Zaproszenie do pracy dla cudzoziemca - krok po kroku

Zatrudnienie pracownika z zagranicy zaczyna się od formalnego zaproszenia. To dokument otwierający drogę do legalizacji pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dowiedz się więcej o procedurze zaproszenia dla cudzoziemca – od złożenia wniosku po obowiązki obu stron umowy.

Co należy zrobić w celu zaproszenia cudzoziemca do pracy?

Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku u właściwego wojewody. Wniosek składa osoba uprawniona – obywatel polski zamieszkujący na terytorium Polski lub firma mająca tu siedzibę. Zanim sięgniesz po formularz, określ cel przyjazdu i okres planowanego pobytu cudzoziemca. Następnie skompletuj wymagane dokumenty, w tym potwierdzenie tytułu prawnego do lokalu i dowody na możliwość pokrycia kosztów związanych z pobytem cudzoziemca.

Zapraszający zobowiązuje się do pokrycia kosztów zakwaterowania, wyżywienia, a także podróży powrotnej do państwa pochodzenia lub zamieszkania. Procedura wpisu zaproszenia do ewidencji zaproszeń trwa zwykle do 30 dni, choć w przypadku potrzeby wyjaśnienia dodatkowych okoliczności termin może się wydłużyć. Po pozytywnej decyzji zaproszenie uzyskuje ważność na wskazany okres – maksymalnie rok.

Zaproszenie do pracy dla cudzoziemca - czym dokładnie jest?

Zaproszenie dla cudzoziemca to oficjalny dokument potwierdzający, że zapraszający dysponuje środkami na pokrycie kosztów pobytu osoby pochodzącej z innego kraju. Cudzoziemiec może je przedstawić podczas kontroli granicznej lub w trakcie ubiegania się o wizę w konsulacie państwa pochodzenia.

Warto jednak jasno podkreślić – zaproszenie wpisane do ewidencji zaproszeń nie jest dokumentem uprawniającym do podjęcia pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Do legalnego wykonywania pracy konieczne jest odrębne zezwolenie lub inny dokument dający prawo wykonywania pracy.

Zaproszenie zawiera dane zapraszającego i zapraszanego, okres pobytu, cel wizyty oraz miejsce zakwaterowania zapraszanego cudzoziemca. Umieszcza się w nim również zobowiązanie do pokrycia kosztów tranzytu do państwa trzeciego, które udzieli pozwolenia na wjazd. Po otrzymaniu zaproszenia cudzoziemiec musi jeszcze uzyskać odpowiednią wizę lub zezwolenie pobytowe.

Kto i w jakiej sytuacji wystawia zaproszenie dla cudzoziemca?

Krąg podmiotów uprawnionych do wystawienia zaproszenia określa ustawa o cudzoziemcach. I tak są to:

• obywatele polscy zamieszkujący na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• obywatel państwa UE lub należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego mający prawo pobytu lub prawo stałego pobytu na terytorium Polski;
• cudzoziemiec przebywający bezpośrednio przed wystawieniem zaproszenia legalnie i nieprzerwanie co najmniej pięć lat na terytorium Polski lub posiadający zezwolenie na pobyt stały bądź pobyt rezydenta długoterminowego UE;
• podmioty instytucjonalne – osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej z siedzibą w Polsce, np. spółka, fundacja czy stowarzyszenie wpisane do rejestru stowarzyszeń. W takiej sytuacji zdolność do zaciągania zobowiązań cywilnoprawnych wskazana we wniosku musi być poparta dowodami.

Jak powinno wyglądać zaproszenie do pracy dla cudzoziemca?

Zaproszenie cudzoziemca musi zawierać pełne dane zapraszającego:

• imię, nazwisko, adres, numer dokumentu tożsamości  – w przypadku osoby fizycznej;
• nazwę firmy, spółki, REGON i adres siedziby – jeżeli zapraszającym jest osoba prawna.

Dane zapraszanego obejmują imię, nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo i numer dokumentu podróży. Okres pobytu musi być określony konkretnymi datami.

Wymagane dokumenty

Zapraszający ubiegający się o wpisanie zaproszenia do ewidencji zaproszeń składa wypełniony formularz wniosku wraz z dokumentami potwierdzającymi możliwość pokrycia kosztów związanych z pobytem cudzoziemca. Jeśli jako miejsce zakwaterowania został wskazany lokal mieszkalny zapraszającego, niezbędny jest dokument potwierdzający tytuł prawny – akt własności lokalu, odpis z rejestru ksiąg wieczystych, umowa najmu, umowa najmu lokalu komunalnego lub przydział lokalu spółdzielczego.

Wśród dokumentów finansowych najczęściej wymagane jest zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie wraz z wysokością wynagrodzenia lub wyciągi bankowe. Środki muszą wystarczyć na każdy miesiąc planowanego pobytu cudzoziemca (na jego zakwaterowanie i wyżywienie). Obowiązek pokrycia kosztów podróży powrotnej do państwa pochodzenia można spełnić także przez przedstawienie biletu powrotnego.

Procedura wpisu zaproszenia do ewidencji zaproszeń

Wpisanie zaproszenia do ewidencji odbywa się na wniosek złożony do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę zapraszającego.

Wniosek zawiera:

• dane obu stron,
• informacje o warunkach zakwaterowania i zobowiązanie do pokrycia kosztów pobytu.

Zapraszający składa pisemne oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie zeznań potwierdzających okoliczności niezgodne z prawdą.

Wojewoda sprawdza możliwości majątkowe wnioskodawcy, warunki mieszkaniowe i historię wcześniejszych zaproszeń. Zaproszenie wpisane do ewidencji jest ważne maksymalnie rok. Stroną postępowania w sprawie wpisania zaproszenia do ewidencji zaproszeń jest wyłącznie zapraszający.

Obowiązki w przypadku zatrudnienia cudzoziemca w Polsce

Samo zaproszenie to dopiero początek. Gdy dojdzie do zatrudnienia cudzoziemca, po obu stronach umowy o pracę pojawiają się konkretne obowiązki prawne wynikające z ustawy o cudzoziemcach i Kodeksu pracy.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawca musi uzyskać właściwy dokument legalizujący pracę – zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dokumentem dającym prawo wykonywania pracy może być też Karta Polaka z odpowiednim statusem pobytowym. Pracodawca przechowuje kopię dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu i pilnuje, by warunki pracy odpowiadały tym określonym w zezwoleniu.

Obowiązkowe jest zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy. Ponadto pracodawca informuje urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Zaniedbanie tych obowiązków grozi karami finansowymi.

Obowiązki pracownika

Cudzoziemiec podejmujący pracę musi przebywać na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej legalnie – na podstawie wizy, zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE. Posiadający prawo pobytu cudzoziemiec dba o ważność dokumentu przez cały okres zatrudnienia.

Pracownik wykonuje pracę wyłącznie na warunkach określonych w zezwoleniu. Zmiana pracodawcy lub stanowiska co do zasady wymaga nowego dokumentu. Jeśli pobyt trwa dłużej niż trzy miesiące, cudzoziemiec powinien złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy. Przekroczenie terminu legalnego pobytu może skutkować zobowiązaniem cudzoziemca do powrotu do swojego kraju.

Zaproszenie do pracy dla cudzoziemca - podsumowanie

Zaproszenie dla cudzoziemca wpisane do ewidencji zaproszeń potwierdza zabezpieczenie finansowe, ale nie zastępuje zezwolenia, na mocy którego może być podpisana umowa o pracę. Na jego mocy zapraszający zobowiązuje się do pokrycia kosztów związanych z pobytem cudzoziemca. O wpisanie zaproszenia do ewidencji należy wnioskować do wojewody właściwego dla miejsca zamieszkania osoby fizycznej lub adresu siedziby firmy.

Zarządzaj zatrudnianiem cudzoziemców z Calamari

Calamari ułatwia zarządzanie dokumentacją pracowniczą – także tą dotyczącą cudzoziemców. W jednym miejscu przechowujesz kopie zezwoleń, śledzisz terminy ważności i otrzymujesz automatyczne przypomnienia dotyczące nieobecności pracowników.

Jeśli jesteś managerem HR lub właścicielem firmy, wiesz, jak łatwo przeoczyć ważny termin. Calamari wspiera obsługę spraw cudzoziemców, ewidencję czasu pracy i zarządzanie nieobecnościami – wszystko w intuicyjnym interfejsie, który daje realne oszczędności czasu.

Skontaktuj się z nami i za darmo przetestuj nasze narzędzia!

‍

Źródła:

• Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. z 2024 r. poz. 769, ze zm.) –
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00214#2
• https://migrant.poznan.uw.gov.pl/pl/procedury/wpis-zaproszenia-do-ewidencji-zaproszen
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00210
• https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zatrudnianie-obcokrajowcow-zaproszenie-dla-cudzoziemca-a-zezwolenie-na-prace
• https://kancelaria-migrant.pl/blog-i-porady/zaproszenie-do-pracy-dla-cudzoziemca.html.

‍