie przyczyny, która nie jest podstawą do udzielenia urlopu okolicznościowego (np. ślub brata lub siostry),
• wnioskowanie o zbyt dużą liczbę dni (np. wniosek o 2 dni urlopu okolicznościowego na ślub dziecka),
• brak wskazania terminu, w którym pracownik chce skorzystać z przysługującego mu urlopu okolicznościowego,
• brak zachowania formy pisemnej.

Dla przedsiębiorcy

Gdy otrzymasz od pracownika wniosek o urlop okolicznościowy, złóż pod nim swój podpis, potwierdzając tym samym udzielenie przysługujących podwładnemu dni wolnych od pracy. W Calamari możesz zrobić to jednym kliknięciem. Pamiętaj, że nie możesz żądać od pracownika przedstawienia oryginałów dokumentów (np. aktu zgonu lub aktu ślubu) jako warunku udzielenia urlopu okolicznościowego. Pracownik może przedstawić Ci kopię lub odpis stosownego dokumentu do wglądu w późniejszym terminie, już po wykorzystaniu urlopu okolicznościowego.

Zautomatyzuj wniosek o urlop okolicznościowy z Calamari

Firmy, którym zależy na automatyzacji procesów HR, powinny wdrożyć rozwiązania oferowane przez Calamari. To prosty i intuicyjny system, który pozwala na zaoszczędzenie czasu i zasobów.

Dzięki Calamari pracownik może złożyć elektroniczny wniosek o urlop okolicznościowy w każdej chwili. Wystarczy wypełnić wzór wniosku, a następnie przesłać go osobie decyzyjnej za pomocą aplikacji webowej albo mobilnej. Adresat otrzyma automatyczne powiadomienie o wniosku na swoją skrzynkę mailową, dzięki czemu będzie mógł od razu rozpatrzyć prośbę podwładnego. Calamari oferuje ponadto integrację ze Slackiem — w firmach korzystających z tego komunikatora obieg wniosku o urlop okolicznościowy może być jeszcze sprawniejszy.

Pobierz wzór wniosku o urlop okolicznościowy

Użytkownicy Calamari w każdej chwili mogą pobrać wzór wniosku o urlop okolicznościowy. Gotowy wniosek można pobrać jednym kliknięciem. Dzięki Calamari pracownik może napisać wniosek w kilka chwil i od razu przekazać go pracodawcy.

Dla pracownika – jak i kiedy złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?

Urlop okolicznościowy jest szczególny również pod tym względem, że w jego przypadku przepisy nie określają konkretnych terminów składania wniosków. Jest to spowodowane faktem, iż większość zdarzeń uzasadniających urlop okolicznościowy ma charakter nagły.

Terminy składania wniosków przy nagłych i planowanych sytuacjach

Co do zasady informację o planowanym urlopie okolicznościowym warto przekazać pracodawcy z wyprzedzeniem. W praktyce jest to możliwe przede wszystkim w przypadku ślubu, gdyż data uroczystości na ogół jest znana przynajmniej na kilka miesięcy wcześniej. W pozostałych sytuacjach wniosek o urlop okolicznościowy warto złożyć tak szybko, jak to możliwe. Dla przykładu wniosek o urlop okolicznościowy w związku ze śmiercią bliskiej osoby warto złożyć od razu po ustaleniu daty pogrzebu.

Obieg wniosku w firmie – kto zatwierdza i jak długo to trwa?

Liczba etapów, przez które wniosek o urlop okolicznościowy musi przejść przed ostateczną akceptacją oraz czas trwania całej procedury zależą od poziomu organizacji danej firmy i wykorzystywanych przez nią narzędzi. W małych firmach pracownik może po prostu przedstawić wniosek pracodawcy. W większych przedsiębiorstwach za akceptację wniosku odpowiada przełożony danego pracownika. Następnym krokiem powinno być przekazanie dokumentu do działu kadr, który prowadzi ewidencję urlopów. Czas liczony od momentu sporządzenia wniosku po jego ostateczną akceptację może wynieść nawet mniej niż godzinę, jeśli firma korzysta z Calamari.

Czy można złożyć wniosek elektronicznie?

Tak, wniosek o urlop okolicznościowy musi mieć formę pisemną, co nie wyklucza możliwości złożenia go drogą elektroniczną. Takie rozwiązanie znacznie przyśpiesza obieg dokumentu oraz czas jego rozpatrywania.

Podsumowanie

Urlop okolicznościowy to jeden lub dwa dni wolne, które przysługują pracownikom z powodu ślubu (własnego lub dziecka), narodzin dziecka oraz śmierci i pogrzebu bliskiej osoby. Urlop okolicznościowy nie jest pobierany z puli urlopu wypoczynkowego. W celu otrzymania urlopu okolicznościowego pracownik musi złożyć wniosek, którego pracodawca nie może odrzucić. Do wniosku nie trzeba dołączać dokumentów potwierdzających dane okoliczności – można przedstawić je pracodawcy do wglądu w późniejszym terminie.

‍

Przypisy:

• [1] - https://www.gov.pl/attachment/b0d28b34-64bc-4076-8737-b7a44bfb8491

‍

Źródła:

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19960600281
• Wniosek o urlop okolicznościowy dostępnym na stronie rządowej (link kieruje do pliku) https://www.gov.pl/attachment/b0d28b34-64bc-4076-8737-b7a44bfb8491
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00135#5
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex:32016R0679